عن إدارة الاتصالات الإدارية

النبذة

تعد جامعة أم القرى من أعرق الجامعات في الوطن الغالي، والتي انضمت لمنظومة من الصروح العلمية الكثيرة والكبيرة، لتصبح رافداً من روافد التعليم الجامعي في المملكة العربية السعودية، وصرحاً ينتظر منه أبناؤها الكثير لتقدمه لهم، وجاء إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بناءً على موافقة خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود رئيس مجلس الوزراء رئيس مجلس التعليم العالي - رحمه الله - وذلك برقـم م/ 55، بتاريخ 23 شوال 1409هـ، وبموجب هذا القرار تم إنشاء إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية بالجامعة، وبتاريخ 5 محرم 1442هـ صدر قرار رئيس الجامعة رقم (4202000033) بإلغاء دمج مركز الوثائق والاتصالات الإدارية وفصل كل منهما كوحدة إدارية مستقلة عن الأخرى، وأصبح المسمى الجديد

 (إدارة الاتصالات الإدارية) ويرتبط إدارياً وتنظيمياً بوكيل الجامعة.

حيث يعتبر الاتصال الإداري في غاية الأهمية، وهو وسيلة فعّالة تساهم في تحقيق الأهداف والخطط والتنفيذ الفعّال للتنظيم الإداري، وكذلك ليحقّق الرقابة الإدارية عن طريق قنوات ووسائل الاتصال، كما أن الاتصال الإداري الجيد يسهم في أداء الأعمال بأسلوب أفضل كما هو مخطط مسبقًا لها، كما يسهم في كسب الثقة بين الأفراد والجماعات داخل المنظمة، خاصة عند إجراء التغيير في طرق العمل والأعمال التطويرية الكلية أو الجزئية.

أهداف الإدارة

الهدف الاستراتيجي الأول :

تعزيز كفاءة وجودة منظومة الاتصالات الإدارية بالجامعة من خلال الحوكمة والتحول الرقمي والتحسين المستمر

الأهداف التنفيذية المرتبطة:

1.1 رفع مستوى حوكمة إجراءات استقبال وتسجيل وتداول وتصدير المعاملات الإدارية وفق الصلاحيات والمسارات التنظيمية المعتمدة

1.2 رفع مستوى التحول الرقمي في إجراءات الاتصالات الإدارية، بما يعزز كفاءة معالجة المعاملات ويحد من الإجراءات الورقية

1.3 تعزيز جودة ودقة الإحالات الإلكترونية للمعاملات وربطها بالصلاحيات والمسارات التنظيمية المعتمدة

1.4 تطوير آليات المتابعة والرقابة على دورة المعاملة بما يدعم سرعة الإنجاز وجودة الأداء والتحسين المستمر

الهدف الاستراتيجي الثاني:

تعزيز التكامل المؤسسي بين الوحدات التنظيمية في إدارة وتداول المعاملات الإدارية وفق أطر وإجراءات موحدة

الأهداف التنفيذية المرتبطة:

2.1 توحيد أطر وإجراءات تداول المعاملات الإدارية بين الوحدات التنظيمية المستفيدة

2.2 تعزيز التكامل الإلكتروني بين الوحدات التنظيمية في استقبال المعاملات وإحالتها ومتابعة إنجازها

2.3 رفع مستوى الالتزام بالمسارات والصلاحيات التنظيمية المعتمدة في معالجة وإحالة المعاملات.

2.4 تطوير آليات التنسيق بين الجهات ذات العلاقة بما يحد من الازدواجية والتأخير في معالجة المعاملات

الهدف الاستراتيجي الثالث:

رفع كفاءة وفاعلية الدعم الفني والإجرائي للجهات المستفيدة من منظومة الاتصالات الإدارية.

الأهداف التنفيذية المرتبطة:

3.1 تطوير منظومة متكاملة للدعم الفني والإجرائي للجهات المستفيدة من نظام الاتصالات الإدارية.

3.2 رفع مستوى جاهزية وكفاءة منسوبي جهات الجامعة في استخدام النظام وإدارة المعاملات إلكترونيًا.

3.3 تحسين سرعة الاستجابة ومعالجة البلاغات والمشكلات الفنية والإجرائية المرتبطة بالنظام.

3.4 تعزيز قنوات التواصل والتغذية الراجعة مع الجهات المستفيدة بما يدعم تطوير النظام وتحسين تجربة المستخدم

الرسالة

إدارة وتنظيم الاتصالات والمراسلات الإدارية بالجامعة بكفاءة وموثوقية، من خلال توظيف الحلول الرقمية وتوفير قنوات ، بما يسهم في حوكمة و انسيابية  تدفق المعاملات، وتيسير الإجراءات، وتعزيز جودة الخدمات المقدمة للمستفيدين

الرؤية

الريادة في أتمتة التواصل الإداري، وبناء بيئة مراسلات رقمية ذكية وآمنة ومتكاملة