تشكيل ومهام اللجان على مستوى الكليات والبرامج
أولا تشكيل لجنة الجودة على مستوى الكلية
يوضح الشكل التالي الهيكل التنظيمي للجنة الجودة على مستوى الكلية.
وعليه تكون مهام لجنة الجودة على مستوى الكلية كالتالي:
- رسم السياسات العامة لضمان الجودة في الكلية والإشراف على تنفيذها.
- دعم ومساندة الجهود المبذولة لتطبيق الجودة في الكلية والتعاون مع الجهات الخارجية ذات العلاقة.
- اقتراح برامج لتحفيز ومكافأة الفرق والأفراد المتميزين في تطبيق الجودة بالكلية.
- إقرار التقرير السنوي لإدارة الجودة بالكلية.
- ترسيخ مفهوم الجودة ونشر ثقافتها على مستوى الكلية.
- متابعة نتائج تقويم الأداء في الكلية.
- متابعة عمليات تنفيذ برنامج التقويم والاعتماد الأكاديمي ببرامج الكلية
- تحديد الاحتياجات التدريبية المتخصصة لأعضاء هيئة التدريس في الأقسام الأكاديمية بالكلية والتنسيق مع عمادة التطوير والجودة في تنفيذها.
- حث وتشجيع أعضاء هيئة التدريس على المشاركة في حضور الدورات والبرامج التدريبية وورش العمل التي تقدمها لهم عمادة التطوير والجودة وكذلك الجهات الأخرى داخل الجامعة وخارجها.
- ما يحال إليها من مواضيع ذات اختصاص بالتطوير والجودة.
مقترح تشكيل اللجان المتعلقة بأعمال الجودة على مستوى البرنامج:
منهجية تشكيل لجان الجودة بالبرامج المختلفة قائمة إما لاستيفاء معايير المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي أو على أساس العمليات وأنشطة الجودة المختلفة. وعمادة التطوير والجودة بجامعة أم القرى تقترح منهجية تحقق الإختيارين وهي تشكيل لجان الجودة على أساس مجموعة من الأنشطة والعمليات التي تحقق معايير المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي، وهذا المقترح مرن بحيث يترك للبرامج المختلفة الحرية في إضافة أو تعديل مسمى أي لجنة حسب خصوصية البرنامج واحتياجاته المختلفة. القائمة الآتية توضح التشكيل المقترح للجان الجودة بالبرامج برئاسة رئيس القسم:
- لجنة إدارة البرنامج.
- لجنة المناهج والخطط الدراسية.
- لجنة شؤون وإرشاد الطلبة.
- لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس.
- لجنة التجهيزات التعليمية.
- لجنة البحث العلمي وخدمة المجتمع.
- اللجنة الاستشارية
- للجنة التنسيقية (للبرامج التي لها فروع)
شكل لخريطة التنظيمية للجنة الجودة بالبرامج
مهام لجنة إدارة البرنامج:
- مراجعة رسالة البرنامج وأهدافه بصورة دورية.
- متابعة مدى تحقق أهداف البرنامج من خلال مؤشرات أداء محددة.
- إجراء تقويم دوري شامل (دراسة ذاتية) كل ثلاث/خمس سنوات.
- إعداد الجداول الدراسية.
- تنظيم مواعيد الاختبارات الدورية والنهائية والتنسيق بينها ووضع جداول الاختبارات للطلاب وتوزيع أعمال المراقبة وتنظيم سير الاختبارات.
- تسجيل المشاكل اثناء الاختبارات مع وضع الحلول المناسبة لها والتواصل مع لجان تصحيح الاختبارات.
- تلقي التقارير الدورية والفصلية والسنوية من اللجان النوعية لأعداد التقرير الفصلي والسنوي للبرنامج.
- تكوين لجنة المقيمين الداخليين.
- وضع معايير للاختبارات الطلابية.
- تسلم تقارير المقيمين الخارجيين.
- متابعة عقد اجتماعات لجنة البرنامج الاستشارية وإعداد خطط تنفيذ توصيات التطوير.
مهام لجنة المناهج والخطط الدراسية:
- مراجعة المناهج وحث أعضاء هيئة التدريس على تطويرها ووضع خطة زمنية للتطوير المستمر بما يتناسب مع الاحتياجات الفعلية للخريجين وذلك لإعدادهم لسوق العمل.
