جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة الصادر العام بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية


- 2019/04/30

مهام وحدة الصادر العام بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية:

  • استلام المعاملات الخارجية من:

    • البريد السعودي.

    • موظفي الجامعة بالجهات الداخلية للتصدير الخارجي.

  • تصدير المعاملات الإدارية خارجياً بواسطة:

    • البريد السعودي.

    • البريد الممتاز.

    • شركة الشحن (سمسا).

    • البريد الإلكتروني.

  • طباعة وأرشفة الكشوفات التالية:

  • طباعة كشف البريد السعودي لتسليم المعاملات الصادرة خارجياً الى البريد السعودي وأرشفته.

    • طباعة كشف استلام المعاملات بالجهات الفرعية (القنفذة والليث وأضم) والتي تأتي من البريد السعودي والإشراف على أرشفته من خلال موزعي البريد بالمركز.

    • طباعة نموذج إعادة المعاملة وتجهيزها وأرشفته.

  • تجهيز الصحف اليومية وتوزيعها من خلال موزعي البريد بالمركز حسب البيان الخاص بذلك.

  • التدقيق على أرقام المعاملات الموجودة في كشف البريد السعودي بالبحث عنها في نظام الاتصالات الإدارية (مسار) برقم الوارد.

  • فرز المعاملات الشخصية على النحو التالي:

    • الكتب والرسائل الشخصية المسجلة يتم تسليمها إلى الشخص بنفسه للرجال في المركز الرئيسي والنساء في فرع المركز بالقسم النسائي وفق نموذج استلام خاص بذلك وتسليم صورة من النموذج إلى وحدة الوارد العام.

    • الكتب والمجلات غير المسجلة يتم تسليمها إلى مكتبة الملك عبدالله بن عبدالعزيز الجامعية.

    • إتلاف بطاقات كشوفات البنوك وحصرها (عدد) وكتابة الحصر في نموذج خاص بذلك.

    • إتلاف بطاقات الصراف وحصرها (عدد) وكتابة الحصر في نموذج خاص بذلك.

  • الالتزام بضوابط الصادر الآتية:

    • أرشفة كشوفات البريد الصادر من المركز يومياً، وحفظها في ملف خاص بذلك مرتبة حسب التاريخ لمدة شهر.

    • أرشفة النماذج الخاصة بالصادر بواسطة معالجة المرفقات.

    • حفظ النماذج الخاصة بالمعاملات الشخصية المسجلة مع كشف البريد السعودي في الملف الإفرنجي المخصص بذلك لمدة شهر.

    • حفظ كشوفات البريد الصادرة من المركز وكشوفات البريد السعودي بوحدة الوارد السري نهاية كل شهر.

    • تسليم جدول الاحصائيات الى وحدة الشؤون الإدارية بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية.

  • الإدارية.

الاسم

الوظيفة

الإيميل

التحويلة

مازن عبدالحميد بوقس

رئيس وحدة الصادر العام

[email protected]

5409

عادل حماد القرشي

 

[email protected]

5407

ثامر محمد الصبحي

 

[email protected]

5407

 
جار التحميل