وحدة السجل العام

الرسالة: 

  أن تكون وحدة السجل العام مرجعاً رئيسياً لخدمة منسوبي الجامعة والمساهمة في الحفاظ على الوثائق، والمحفوظات  وصيانتها وفهرستها.

الأهداف:

• تحقيق معاير الجودة في سير العمل لحفظ الوثائق

• تطبيق النظم واللوائح الخاصة بالحفظ وفقاً لمعاير المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

• مراجعة دائمة للملفات والسجلات

• حفظ الوثائق إلكترونياً تماشياً مع الحوكمة الرقمية

• تسهيل الوصول والحصول على الوثائق المطلوبة عند الحاجة لها

المهام: 

• التنسيق والتكامل مع المركز للوثائق والمحفوظات فيما يحثث خدمة الوثائق وسلامتها.

• اجراء العمليات اللازمة لوثائق الجامعة (فهرسة، مسح، تكشيف، تصنيف، ترميز، حفظ، صيانة وتوفيرها عند الطلب) وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات.

• توفير المعلومات والبيانات المناسبة عن الوثائق في الوقت المناسب للمستفيدين من داخل الجامعة أو خارجها

• نشر الوعي بالوثائق وأهميتها بين العاملين في الجامعة.

• العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.

• متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قِبل الوحدات الإدارية بالجامعة.

• وضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة لها بالتعاون مع الإدارات المختصة في الجامعة.

• استقبال الوثائق من الإدارات المختصة في الجامعة.

• تحديد نوعية الوثائق ومواضيعها وعناوين البحث

• تهيئة الأماكن وتوفير السبل والأساليب والتقنيات المناسبة لحفظ وتنظيم وتداول الوثائق،

• تجهيز الوثائق للمسح الضوئي والادخال الرقمي.