- مطابقة المناهج مع مصادر التعلم المتاحة للطالب.
- مراجعة وتقييم مخرجات التعلم للمقررات وربطها بمخرجات التعلم للبرنامج.
- استحداث طرق للتدريس.
- عقد لقاءات دورية مع منسقي المقررات الدراسية لاستعراض التطوير المقترح ومناقشته.
- تنسيق محتويات المناهج بما يضمن عدم التكرارية ويضمن الإعداد الأكاديمي والعملي المتناسق والمتدرج للطلاب.
- مراجعة توصيف وتقرير المقررات شكلياً وإجرائياً بما يتوافق مع متطلبات الاعتماد الأكاديمي.
- مراجعة تقييمات الطلاب شكلياً وإجرائياً بما يتوافق مع متطلبات الاعتماد الأكاديمي.
- إعداد تقرير فصلي عن إنجازات التطوير المقترحة للمناهج وإرسالها الى لجنة ضمان وتوكيد الجودة لتوثيقه تمهيدا لعرضه على مجلس القسم ولجنة تطوير المناهج بالكلية.
- متابعة تنفيذ القرارات الجديدة بعد إقرارها وإعداد تقرير عن مدى نجاح التطوير المقترح في توفير الاحتياجات الفعلية للطلاب بما يضمن الإعداد المناسب لسوق العمل.
- إعداد تقرير عن الصعوبات التي قد تواجه تطبيق هذه المقررات المقترحة ورفعه إلى مجلس القسم لاتخاذ الخطوات المناسبة.
- متابعة إعداد وتحديث نماذج توصيف المقررات مع بداية كل فصل دراسي وتجميعها في الملف المعد لذلك.
- متابعة إعداد نماذج تقرير المقررات وتقديمها وتجميعها في موعد أقصاه نهاية الأسبوع الثاني من كل فصل دراسي وذلك عن المقررات التي تم تدريسها في الفصل الدراسي السابق.
- إعداد تقرير فصلي عن المقررات الدراسية من حيث توافر وتحديث توصيف المقررات والتزامها بنماذج الهيئة الوطنية للاعتماد الأكاديمي وتقديمها الى لجنة ضمان وتوكيد الجودة بالقسم.
مهام لجنة شؤون وإرشاد الطلبة:
- إعداد وتوزيع كتيب الارشاد الأكاديمي للطلاب والطالبات مع بداية الفصل الدراسي مع نشر نسخة إلكترونية منه على موقع الكلية.
- انشاء ملف لكل طالب وطالبة يحتوي على معلومات وبيانات عن هواياته وقدراته التحصيلية ومشاكله العلمية والاجتماعية ومساره التدريسي وغيرها.
- التأكد من التزام أعضاء هيئة التدريس بتقديم مجمل خلاصة المقرر ومحتوياته واهدافه وطرق التقييم ومواعيدها وتوزيع الدرجات في أول محاضرة لكل مقرر.
- التأكد من معرفة الطلاب والطالبات للساعات المكتبية لأعضاء هيئة التدريس.
- حث أعضاء هيئة التدريس على التواصل مع الطلاب والطالبات بوسائل التواصل المعتمدة.
- متابعة نتائج الطلاب والطالبات في الاختبارات الدورية ومساعدة وتوجيه من يحتاج الى مساعدة، والاكتشاف المبكر للطلاب والطالبات المتعثرين والمشاكل الطارئة.
- تهيئة الطلاب والطالبات لزيارة الاعتماد الأكاديمي وتشجيعهم للمشاركة بفاعلية بلجان القسم المختلفة وتوعيتهم بأدوارهم وأهميتها لحصول البرنامج على الاعتماد الأكاديمي.
- إبراز العلاقات المتبادلة بين الطلاب والطالبات وأعضاء هيئة التدريس.
- المتابعة الأكاديمية لطلاب السنوات المختلفة وتقديم النصح والإرشاد لهم وتوجيهم حسب حالتهم الاكاديمية.
- إعداد تقارير دوريه بالمشاكل الأكاديمية التي قد تواجه بعض الطلاب والطالبات في السنوات المختلفة.
- إعداد تقارير بالحلول المقترحة لحل المشاكل المعروضة ومتابعتها لضمان التنفيذ.
- الرجوع للطلاب بنتائج عرض مشاكلهم والحلول المقترحة.
- إعداد تقرير شهري عن الحالة الأكاديمية للطلاب/الطالبات والمشاكل المحتملة واقتراحات الحل.
