سياسة البريد الإلكتروني:

سياسات استخدام البريد الإلكتروني المخصص من الجامعة لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلبة

أولاً: الغرض من السياسات:

البريد الإلكتروني هو أحد الوسائل التي تقدمها جامعة أم القرى بهدف تسهيل تدفق الاتصالات، وتتولى عمادة تقنية المعلومات والتعليم الإلكتروني إصدار البريد الإلكتروني للمستفيدين، ولضمان الاستخدام الأمثل للبريد الإلكتروني تم وضع هذه السياسات.

ثانياً: تخصيص البريد الإلكتروني لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلبة:

يُخصص لكل من أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلبة، اسم مستخدم، وبريد إلكتروني يرتبطان به، ويُلغى تخصيصهما عند انتهاء علاقتهم بالجامعة لأي سبب، وذلك خلال شهرين من انتهاء علاقتهم بالجامعة.

ثالثاً: تخصيص البريد الإلكتروني للجهات:

1. يُخصص لجهات الجامعة وفقاً للهيكل التنظيمي المعتمد بريد إلكتروني يعمل بصورة مستمرة، ولا يتأثر بتغير المناصب أو المسمى.
2. يُخصص للجان والجمعيات وغيرها من الجهات المكلفة بالعمل لفترة محددة، بريد إلكتروني تكون فعاليته طوال فترة عملها وتسلم بيانات الدخول إليه إلى رئيس اللجنة أو الجمعية، ويتحمل مسؤولية ما يصدر منه، وعند انتهاء فترة عملها يتم تعليق العمل به، والاحتفاظ بالبيانات الموجودة فيه، لدى عمادة تقنية المعلومات والتعليم الإلكتروني.

رابعاً: استعمال البريد الإلكتروني:

1. يجب على من يُخصص له بريد إلكتروني، أن يستخدمه في المعاملات الرسمية للجامعة ويحظر استخدام أي بريد إلكتروني آخر في المعاملات الرسمية.
2. يحظر استخدام البريد الإلكتروني المخصص من الجامعة لإنشاء وتوزيع الرسائل التي لا تتعلق بالعمل.
3. يجب على من يُخصص له بريد إلكتروني عدم فتح أي رسالة واردة من مصدر غير معروف أو غير متوقع أو إعادة إرسالها، وعدم فتح أو تحميل ملف مُرفق يشك في مصدره، إلا بعد التنسيق مع الجهة المختصة بالجامعة.
4. لا يجوز استخدام البريد الإلكتروني المُخصص من الجامعة في التسجيل في أي أغراض شخصية مثل التسجيل في الحسابات الشخصية غير المرتبطة بمهام العمل الرسمي، ويتحمل المُستخدمون المسؤولية الكاملة عن جميع الأنشطة التي تتم من خلال البريد الإلكتروني المُخصص لهم من الجامعة.
5. يتحمل المُخصص له البريد الإلكتروني مسؤولية ما يصدر من البريد الإلكتروني المُخصص له، وعليه أن يبذل عناية الرجل الحريص في المحافظة على بيانات الدخول إليه.

خامساً: التعامل مع حالات الاختراق:

يجب على المُخصص له البريد الإلكتروني أن يُبلغ عمادة تقنية المعلومات والتعليم الإلكتروني عن أي حالة اختراق للحساب المُخصص له، أو فقدانه لكلمة المرور، أو تعذر الدخول له لأي سبب.