نبــــــــــــذة:
تشارك وكالة العمادة لشطر الطالبات في وضع خطط وبرامج التدريب والمتابعة الإدارية لكافة أعمال الوكالة، كما تساهم في إعداد برامج تطوير الخدمات والتطبيقات الإلكترونية، من خلال اقتراح خدمات ومتطلبات تهدف إلى تحقيق مخرجات الخطة الاستراتيجية للعمادة والجامعة، ولتحقيق الأهداف المنشودة تضمن توفير الخدمات المطلوبة من طرف وكالات العمادات والمعاهد والكليات والإدارات والطالبات خاصة وكافة منسوبات الجامعة عامة. بالإضافة لذلك تُعنى هذه الوكالة بالمشاركة في برامج وخطط تطوير كافة الأنظمة والأجهزة وسياسات الأمان من خلال فرق العمل التابعة لإداراتها المختلفة. وتتكون هذه الوكالة من مجموعة من الجهات يمثلها الشكل رقم 6، وهي كالآتي:
سكرتارية الوكالة:
- إدارة الشؤون الإدارية والتدريب.
- إدارة الشؤون التقنية.
- إدارة التعاملات الإلكترونية.
أهداف الوكالة:
تسعى وكالة العمادة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف ومن أهمها الأهداف التالية:
- المشاركة في تنظيم العمل الإداري وتطوير القدرات البشرية للعمادة عامة لشطر الطالبات خاصة من خلال مفاهيم متكاملة ومتطورة وتدريب معتمد محلياً وعالمياً.
- المشاركة في توفير المحيط الملائم للعمل لكافة منسوبي الوكالة.
- المشاركة في وضع خطط وسياسات لرفع أداء وكفاءة العاملين في مجال البنية التحتية بما يتوافق مع المعايير الوطنية والعالمية.
- المشاركة في وضع خطط وسياسات لقياس الأداء قصد تطوير أساليب العمل بكافة جهات الوكالة.
سكرتارية الوكالة:
تقوم المشرفة على السكرتارية بتسيير وإدارة مهام سكرتارية الوكالة، وتعمل تحت الإشراف المباشر للوكيلة، إذ تقوم باستقبال المراجعين من أعضاء هيئة التدريس وموظفين وطالبات وممثلي الشركات وجهات خارجية حكومية وخاصة. وعهد للمشرفة على السكرتارية العديد من المهام الإدارية نلخصها كالاتي:
- استقبال المعاملات والخطابات الواردة على الوكيل والشرح عليها وفقاً للتعليمات.
- إعداد الخطابات والتعاميم والقرارات الإدارية والإعلانات طبقا لتعليمات وتوجيهات الوكيلة.
- تنظيم وأرشفة الملفات والمعاملات والمراسلات الخاصة بالمكتب لضمان حسن استخدامها حالياً ومستقبلياً.
- تنظيم اجتماعات الوكيلة والتنسيق بين الأعضاء وتوجيه الدعوات ومتابعة إعداد محاضر الاجتماعات.
- تقديم الملاحظات والمقرحات والتصورات لتطوير طرق العمل داخل الوكالة عامة وسكرتارية الوكالة خاصة.
- المشاركة في اللجان المؤقتة والدائمة التي تكون داخل الوكالة، وذلك حسب ما تقتضي ضرورة العمل.