- تقديم التقارير الشهرية إلى رئيس القسم لعرض ما يلزم على مجلس القسم لاتخاذ القرارات المناسبة.
- يشكل رئيس اللجنة لجاناً فرعية للقيام بمهام اللجنة ومتابعة تنفيذها.
مهام لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس:
- إعداد السياسات والإجراءات المناسبة لاختيار أعضاء هيئة التدريس.
- تقييم أداء أعضاء هيئة التدريس بانتظام وفق معايير معلنة وتقديم التغذية الراجعة لهم.
- توفير برامج للتطوير الأكاديمي والمهني وتشجيع أعضاء هيثة التدريس على الاشتراك فيها.
- استطلاع رأي أعضاء هيثة التدريس لتقييم كفاية وجودة الخدمات المقدمة لهم وقياس مدى رضاهم عنها.
مهام لجنة التجهيزات التعليمية:
- الإشراف على جاهزية المعامل للتدريس وتطبيق الأبحاث العلمية للطلاب والطالبات.
- تعريف كل معمل بلافتة باسم المعمل وأسماء وصور شخصية للسادة المشرفين عليه.
- تعليق لوحات ارشادية عن الامن والسلامة الخاصة بكل معمل.
- عمل ملف لأنشطة الطلاب والطالبات بالمعامل توضح أنشطة كل طالب وطرق تقييمه الدورية.
- إنشاء ملف بمحتويات المعمل من أجهزة ومعدات.
- التواصل مع التخصصات المختلفة للبرنامج لإعداد قوائم باحتياجات العملية التعليمية للطلاب والطالبات للعام الدراسي الحالي والمقبل.
- إعداد قوائم بتجهيزات المعامل الطلابية الحالية والمتطلبات المستقبلية.
- إعداد قوائم بمتطلبات البحث العلمي بالبرنامج من حيث الاجهزة المعملية أو الكيماويات والمستلزمات الاخرى.
- متابعة طلبيات البرنامج مع ادارة الكلية من الاجهزة العلمية والتجهيزات المعملية.
- إعداد قاعدة بيانات بالكتب الدراسية المتوفرة بالبرنامج.
- العمل على التحديث المستمر للكتب والمراجع العلمية بالبرنامج عن طريق استطلاع احتياجات التخصصات العلمية المختلفة بالبرنامج.
- العمل على انشاء قاعدة بيانات إلكترونية تشتمل على المحاضرات الموحدة لجميع مقررات بالبرنامج وتكون متاحة بالمكتبة العلمية بالبرنامج.
- حصر للكتب والمجلدات الخاصة بالبرنامج بالمكتبة التابعة للكلية ومكتبة الملك عبد الله المركزية.
- تنظيم زيارات مختلفة لأعضاء هيئة التدريس وممثلي الطلاب والطالبات للمكتبات.
- التأكد من توافر المصادر العلمية الطلابية وتحديثها وزيادة مصادرها.
مهام لجنة البحث العلمي وخدمة المجتمع:
- مراجعة اللائحة التنظيمية للأبحاث الطلابية.
- تحديد أولويات البحث والنقاط المركزية للبحث العلمي بالبرنامج.
- متابعة الإعلان عن تقديم مقترحات الأبحاث للطلاب والطالبات من قبل أعضاء هيئة التدريس مع نهاية الفصل الدراسي الثاني من كل عام دراسي.
- إعداد قوائم الطلاب والطالبات وتقسيمهم حسب اللائحة التنظيمية المتفق عليها.
- تنسيق محاضرات مقرر البحث العلمي والإشراف على تقديمه للطلاب والطالبات بصورة مرضية.
- تنظيم وتوزيع الأبحاث الطلابية بمشروع التخرج للطلاب والطالبات ومتابعة تنفيذ أبحاث الطلاب ومحاولة تذليل الصعوبات التي تواجه تنفيذ بعضها.
- تنسيق التواصل مع القطاعات ذا الصلة لوضع آلية تنظم الأبحاث المشتركة بين الجامعة والوزارة.
- تنسيق أعمال تقييم الابحاث واختبار الطلاب والطالبات واعداد نتائج الاختبارات.
- متابعة النشر العلمي لأبحاث أعضاء هيئة التدريس وإعداد قائمة بالأبحاث المنشورة محلياً وعالمياً.
