نبـــــــــذة:

تتولى وكالة العمادة للتعاملات الإلكترونية مهمة تطوير وإدارة جميع الخدمات الإلكترونية بالجامعة، مثل عمليات القبول الآلي للطلاب المستجدين، إنشاء وتعديل جداول الطلاب، وإدارة حسابات وعناوين بريد جميع موظفي الجامعة وطلابها، وإدارة وتحديث موقع الجامعة، إضافة إلى جميع التعاملات الإلكترونية بين جهات الإدارية والأكاديمية للجامعة. كما تعمل الوكالة على تطوير الأنظمة الحالية بما يتوافق مع ضروريات وخصوصيات العمل ومتطلبات العصر. كما تسعى الوكالة أن تكون الجامعة رائدة في مجال التعاملات الإلكترونية، والوصول بخدماتها إلى أقصى درجات التطور والفاعلية والتكامل.

وتتكون الوكالة من مجموعة من الجهات تعمل بصفة متكاملة لتنفيذ الخطط التشغيلية للوكالة وتحقيق أهداف الخطة الاستراتيجية للعمادة نقدمها كالآتي:

• سكرتارية الوكالة.
• وحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار.
• إدارة التطبيقات.
• إدارة بوابة الجامعة الإلكترونية.
• إدارة تطوير واجهة المستخدم.
• إدارة تحليل الأنظمة.

أهداف الوكالة:

تسعى وكالة العمادة للتعاملات الإلكترونية إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، ومن أهمها الأهداف الآتية:

• إعادة تطوير كامل المنظومة المعلوماتية وأتمتة جميع الإجراءات الأكاديمية والإدارية باستخدام تقنية ADF.
• تطوير نظام إدارة الموارد ERP.
• إعادة تطوير بيئة الربط بين الأنظمة.
• تنقيح قواعد البيانات وبناء أنظمة دعم القرار.
• تطوير أنظمة مؤشرات الأداء والتقارير وذكاء الأعمال وشاشات المتابعة.
• تطوير الخدمات الذاتية والبوابات المساندة.

سكرتارية الوكالة:

يهتم المشرف على السكرتارية بتسيير وإدارة مهام سكرتارية الوكالة، ويعمل تحت الإشراف المباشر للوكيل إذ يقوم باستقبال المراجعين من أعضاء هيئة التدريس وموظفين وطلبة وممثلي الشركات وجهات خارجية حكومية وخاصة.

وعهد للمشرف على سكرتارية العديد من المهام الإدارية، وهي:

• استقبال المعاملات والخطابات الواردة على الوكيل والشرح عليها وفقا للتعليمات.
• إعداد الخطابات والتعاميم والقرارات الإدارية والإعلانات طبقاً لتعليمات وتوجيهات الوكيل.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمعاملات والمراسلات الخاصة بالمكتب لضمان حسن استخدامها حالياً ومستقبلياً.
• تنظيم اجتماعات الوكيل والتنسيق بين الأعضاء وتوجيه الدعوات ومتابعة إعداد محاضر الاجتماعات.
• تقديم الملاحظات والمقرحات والتصورات لتطوير العمل داخل الوكالة عامة وسكرتارية الوكالة خاصة.
• المشاركة في اللجآن المؤقتة والدائمة التي تكون داخل الوكالة وذلك حسب ما تقتضي ضرورة العمل.

وحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار:

عهد لوحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار بتجميع البيانات واستخراج المعلومات وإنشاء التقارير الإحصائية والبيانات التجميعية، إضافة إلى الرد على استفسارات الجهات الداخلية والخارجية للجامعة، وتتلخص مهامها في التالي:

• استخراج المعلومات من قواعد بيانات الجامعة.
• تجميع البيانات من مختلف جهات الجامعة غير الممكنة.
• تدقيق وفحص ومتابعة وتقييم البيانات.
• تصحيح البيانات مع الجهات ذات العلاقة بداخل الجامعة.
• إنشاء التقارير الإحصائية والبيانات التجميعية والتقارير السنوية للجامعة.
• تلبية احتياجات الجهات الداخلية من معلومات وإحصائيات.
• تزويد الجهات الخارجية بتقارير ومعلومات إحصائية مثل وزارة الخدمة المدنية ووزارة الصحة وغيرها من الجهات الخارجية الأخرى.
• رفع البيانات التفصيلية لوزارة التعليم التي تخص أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب.
• الرد على استفسارات وزارة التعليم، والتنسيق بين الوزارة والجامعة.
• توفير احتياج الجهات للمعلومات والإحصائيات والتقارير الإحصائية عن جهات الجامعة المختلفة.