الخطوات التفصيلية التسلسلية للعمليات المستودعية:

أولاً : عملية  تموين المستودعات بالأصناف:

1. تبدأ عملية التموين وفق ما يرد من أصحاب الصلاحية حول تحديد المخصصات المالية المرصودة لذلك.
2. إعداد بيانات تفصلية عن الأصناف المطلوب تموين المستودعات بها ومواصفاتها وكمياتها وأقيامها التقديرية في حدود المبالغ المخصصة لذلك، ورفعها للسادة أصحاب الصلاحية لأخذ موافقتهم على التأمين وإحالتها إلى إدارة المشتريات والمناقصات لإستكمال إجراءات التأمين.
3. تحليل العروض الواردة من إدارة المشتريات والمناقصات وإختيار العروض المناسبة منها بموجب العينات والكتلوجات المقدمة من الجهات الموردة وإعداد المحاضر اللازمة لذلك، وإعادة كامل المعاملة لإدارة المشتريات والمناقصات للوصول إلى تأمين الأعيان المطلوبة.

ثانيا ً: عملية استلام الأعيان الواردة:

1. عند وصول الأصناف الموردة لتموين المستودعات، بتم إستلامها إستلاماً ابتدائياً، ويعد بذلك إشعار إستلام مؤقت نموذج رقم ( 1 ).
2. عرض الأعيان الموردة على لجنة الفحص لمطابقتها مع الوثائق المؤيدة لعملية التوريد، ومن ثم إعداد المحاضر بقبول الأصناف المطابقة للمواصفات بعد إستبدال الأعيان غير المطابقة أو التالفة إن وجدت.
3. إجراء الإستلام النهائي للأصناف بإعداد مذكرة إستلام نموذج رقم ( 2 ) بموجب وثائق التوريد من فواتير ومطالبات صرف الإستحقاق المالي وصور خطابات التعميد.
4. تسليم الأصناف الواردة مع صورة من مذكرة الإستلام نموذج رقم ( 2 ) لأمناء المستودعات المختصة للقيام بتخزينها في مواقعها المخصصة.
5. أحالة كامل المعاملة مع أصول مذكرة الاستلام نموذج رقم (2) إلى إدارة المشتريات والمناقصات لإنهاء إجراءات صرف مستحقات الجهات الموردة، مع توزيع صور مذكرة الاستلام نموذج رقم (2) حسب الأنظمة والتعليمات.
6. تقوم إدارة المستودعات بصرف أبواك محاضر الاستلام نموذج رقم (3) للجهات المختلفة بالجامعة ، لتقوم تلك الجهات بإعداد تلك المحاضر لإستلام الأعيان المخصصة للإستخدام المباشر، وعندإستلام تلك الجهات لأعيان مستديمة يقوم فريق الفحص والمعاينة بإدارة المستودعات بفحصها ومطابقتها وإستلام صور محضر الإستلام الخاصة بالمستودعات. وإعداد محضر بذلك، ومن ثم تحال كامل المعاملة مع محاضر الاستلام ومحاضر الفحص إلى إدارة المشتريات والمناقصات إذا كان التوريد بموجب خطاب تعميد أو إلى الادارة المالية إذا كان التوريد بموجب قرار صرف عهدة مالية.

ثالثا ً : عملية صرف الأعيان للجهات الطالبة:

1. تقــوم إدارة المستودعات بإستقبال طلبات الجهات الطالبـــة للأثاث والأجهزة المكتبية المــؤيدة بموافــقات الســادة أصحاب الصلاحية بالجامعة على الصرف.
2. تقوم إدارة المستودعات  بعد الخطوة السابقة بإفادة الجهات الطالبة عن المتوفر من الأصناف المطلوبة من الأثاث والأجهزة المكتبية وتحديد الكميات الممكن صرفها بما يتوائم مع حاجة الجهة الطالبة وحاجة الجهات المختلفة بالجامعة وما يتوافق أيضاً مع الارصدة المتوفرة.
3. تقوم إدارة المستودعات بصرف الأعيان من الأثاث والأجهزة المكتبية بموجب طلب صرف مــواد نموذج رقم (7) تقوم بإعداده الجهة المستفيدة مستوفياً جميع البيانات والتوقيعات برفقة مندوبهم في مدة لاتتجاوز (15) يوماً من تاريخ الإفادة مع إحضار وسيلة النقل.
4. تقوم إدارة المستودعات باستقبال طلبات الجهات المختلفة بالجامعة من الأدوات الكتابية والقرطاسية بموجب طلب صرف مواد نموذج رقم (7) مستوفي جميع البيانات والتوقيعـــات فقط، ويتم الصــرف مباشرة عند ورود الطلب برفقــة مندوب الجهة فقـط وبعد تأمــين وسيلـــة النـــقل وفي حــدود الكميات الممكن صرفها في ضوء الضوابط المشار إليها في الفقرة رقم (2) .
5. تقوم إدارة المستودعات  بإستقبال طلب صرف المواد نموذج رقم ( 7 ) الوارد من جهة الاختصاص في صيانة المرافق والسيارات مستوفي جميع البيانات والتوقيعات ، ويتم الصرف مباشرة عند ورود الطلب برفقة مندوب الجهة فقط وبعد تأمين وسيلة النقل.
6. تقوم إدارة المستودعات بتوزيع صور طلب صرف المواد نموذج رقم ( 7 ) على الجهات المختصة حسب ماورد بالأنظمة والتعليمات.

