سياسة استبدال أجهزة الحواسيب المكتبية والمحمولة، والأجهزة الطرفية

السياسة:

1. يبلغ العمر الافتراضي لأي جهاز حاسب مكتبي أو محمول أو الطرفيات في الجامعة أربع سنوات كحد أدنى.
2.  يبلغ العمر الافتراضي لأجهزة الكمبيوتر اللوحي في جامعة أم القرى ثلاث سنوات كحد أدنى.
3.  يبلغ العمر الافتراضي لأجهزة الهواتف الذكية في جامعة أم القرى سنتين كحد أدنى.
4.  لا ينبغي استبدال أجهزة الحواسيب المكتبية والمتحركة، الأجهزة المحمولة والأجهزة الطرفية طالما لم ينته عمرها الافتراضي ما لم يتم إثبات الحاجة لاستبداله أو أن يكون الجهاز كثير الأعطال أو لا يمكن إصلاحه. وتعتبر "عمادة  تقنية المعلومات" مسؤولة على الإشراف على اقتناء أجهزة الحواسيب المكتبية والمحمولة، والأجهزة الطرفية بالكليات والأقسام المختلفة.
5. لا يجوز لأي عضو هيئة تدريس أو موظف بالجامعة اقتناء أكثر من جهاز حاسوبي واحد (حاسب مكتبي أو محمول).
6.  يتولى مكتب خدمة العملاء بعمادة  تقنية المعلومات صيانة الأجهزة في فترة الضمان على أن يتولى العمادة اتخاذ الإجراءات اللازمة مع الموردين.
7.  يتم تقييم وصيانة الأجهزة التي انتهت مدة الضمان الخاصة بها في حالة الحاجة لها وبعد الحصول على موافقة عمادة  تقنية المعلومات.
8. تقوم "عمادة تقنية المعلومات" بتقييم وإعداد التقارير والتخطيط لآلية استبدال الأجهزة على أساس سنوي في بداية العام الدراسي، وذلك بالتشاور مع الكليات.
9. تقدم طلبات الاستبدال التي تقع خارج دورة الاستبدال العادية إلى "عمادة  تقنية المعلومات".
10. تتوقف عملية تقييم طلبات الاستبدال على المعايير التالية:
    • انتهاء فترة الضمان.
    • وجود تقنية حديثة أو حاجة عملية للاستبدال.
    • وجود تقنيات أو متطلبات جديدة للعمل.
    • أعطال متكررة.
    • توفر الميزانية.
11. يجب شراء جميع الأجهزة وفق المواصفات القياسية المحددة من قبل "عمادة تقنية المعلومات" والخاصة بأجهزة الاستخدام للعمل (وليس للاستخدام الشخصي).
12. عند الضرورة، يجوز اتباع مواصفات قياسية غير تلك المحددة من قبل "عمادة  تقنية المعلومات"، بعد موافقة العمادة.
13. "عمادة  تقنية المعلومات" لن تكون مسؤولة عن أي عملية شراء لا تتوافق والمواصفات القياسية المحددة من قبلها، ما لم تكن المواصفات القياسية المستخدمة تم اعتمادها مسبقاً.
14. تقيم "عمادة تقنية المعلومات" وتستشير وكلاء البيع المتخصصين لاختيار أفضل ما يناسب الجامعة من حيث العلامات التجارية العالمية وجودة الطراز والسعر والكفاءة.
15. تشرف "عمادة  تقنية المعلومات" على عملية شراء واستلام وتوزيع أجهزة الحواسيب المكتبية والمحمولة والأجهزة الطرفية.
16. تكون كل أجهزة الحواسيب المكتبية والمحمولة مزودة بصورة لنظام التشغيل ذات تحميل مسبق موضوعة خصيصاً لتتماشى واحتياجات الكليات والإدارات المختلفة، وذلك بعد الموافقة عليها من قبل "عمادة  تقنية المعلومات".
17. ينبغي توثيق عملية استبدال واستلام الأجهزة.
18. يتم إرسال كافة أجهزة الحواسيب المكتبية والمحمولة والأجهزة الطرفية التي يتم استبدالها أو استهلاكها إلى مخازن الجامعة، وذلك بعد مسح ذاكرتها وكافة المعلومات التي تحتويها.
19. الأجهزة يتم إيقاف استخدامها بعد 5 سنوات من بدء استخدامها باعتبارها رجيع.
20. يتم استبدال الأجهزة بعد 5 سنوات من صرفها حسب الأقدمية.