- متابعة المشاريع البحثية الممولة من المعاهد والمراكز البحثية.
- تنظيم وعقد مؤتمرات علميه للبرنامج.
- وضع خطة لأنشطة وفاعليات خدمة المجتمع التي يعتزم البرنامج القيام بها.
- تجهيز ملف كامل بأنشطة خدمة المجتمع للقسم في الأعوام الدراسية السابقة.
- حصر نسبة مشاركة اعضاء هيئة التدريس والطلاب والطالبات بأنشطة خدمة المجتمع.
- التوصل لمشاركات مجتمعية على جميع المستويات.
- قياس مدي رضا المجتمع عن الخدمات المقدمة من البرنامج.
مهام اللجنة الاستشارية على مستوى الكليات والبرامج:
تشكل اللجنة الاستشارية من ذوي العلاقة Stakeholders وفقا لمتطلبات كل مستوى تنظيمي.
أولا: تشكل اللجان الاستشارية لبرامج الجامعة الأكاديمية.
ثانيا: مهام اللجنة الاستشارية للبرنامج:
- اقتراح الأفكار الجديدة ومناقشتها وتقديمها للعرض على مجلس الكلية أو القسم الأكاديمي لبحث سبل وإمكانية التنفيذ.
- بحث الصعوبات والمشاكل التي ربما تواجه سير العمل في الكلية أو القسم الأكاديمي بشكل عام وطرحها للنقاش ومساعدة الكلية أو القسم في حلها.
- بحث الموضوعات والمشاريع التي توكلها الكلية أو القسم أو البرنامج إلى اللجنة الاستشارية والسعي إلى وضع خطة وآلية لتنفيذها.
- المساعدة في عمليات تقويم البرنامج وتطويره وتحسين أداؤه من واقع رأي ذوي العلاقة من الخريجين من القطاع الحكومي والخاص،
- تمثيل المجتمع المحلي في إبداء الرأي في سياسة القبول للطلبة الجدد بالكلية والبرنامج الأكاديمي بما يتماشى مع التوزيع الجغرافي للمملكة والاحتياجات الفعلية للمجتمع.
- العمل كحلقة اتصال مباشر بين الكلية أو البرنامج وقيادات الدولة وأصحاب القرار من خلال العلاقات المباشرة حيثما توفرت لنقل صورة واقعية عن إمكانات الكلية أو البرنامج الأكاديمي العلمية والبشرية وعن الاحتياجات الفعلية للتطوير والتنمية.
- الاطلاع على البرامج التعليمية والتدريبية المستحدثة في الكلية أو البرنامج الأكاديمي والمساعدة فيها التعريف المجتمع بتلك البرامج ومدى انعكاسها على الخدمات المجتمعية لتعزيز الثقة بين المستفيدين من الخريجين والقائمين على تنفيذ برامجها التعليمية
- المساهمة الإيجابية في تذليل العقبات لتنفيذ خطة الكلية أو البرنامج الأكاديمي للتدريب الميداني للطلاب لتحقيق أهدافه في المراحل المختلفة.
- المساعدة في تقويم نتائج الاتفاقيات المبرمة بين الكلية أو البرامج الأكاديمية من ناحية والمؤسسات المجتمعية المختلفة من ناحية أخرى وتذليل العقبات النظامية والإدارية ما أمكن من خلال العلاقات المباشرة وغير المباشرة لتحقيق الأهداف التعليمية والبحثية ومجال خدمة المجتمع.
ثالثا: تشكيل اللجنة الاستشارية للبرنامج:
تتكون اللجنة من ٨ – ١٢ عضو بحيث يكون توزيعهم كالتالي:
- يرأس اللجنة رئيس القسم الأكاديمي أو عميد الكلية حسب طبيعة البرنامج.
- عدد ٢ – ٣ أعضاء من أعضاء هيئة التدريس ذوي الخبرة من الكلية أو القسم الأكاديمي.
- عدد ٢ – ٣ من خريجي البرنامج، ويفضل أن يكون أحدهم أو بعضهم يشغل مناصب قيادية في مجال التخصص.
- عدد ١ – ٢ أكاديميين من برامج مناظرة من الجامعات السعودية
- عدد ٢ – ٣ من أرباب العمل والممارسين المهنيين في مجال البرنامج، ويفضل أن يكون أحد أرباب العمل تابع لأحد الجهات التي لها شراكات مع الجامعة وأن يكون آخر ممن يساهمون في برامج الإشراف المهني لأحد البرامج في الجامعة.