رابعا ً : عملية إرجاع الأعيان إلى المستودعات:

1. تقوم إدارة المستودعات بإستقبال طلبات إستلام الرجيع من الجهات المختلفة المشتملة على بيانات تفصلية عن أصناف ذلك الرجيع وكمياته وأسباب إرجاعه.
2. تقوم إدارة المستودعات بإفادة الجهات المرجعة عن إمكانية إستلام الأعيان المراد إرجاعهامن عدمه حسب توفر المساحات التخزينية المناسبة.
3. تقوم إدارة المستودعات بإستلام الرجيع حسب الفقرة ( 2 )، وتعد بذلك مستند إرجاع نموذج رقم (9)، وبالتالي يتم توزيع صوره على جهات الأختصاص حسب الأنظمة .
4. تقوم إدارة المستودعات بعرض مستند الإرجاع نموذج رقم (9) على لجنة الفحص المختصة للبت في أمر الأصناف المرجعة حسب التوصيات من حيث إضافتها إلى مخزون المستودع إذا كانت تلك الأصناف جديدة أو صالحة للإستخدام أو إصلاحها أو التخلص منها بالبيع أو الإتلاف، ثم الحصول على مصادقة صاحب الصلاحية على تنفيذ توصيات اللجنة، وتكون آليات تنفيذ التوصيات المشار إليها أعلاه على النحو التالي:
   1.  عملية إصلاح الأعيان المرجعة:
      أ- بعد ورود مصادقة صاحب الصلاحية على توصيات لجنة فحص الرجيع بإصلاح بعض الأعيان التي تكون الفائدة من إعادة استعمالها تربو على تكاليف الإصلاح, تقوم إدارة المستودعات بصرف تلك الأعيان بموجب مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم ( 10 ) يوزع أصله وصوره حسب المادة ( 19 ) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
      ب-بعد ورود إشعار بإتمام الإصلاح, تقوم إدارة المستودعات بفحص الأعيان وإعداد محضر استلام نموذج رقم ( 3 ) لإدخالها إلى المستودع المختص, وتوزيع أصله وصوره حسب ما جاء في المادة ( 19 ) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
   2. عملية بيع الأعيان المرجعة:
      1-تقوم إدارة المستودعات بإستخراج أرصدة الأعيان الرجيع بعد إستنزال الكميات التي جرى إصلاحها, والكميات الصالحة للاستخدام التي سبق صرفها للجهات الطالبة داخل الجامعة.
      2-تقوم إدارة المستودعات بإعداد تعميم لجميع الجهات الحكومية ومراكز التدريب المهني بالمنطقة تحت توقيع السادة أصحاب الصلاحية لإشعارهم بتوفر الأعيان الرجيع وطلب الإفادة في حال حاجتهم إلى شيء منها تنفيذاً للمادة رقم (20) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية. 
      3-تقوم إدارة المستودعات بإعداد مخاطبات تحت توقيع السادة أصحاب الصلاحية لمقام وزارة المالية لأخذ الموافقة على منح الأعيان الرجيع بدون مقابل للجهات التي تحتاج إليها بالمنطقة ، ويتم صرف الأعيان لتلك الجهات بموجب طلب صرف مواد نموذج رقم (7) بعد ورود الموافقة، وتوزيع صور النموذج حسب الأنظمة والتعلمات.
      4-تقوم إدارة المستودعات بعرض أرصدة الأعيان الرجيع المقرر بيعها على لجنة التثمين لوضع أقيام تقديرية لأسعار بيع تلك الأعيان الرجيع وإعداد المحاضر اللازمة لذلك. 
      5- تقوم إدارة المستودعات بعرض أرصدة الأعيان الرجيع المعدة للبيع مع بيانات ومحاضر لجنة التثمين على رئيس لجنة البيع لإتمام عملية البيع عن طريق المزايدة العلنية بحضور أعضاء اللجنة وشيخ الطائفة وأصحاب الشأن لديه ،ومن ثم إعداد المحاضر اللازمة لذلك .
      6-تقوم إدارة المستودعات بإعداد مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم (10) لتسليم الأعيان المباعة إلى من رست عليه المزايدة ، وتوزيع صوره حسب الأنظمة والتعليمات.
      7-تقوم إدارة المستودعات في حالة كون الرجيع المراد بيعه من نوع السيارات والمعدات بإستكمال الإجراءات السابق ذكرها أعلاه إضافة إلى تأمين الوثائق التالية لتقديمها إلى إدارة مرور العاصمة المقــدسـة:
      • خطاب توجيه من رئيس لجنة البيع إلى مدير إدارة المرور بطلب إستكمال إجراءات نقل الملكية، ويتضمن الخطاب إيضاحاً برقم السجل الـــمدني للمشتري والسجل التجاري لمشتري الحافلات حسب تعليمات المرور.
      • إقرار من الجامعة بإزالة شعار الجامعة من السيارة المباعة.
      • أصل استمارة ملكية  السيارات المباعة.
      • صورة مصدقة طبق الأصل من مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم (10).
      • صورة مصدقة من محضر البيع والبيان المرفق به المتضمن المعلومات التفصيلية عن السيارة المباعة.
         
