جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة الوارد السري بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية


- 2019/04/30

مهام وحدة الوارد السري بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية: 

  • تسجيل المعاملات السرية الواردة من:

    • البريد السعودي.

    • مندوب الجهات الحكومية.

    • مندوب القطاع الخاص.

    • نظام راسل (التابع لنظام الاتصالات الإدارية بوزارة التعليم).

  • تسجيل المعاملات المالية (الفواتير) الواردة من:

    • البريد السعودي.

  • تسجيل التقارير الطبية الواردة من:

    • البريد السعودي.

    • مندوب الجهات الحكومية.

    • مندوب القطاع الخاص.

  • تسجيل وتعميم قرارات نقل الموظفين / الموظفات.

  • تسجيل وإحالة معاملات الاستدعاء والشكاوى.

  • حفظ المعاملات الورقية في الأرشيف الورقي للصادر والوارد.

  • حفظ معاملات الاستدعاء والشكاوى.

  • حفظ قرارات نقل الموظفين / الموظفات.

  • الالتزام بضوابط التسجيل الآتية:

    • تخضع جميع المعاملات إلى إجراءات التجهيز ما عدا المعاملة السرية.

    • إضافة موضوع المعاملة بشكل مفهوم وبدون أخطاء إملائية.

    • إضافة ربط للمعاملة إن وجد.

    • إضافة صاحب المعاملة إن وجد.

    • اختيار التصنيف المناسب للمعاملة وللفواتير والتقارير الطبية.

    • التأكد من سلامة عرض المرفقات وترتيبها حسب سياق المعاملة.

    • عند استلام معاملة مـتأخرة أو بها موعد قريب يتم إرسالها مباشرة للجهة المعنية في الخطاب دون المرور إلى إجراءات التجهيز.

    • تخصيص ملفات إفرنجية للمعاملات التابعة للأمارة.

    • تخصيص ملفات إفرنجية للمعاملات للاستدعاء أو الشكاوى.

    • تخصيص ملفات إفرنجية لصرف من ميزانية المركز على النحو التالي:

      • ملف خاص بفواتير اشتراكات الصحف.

      • ملف خاص بفواتير أجور البريد.

      • ملف خاص بفواتير اشتراكات صناديق البريد.

      • ملف خاص بفواتير شحن "سمسا".

      • ملف خاص بفواتير المصروفات الخاصة.

      • ملف خاص بمعاملات خارج الدوام.

      • ملف خاص بكشوفات الاستلام لمستودعات والمطبعة.

    • إعداد قائمة بموضوعات المعاملة بشكل أسبوعي.

  • إعداد قائمة بالتصنيفات الجديدة المناسبة للمعاملة وللفواتير والتقارير. 

الاسم

الوظيفة

الإيميل

التحويلة

أحمد عبدالله العمودي

رئيس وحدة الوارد السري

[email protected]

6905

محمد حسين فادن

 

[email protected]

5205

 

 

جار التحميل