السياسات التنفيذية والإجراءات:

1. تدرك جامعة أم القرى أن بعض الوظائف المهمة تتطلب أن يكون لدى الموظف صلاحية الحصول على البيانات المتنقلة. ومن هذا المنطلق:

1. يجوز للجامعة توفير أجهزة حواسيب لوحية لمن يهمهم الأمر، علاوة على توفير الخدمات اللازمة للعاملين الذين تقتضي واجباتهم الرسمية استخدام أجهزة تعزز من أدائهم سواء كانوا أعضاء هيئة تدريس أو موظفين.
2. لن توفر الجامعة أي دعم مادي يتعلق بتوفير الخدمات الخلوية أو استخدامات الأجهزة في المكالمات الصوتية.
3. عمادة تقنية المعلومات بالجامعة هي المسؤولة عن توريد الأجهزة اللوحية بعد الحصول على موافقة الإدارة أو الكلية.

2. معايير تخصيص الأجهزة اللوحية:

الرغبة في تحقيق الراحة الشخصية ليست معيارًا للحصول على حاسوب لوحي. يمكن تحديد معايير الحصول على حواسيب لوحية كما يلي:

1. إذا كانت المهام الوظيفية للموظف تتطلب قضاء وقت طويل بعيدًا عن المكتب أو منطقة العمل، وترى الجامعة أن طبيعة العمل تقتضي ضرورة تواصل الموظف مع قاعدة البيانات في الجامعة.
2. إذا كانت المهام الوظيفية للموظف تقتضي الوصول للبيانات خارج ساعات العمل المقررة أو العادية.
3. يجب أن تكون طلبات شراء حاسوب لوحي أو أي جهاز مماثل مصحوبة بتبرير منطقي يلخص الاستخدامات الأكاديمية أو العملية للجهاز، ويوضح مدى الاستفادة المؤسسية ذات الصلة.
4. الحواسيب اللوحية لا تحل محل المعدات الحاسوبية القياسية الأخرى المستخدمة من قبل أعضاء هيئة التدريس والموظفين، كما أن مخصصاتها ليست جزءًا من الميزانية المركزية المخصصة للصيانة التقنية للأجهزة إبان عمرها الافتراضي. وحيث إن الحواسيب اللوحية قد لا تحقق جميع المتطلبات الوظيفية، فإن الجامعة سوف تستمر في توفير حواسيب مكتبية أو محمولة للعاملين بها.
5. يتم تقييم كل طلب على حدة وفقاً لكل حالة من قبل الرئيس المباشر للموظف، وبعد ذلك ينبغي الحصول على موافقة مدير الجامعة أو من ينوب عنه، كلٌ حسب اختصاصه.

3. تسديد المصروفات:

1. لا يجوز الموافقة على تسديد ثمن المشتريات الشخصية.
2. لا يجوز الموافقة على تسديد تكاليف الرسوم الشهرية المتكررة.

 4. تقديم الدعم:

على غرار العديد من الأجهزة الأخرى، يمكن للمستخدمين التواصل مع عمادة تقنية المعلومات لتقديم الدعم اللازم.

5. إعادة التوزيع:

يتولى عمادة  تقنية المعلومات إعادة توزيع الأجهزة صالحة الاستعمال، والتي تكون في حالة جيدة على الأفراد والإدارات بالجامعة، وبعد انتهاء المهمات ذات الصلة، يتم إعادة الأجهزة اللوحية إلى عمادة  تقنية المعلومات بالجامعة، حيث يتم حذف كل البيانات وإعداد الملفات الأمنية بشكل جديد، وتسليم الأجهزة للمستخدمين الجدد. ويجب لصق علامات على الأجهزة اللوحية لتمييز الأجهزة المملوكة للجامعة وهويات المستخدمين.

6. الأجهزة المفقودة أو المسروقة:

يجب سرعة إبلاغ مكتب خدمة العملاء بعمادة تقنية المعلومات عند فقدان الأجهزة أو تعرضها للسرقة حتى يمكن اتخاذ الخطوات اللازمة للتخفيف من خطر فقدان البيانات الموجودة على الأجهزة.