شكل (3) منهجية استخدام النظام الداخلي للجودة بجامعة أم القرى

يوضح شكل (٣) منهجية استخدام النظام الداخلي للجودة بجامعة أم القرى، وهي توضح تكاملية مكونات النظام وقابليته للتطبيق لتحقيق التحسين المستمر لأداء الجهات المختلفة بالجامعة، مما يرفع مستوى الجودة وفقاً لمعايير وممارسات المركز الوطني للتقويم

والاعتماد الأكاديمي كما يأتي:

1. تتعرف الجهة على ممارسات الجودة المتعلقة بها من خلال أداة توزيع ممارسات النظام حسب جهة المسؤولية.
2. تعديل الهيكل التنظيمي للجهة ليتضمن الوحدات التنظيمية المتعلقة بالجودة وفقاً للمستوى التنظيمي لها، وذلك من خلال الاستفادة من الجزء الخاص بالهيكل التنظيمي لنظام ضمان الجودة الداخلي في الدليل. وقد يتطلب ذلك الرفع إلى الجهات ذات الصلاحية لاعتماد التعديلات المطلوبة في الهيكل التنظيمي.
3. توزيع ممارسات الجودة للجهة على وحداتها التنظيمية وفقاً لمهامها الواردة في الهيكل التنظيمي الرسمي المعتمد لها. ويجب أن تتوافق الممارسات المتعلقة بكل وحدة تنظيمية فرعية مع مهامها الواردة في الهيكل بحيث يتم نسج الممارسات في مهام الوحدة التنظيمية بشكل فعال.
4. تعديل خطة الجهة الاستراتيجية وخططها التشغيلية لتدمج ممارسات الجودة المتعلقة بها في خطتها، حيث إنه وفقاً لمبدأ مرونة التخطيط فإن الخطط التشغيلية يمكنها استيعاب الممارسات كإجراءات وأنشطة تنفيذية ضمن هذه الخطط.
5. الحصول على التدريب والدعم الفني المطلوب لاستيفاء ممارسات الجودة للجهة.  ويمكن للجهة الاستفادة من جهود عمادة التطوير والجودة في مجالات التدريب والدعم الفني. كما يمكنها الاستعانة بقدراتها الذاتية أو التعاون مع جهات أخرى بداخل جامعة أم القرى أو من خارجها.
6. إعداد التقويم الذاتي لقياس استيفاء ممارسات الجودة للجهة باستخدام نماذج وأدوات القياس، وتطبيق مؤشرات الأداء والمقارنات المرجعية التي تتوافر في النظام الداخلي للجودة، والتي تتوافر أيضاً بشكل تفصيلي في دليل وكالة القياس والتقويم بعمادة التطوير والجودة.  وتعتمد تلك الخطوة على سابقتها حيث لابد من تدريب فريق التقويم الذاتي، والحصول على الدعم الفني في هذا المجال.
7. إجراء المراجعة الداخلية لمستوى استيفاء ممارسات الجودة للجهة بواسطة عمادة التطوير والجودة وفقاً لطلب الجهة، كنوع من المراجعة أو التدقيق الداخلي، وتتحصل الجهة على تقرير للمراجعة الداخلية وفقاً لمعايير المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي.   
8. تنفيذ خطة التحسين في ضوء تقارير الدراسة الذاتية والمراجعة الداخلية، مع توفير الدعم الفني الذي تحتاجه الجهات من خلال عمادة التطوير والجودة، أو أي جهة من داخل الجامعة أو خارجها.
9. ترفع عمادة التطوير والجودة تقرير متابعة إلى سعادة رئيس الجامعة من خلال سعادة وكيل الجامعة للتطوير وخدمة المجتمع، يحدد مستوى استيفاء الجهة لمتطلبات الاعتماد. ويجب أن يتضمن التقرير توصية بمستوى الاستعداد للجهة للمشاركة في الاعتماد، سواءً للمركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي، أو أي من جهات الاعتماد الدولي المعترف بها.
10. يصدر سعادة رئيس الجامعة أو مجلس الجامعة القرار الذي يراه مناسباً بخصوص التقدم للاعتماد المؤسسي أو البرامجي وفقاً للأولويات التي يحددها المجلس، وذلك بمشاركة وكيل الجامعة للتطوير وخدمة المجتمع، وعميد التطوير والجودة.

3شكل   : منهجية استخدام النظام الداخلي للجودة بجامعة أم القرى