- يفضل تحديد مرشح احتياطي إضافي لكل من فئات المرشحين الخارجيين (خريجين وأكاديميين وأرباب عمل)
رابعا: آلية تشكيل اللجان الاستشارية:
- في حال كان البرنامج تابع لقسم أكاديمي واحد، يتم عرض مقترح التشكيل على مجلس القسم ويتم اعتماده كتشكيل مقترح من المجلس، ومن ثم يرفع محضر مجلس القسم للمصادقة من عميد الكلية.
- في حال كان البرنامج يقدم من كلية وليس قسم، فيتم عرض مقترح التشكيل في مجلس القسم الذي تم تسكين البرنامج عليه في نظام القبول والتسجيل. ويمكن كذلك عرض المقترح في أحد اجتماعات لجنة الجودة في الكلية ويصادق عميد الكلية على محضر الاجتماع.
- في حال كان البرنامج يقدم في فرع أو فروع مناظرة، فإن تشكيل اللجنة الاستشارية يكون موحدا للبرنامج بفروعه مع ضرورة وجود ممثل من كل فرع من الفروع في اللجنة وموافقة رؤساء الأقسام بالفروع على التشكيل.
- بعد ورود المصادقة، يرفع التشكيل المقترح لعمادة التطوير والجودة مع تحديد أسماء الأعضاء من خارج الجامعة والذين يحتاجون إلى المسح الأمني وإرفاق السيرة الذاتية لهم ونماذج المسح الأمني معبأة ومكتملة.
- تقوم عمادة التطوير والجودة باستكمال إجراءات المسح الأمني وإبلاغ البرنامج بنتيجته.
- تباشر اللجنة الاستشارية المقترحة أعمالها من حين ورود المصادقة وحتى ورود الموافقات الأمنية.
- عند عدم وجود ملاحظات أمنية على أي من الأعضاء يتم تشكيل اللجنة الاستشارية بقرار من رئيس القسم مبني على قرار مجلس القسم في البرامج التابعة لقسم أكاديمي واحد.
- إن كان البرنامج يقدم من كلية وليس قسم، فيتم تشكيل اللجنة الاستشارية بقرار من عميد الكلية مبني على محضر اجتماع لجنة الجودة بالكلية.
- عند ورود ملاحظات أمنية على أحد الأعضاء يقترح البرنامج عضو بديل أو تشكل اللجنة الاستشارية رسميا من دونه إن أمكن.
خامسا: آليات عمل اللجنة الاستشارية:
- تكون عضوية اللجنة الاستشارية لمدة (عام دراسي) قابل للتجديد.
- تجتمع اللجنة الاستشارية بدعوة من رئيسها مرتين على الأقل سنويا.
- يمكن عقد جلسات اللجنة الاستشارية داخل الكلية أو خارجها حضوريا أو عن بعد، كما يمكن لها دعوة من ترى من خارج اللجنة لحضور جلساتها.
- تدون محاضر الجلسات لتسجيل ما دار من نقاشات وما تم التوصل اليه من توصيات.
- ترفع توصيات اللجنة الاستشارية إلى مجلس الكلية/المعهد أو القسم الأكاديمي لاتخاذ اللازم بشأنها.
مهام اللجنة التنسيقية:
يتم تشكيل اللجنة التنسيقية للبرامج التي لها فروع بالجامعة على النحو التالي:
- رؤساء الأقسام العلمية بمكة والفروع التي يتبع لها البرنامج الأكاديمي.
- رؤساء لجان المناهج بالأقسام العلمية بمكة والفروع التي يتبع لها البرنامج الأكاديمي.
وتكون مهام اللجنة التنسيقية في الأمور التالية:
- إعداد التقرير السنوي الموحد للبرنامج وفروعه مع ابراز أهم الفروقات بين المقار المختلفة للبرنامج.
- دراسة متطلبات التطوير والتغييرات المطلوبة الواردة في التقارير السنوية للبرنامج وإصدار التوصيات اللازمة حيالها.
- دراسة نقاط القوة والضعف وأولويات التحسين وإصدار التوصيات المناسبة حيالها.
- تنسيق التعاون في سد احتياجات البرامج بكل مقر باستثمار نقاط القوة في المقرات الأخرى.
- أخذ المصادقة على المحاضر من مجالس الأقسام والكليات المعنية.
