جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

قسم الشؤون الإدارية


- 2019/11/26
مهام الاتصالات الإدارية:
  1. يوزع العمل بين العاملين بالقسم بالتساوي.
  2. استقبال جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات الواردة للإدارة والتأكد من أن رقم المعاملة وتاريخها وعدد مشفوعاتها مطابق لما هو موجود في بيان تسليم الوارد.
  3. التوقيع على بيان تسليم الوارد والاحتفاظ بصورة منه للرجوع إليه عند الحاجة، وتسجيل المعاملة في سجل الوارد وإدراجها في البرنامج الإلكتروني للإدارة، مع التمهيد لأرشفتها عند تصديرها.
  4. عرض جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات الواردة على المشرف العام لتوجيهها للباحثين.
  5. تسليم جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات للباحثين.
  6. إعادة المعاملات الواردة في حالة عدم تطابق الرقم أو التاريخ أو وجود نقص أو أي سبب يستدعي إعادتها إلى مصدرها ــ بعد اطلاع وعلم مدير الشؤون الإدارية، وذلك بموجب إشعار يوضح فيه سبب إعادة المعاملة ويحتفظ القسم بصورة من الإشعار بالاستلام.
  7. استلام جميع المخاطبات والمعاملات المنتهية الإجراء وفرزها حسب جهة صدورها سواء داخلي أو خارجي.
  8. تصوير مرفقات المعاملة إذا تطلب الأمر الاحتفاظ بصورة منها وتفهرس وتنظم ومن ثم يوضع عليها إشعار الاستلام وتسلم لمركز الاتصالات الإدارية.
  9. تنظيم معاملات الصادر الداخلي وحفظ الأساس وصورة من الإجراء وتحال للإدارة المختصة أما إذا كانت المعاملة تعالج أو تستكمل من إدارة أخرى داخل الجامعة فيبعث الأساس ويحتفظ بصورة منها وإدراجها في البرنامج الإلكتروني للإدارة، واستكمال أرشفتها قبل تصديرها.
 
مهام النسخ:
1) وضع قائمة بأسماء النساخ وتوزيع العمل عليهم بالتساوي حسب صعوبة العمل وحجمه والسرعة المطلوبة لإنهائه. 
 2) نسخ جميع الخطابات والتقارير ومحاضر اللجان والجداول على جهاز معالجة الكلمات.
3) مراجعة المواد المنسوخة قبل طباعتها من قبل المشرف على النساخ والتأكد من سلامتها من الناحية اللغوية والإملائية والفواصل والتنقيط والتنسيق.
4) يسلم النساخ العمل مسؤول النسخ ويتأكد المسؤول من اكتمال العمل ومطابقته للمسودات، وشروط التنسيق والترتيب.
5) يقوم المسؤول عن النسخ بتسليم المسودات والمواد المنسوخة للباحثين والتأشير أمام اسم الناسخ في القائمة على انتهاء العمل الموكول إليه.
 
مهام الأرشيف:
1) استلام جميع الأساسات والصور الواردة من مركز الاتصالات الإدارية والتوقيع على استلامها في السجل الداخلي المخصص لذلك.
2) فرز الأساسات والصور وإكمال الصور إذا كان هناك نقص.
3) تزويد الوارد بصورة من الصادر لتسديد القيد.
4) إعادة استلام جميع الأساسات والصور وفهرستها وترقيم صفحاتها وتنظيمها تمهيداً لوضعها في الملفات.
5) وضع جميع الأساسات والصور في ملف الموضوع أو الملف المخصص لذلك حسب ما يشار في حقل صور خطاب الصادر وتزويد ملف الصادر العام بصورة من الصادر.
6) جميع الملفات تكون مفهرسة ومرقم جميع صفحاتها.
7) عند طلب الباحث أساسات موضوع ما أو صورة منه، يرفق الباحث ما يسهل البحث عن الملف والاستدلال عليه من قبل مسؤول الأرشيف.
8) على مسؤول الأرشيف وضع ما يدل على كل ملف مسحوب، أو معاملة في ملف والجهة الموجود لديها، ويكون مسؤولاً عن تداول الملفات أو جزء من محتوياتها بموجب إشعارات استلام وتسليم ويتابع استعادتها وإعادة حفظها وإشعار مسؤوله المباشر عن الملفات المتأخرة لدى الباحثين.
9) على مسؤول الأرشيف- كجزء من برنامجه اليومي -  الإشراف على صيانة الملفات واستبدال التالف منها وترميم الأوراق الممزقة والمحافظة على محتويات الأرشيف من العوامل البيئية مثل ارتفاع درجة الحرارة أو الرطوبة أو الكائنات الدقيقة وكل ما يعرضها للتلف والتآكل والإبلاغ عن ذلك فوراً.
10) التنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة في كل ما يهم أعمال الوثائق والمحفوظات من فهرسة وتصنيف وترميم وترحيل وإتلاف وطرق
الحفظ والتخزين.
جار التحميل