يتم ذلك بناءً على التاريخ الذي تقره اللجنة وتحدد مقدار النسبة وموعد صرفه، ويمكن أن يكون بأثر رجعي إذا كان يستحق البدل وبناءً على اختلاف المعاملات سواء كان مبتعثاً أو على رأس العمل فيتم الصرف بناءً على التاريخ الذي يحدد من قبل اللجنة وكذلك نسبته.
بالنسبة لمكافأة نهاية الخدمة لا يتم صرفها لأن هناك إجراءات لابد من اتخاذها قبل الصرف ومنها إخلاء الطرف وإخلاء الطرف من السكن وإخلاء الطرف من البنك، وأخيرًا إخلاء الطرف من جامعة أم القرى. وقد يكون التأخير خارجاً عن إرادتنا؛ إذن لابد من توفر جميع المرفقات المذكورة حتى يتم رفع طلب الصرف إلى وزارة المالية. ويتمثل سير المعاملة من عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس إلى قسم الرواتب وحدة الصرف ومن ثم رفع وتوجيه المعاملة إلى إدارة التخطيط والميزانية، ويتم ربط المعاملة على البنود المتوفرة، ويتم رفعها إلى الإدارة المالية للجامعة والتي لها أقسامها من تدقيق ومحاسبة حتى يتم الموافقة عليها، ويتم إيداعها في حساب جامعة أم القرى من قبل وزارة المالية، ويتم صرفها للعضو أو المنسوب وقد يكون التأخير من أحد الجهات الخارجية أو نقص في الإجراءات.
هذا السؤال يوجه إلى كلية خدمة المجتمع وليس من اختصاص قسم الرواتب بالعمادة، لأن قسم الرواتب مكلف بصرف رواتب أعضاء هيئة التدريس والموظفين والأطباء والمستخدمين والصحيين والفنيين.
جميع المستحقات للفصول السابقة إلى الفصل الأول لعام ١٤٤٢هـ تم إعدادها ورفعها إلى إدارة التخطيط والميزانية، ولا يوجد أي معاملة متوقفة أو غير مكتملة في قسم الرواتب، حيث تم إعداد قرارات الصرف، وفي انتظار اعتمادها من وزارة المالية، ويتم الإعلان فور إيداع المبالغ في حساب الجامعة.
المديونية يقصد بها مبالغ لم يتم صرفها في السنة الحالية المستحقة للصرف، وقد أدخلت سنة مالية جديدة، وقد تم إغلاق الميزانية للعام السابق ولم تصرف؛ فتعتبر مديونية فيتم حساب المديونية من قبل إدارة التخطيط والميزانية لوزارة المالية.
عند إخلاء طرف المتعاقد يتم التأكد من لديه مستحقات لم تصرف فيتم التواصل عن طريق إيداعها في حسابه الدولي أو بعمل وكالة لشخص ما حتى نتمكن من إيداع المستحقات المالية فور صرفها.
يتم رفع الطلب إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، ومن ثم يتم الرفع إلى قسم الرواتب، وهناك عدة جهات غير العمادة. إذا استوفت جميع الطلبات سوف توجه إلى قسم التوظيف الإداري، ويتم إصدار قرار بصرف بدل مباشرة الأموال العامة.
يتم احتساب نصف راتب بدون بدلات إذا كان الابتعاث خارج المملكة، وإذا كان الابتعاث داخلياً يتم صرف راتب الموظف كاملاً مع بدل النقل فقط، وإذا كان الابتعاث خارجياً فصرف المكافأة للمرافق من اختصاص الملحقية.
بالنسبة للإداريين هناك نوعين أولاً: بلوغه السن النظامية يصرف ستة أشهر من الراتب الأساسي. ثانياً: تقاعد مبكر إكمال20 سنة خدمة، يصرف أربعة أشهر من الراتب الأساسي. وعند الاستقالة لا يوجد مكافأة نهاية خدمة بالنسبة لأعضاء هيئة التدريس هناك نوعين باستثناء الفئات الخمس المستثناة؛ النوع الأول: بلوغ السن النظامي يصرف ستة أشهر من الراتب الأساسي. النوع الثاني: مبكر خدمة 20 عاماً عن كل سنة يصرف راتب شهر.
يتم الرفع إلى المجلس العلمي ويتم دراسة الطلب من قبل اللجان المكونة في المجلس ويتم تحديد تاريخ صرف البدل ونسبته ومن ثم يتم رفع القرار إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس ويتم إصدار قرار باستحقاق الصرف إلى قسم الرواتب.
يتم رفع الطلب أولاً من عميد الكلية وهناك نموذج موجود عند كل الكليات يتم رفعها عن طريق العميد لعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين ويتم دراسة الطلب من قبل اللجنة المختصة، وتصدر القرار باستحقاق الزيادة ومقداره وتاريخ صرفها.