   3. عملية إتلاف الأعيان المرجعة:
      1-بعد ورود مصادقة صاحب الصلاحية على توصيات لجنة فحص الرجيع بإتلاف بعض الأعيان لعدم الاستفادة منها بأي وسيلة من والسائل ، تعد إدارة المستودعات  بيانات عن تلك الأعيان ، وبالتالي رفعها إلى صاحب الصلاحية لأخذ موافقة وزارة المالية على الإتلاف .
      2-وعقب قيام لجنة مختصة بالإشراف على عملية الإتلاف بموجب موافقة وزارة المالية وقيامها بإعداد محضر بإتمام الإتلاف تعد أدارة المستودعات مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم ( 10 ) بالأعيان المتلفة ، وبالتالي توزيع صور المستند والمحضر لجهات الاختصاص حسب الأنظمة المتبعة .

خامساً: عملية استلام وصرف أصناف كتبرعات:

• في حالة الاستلام:
  • عنــــد ورود أصناف للجامعة كتبرعات ، أو تأمين أعيان من التبرعات النقدية ، وبعد صدور قرار مجلس الجامعة بقبول تلك التبرعات ،وإحالة كامل وثائق المعاملة، تقوم إدارة المستودعات بعرض تلك الأعيان على لجنة الفحص ، ثم يقطع بها مذكرة استلام في حال تسليمها لأمين المستودع المختص أو محضر استلام في حال  تسليمها للجهة المستفيدة من التبرع .
  • تقوم إدارة المستودعات بإرسال أصل مذكرة الإستلام أو محضر الاستلام الى وحدة مراقبة المخزون ، وتوزيع باقي الصور وفقاً لما ورد في المادة ( 9 ) من قواعد وأجراءات المستودعات الحكومية .
• ب- في حالة الصرف:
  تقوم إدارة المستودعات بصرف وتسليم الأعيان المتبرع بها بناء على موافقة السادة أصحاب الصلاحية بالجامعة ، وبمــوجب طلب صرف مواد نموذج رقم ( 7 ) يتم توزيعه وفقاً لما ورد في المادة رقم ( 11 ) والمادة رقم ( 12 ) من قواعد وأجراءات المستودعات الحكومية .

سادسا ً: عملية فقد أو تلف الأصناف:

• يقوم أمين المستودع المختص بإبلاغ مدير إدارة المستودعات أو من ينيبه عن حالة الفقد أو التلف بمستودعه ، وبالتالي يتم الرفع بذلك لأصحاب الصلاحية لاتخاذ الإجراءات اللازمة ، وعرض نتائجها على وزارة المالية لإقرار الإجراءات المناسبة .
• وعقب استيفاء الإجراءات المقررة والمناسبة, تقوم إدارة المستودعات بإسقاط الأصناف المفقودة أو التالفة من عهدة أمين المستودع ببطاقات الصنف وبطاقات مراقبة الصنف بموجب الأوراق الخاصة بالفقد أو التلف المؤيدة لذلك وحفظها كأوراق ثبوتية .
  
   
• سابعا ً : عملية حصر الأصناف الراكدة أو المكدسة وصرفها:
• تعاون إدارة المستودعات إدارة مراقبة المخزون في حصر الأصناف الراكدة أو المكدسة من خلال مطابقة بطاقة الصنف نموذج رقم ( 4 ) الموجود بإدارة المستودعات مع بطاقة مراقبة الصنف نمزذج ( 5 ) الموجود بإدارة مراقبة المخزون والتى تقوم بدورها بعرض البيانات والتوصيات الخاصة بتلك الأصناف على السلطة المالية المختصة للبت بشأنها بالبيع أو الإتلاف .
• تقوم إدارة المستودعات عقب ورود موافقة السادة أصحاب الصلاحية على التخلص من تلك الإعيان بالبيع أو الإتلاف، باستكمال الإجراءات اللازمة لأي من العمليتين كما هو موضح في هذا الدليل، ويتم صرف الإصناف الراكدة أو المكدسة بموجب طلب صرف مواد نموذج رقم (7).

ثامنا ً: عملية الجرد بأنواعه المختلفة:

تقوم إدارة المستودعات بالأعمال التالية لمساعدة لجان الجرد:

1. تزويد لجان الجرد بأسماء الإصناف المتوفرة بالمستودعات  وماهيات وحدات صرفها للقيام بتسجيلها بإستمارات الجرد نموذج رقم (11).
2. مساعدة لجان الجرد في حصر كميات الاعيان المتوفرة بالمستودعات حصراً فعلياً من الواقع لتسجيلها في إستمارات الجرد.
3. تزويد لجان الجرد بالأرصدة القيدية المسجلة في بطاقات الصنف لتسجيلها في إستمارات الجرد.