جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة الشؤون الإدارية


- 2016/06/08

وتتولى المهام التالية:

  1. توفير الخدمات الإدارية  المساعدة لوحدات الإدارة القانونية.
  2. يتم بالتنسيق مع رؤساء الوحدات تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة، وتقويم حاجة الموظفين للتدريب.
  3. يتم بالتنسيق مع رؤساء الوحدات تقدير احتياجات الإدارة من الأدوات والأجهزة اللازمة بالتنسيق مع الجهة المختصة بالجامعة.
  4. استخراج الإحصائيات والتقارير الخاصة بأعمال الوحدة من برنامج الإدارة.
  5. الرد على الاستفسارات عن أعمال الوحدة.
  6. الاشتراك في اللجان المكلفة ببحث الأمور المتعلقة بأعمال الوحدة.
  7. إعداد تقارير سنوية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها، ورفعها للمشرف العام.
  8. أية مهمة أخرى يكلفها بها المشرف العام.

 

فريق العمل وآليته:

يوزع العمل في الوحدة بين رئيسها وشعب السكرتارية والاتصالات الإدارية والنسخ والأرشيف.

يتولى رئيس الوحدة المهام التالية:

1.   إدارة مكتب المشرف العام.

2.   متابعة مهام الموارد البشرية (حضور وانصراف، علاقات الموظفين وخدماتهم).

3.   الإشراف على أعمال الصادر والوارد والنسخ والأرشيف، وتوزيع العمل بين موظفي الوحدة وإدارة شؤونهم.

4.  استلام المخاطبات السرية، وفتح الظروف مباشرة من قبله أو من ينوب عنه (باستثناء ما يعنون يفتح بيده شخصياً)، وعرضها على المشرف العام.

5. عرض الأعمال العاجلة والسرية على المشرف العام، وتلقي التوجيه بشأنها، ومتابعة إنهاء إجراءاتها.

6. رصد جميع المعاملات الواردة للإدارة، ومعرفة رموز الباحثين المحالة لهم, والتنسيق مع الباحثين لتسهيل إنهاء إجراءات المعاملات المنتهية من نسخ وفهرسة وتصوير وتصدير وتسديد قيود وحفظ.

7. يضع مدير المكتب قائمة بأسماء الباحثين، وموضوع المعاملات المحالة لهم بشكل دوري، وتسليمها لرئيس الوحدة لمتابعة ما لدى الموظفين من معاملات وحثهم على إنهائها بالسرعة والدقة اللازمتين.

8.   الإجابة على استفسارات المشرف العام في كل ما له علاقة بالمعاملات الواردة والصادرة، والمعاملات التي تحت الإجراء.

9.   طلب توفير احتياجات الإدارة من الأجهزة  والمعدات والمواد المكتبية المساعِدَة في أداء العمل حسب الحاجة.

 

تتكون شعبة السكرتارية من سكرتير ومراسل، ويرأسها مباشرة رئيس الوحدة، حيث تتولى الشعبة المهام التالية:

  • استقبال المراجعين.
  • الرد على المكالمات الهاتفية والفاكس.
  • تنظيم أعمال مكتب المشرف العام ومواعيده.
  • تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات للمشرف العام.

 

تتكون شعبة الاتصالات الإدارية من رئيس شعبة وضابطي اتصالات إدارية، حيث تتولى الشعبة المهام التالية:

  1. توزيع العمل بين العاملين بالشعبة بالتساوي، ويقوم رئيس الشعبة بتغطية الغياب والإجازات لموظفي وحدة الشؤون الإدارية ورئيسها، وفي غير هذه الأحوال يتولى مهام الاتصالات الإدارية بالتساوي مع باقي العاملين بالشعبة.
  2.  استقبال جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات الواردة للإدارة، والتأكد من أن رقم المعاملة وتاريخها وعدد مشفوعاتها مطابق لما هو موجود في بيان تسليم الوارد.
  3.  التوقيع على بيان تسليم الوارد، والاحتفاظ بصورة منه للرجوع إليه عند الحاجة، وتسجيل المعاملة في سجل الوارد، وإدراجها في البرنامج الإلكتروني للإدارة، مع التمهيد لأرشفتها عند تصديرها.
  4. عرض جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات الواردة على المشرف العام لتوجيهها للباحثين، وذلك بوضع رموز الباحثين عليها.
  5. تسليم جميع المخاطبات والمعاملات والبرقيات للباحثين، والتأشير في بيان الوارد برمز الباحث.
  6. في حالة عدم تطابق الرقم أو التاريخ أو وجود نقص أو أي سبب يستدعي النظر في إعادتها إلى مصدرها (مركز الاتصالات)، يشرح رئيس الشعبة أمام سطر المعاملة في صورة بيان الوارد مثلاً بعدم الاختصاص أو وجود نقص ويوضح.
  7. إعادة المعاملات الواردة من مركز الاتصالات الإدارية في حالة عدم تطابق الرقم أو التاريخ أو وجود نقص أو أي سبب يستدعي إعادتها إلى مصدرها -بعد اطلاع وعلم مدير الشؤون الإدارية- وذلك بموجب إشعار يوضح فيه سبب إعادة المعاملة، ويحتفظ القسم بصورة من الإشعار بالاستلام.
  8. استلام جميع المخاطبات والمعاملات المنتهية الإجراء، وفرزها حسب جهة صدورها سواءً داخلي أو خارجي.
  9. تصوير مرفقات المعاملة إذا تطلب الأمر الاحتفاظ بصورة منها، وتُفهرس وتُنظم، ومن ثم يُوضع عليها إشعار الاستلام، وتُسلم لمركز الاتصالات الإدارية.
  10. تنظيم معاملات الصادر الداخلي، وحفظ الأساس وصورة من الإجراء، وتحال للإدارة المختصة بموجب استمارة إحالة داخلية. أما إذا كانت المعاملة تعالج أو تستكمل من إدارة أخرى داخل الجامعة، فيبعث الأساس، ويحتفظ بصورة منها، وإدراجها في البرنامج الإلكتروني للإدارة، واستكمال أرشفتها قبل تصديرها.

 

تتكون شعبة النسخ من: ناسخين، ويرأسها مباشرة رئيس الوحدة. حيث تتولى الشعبة المهام التالية:

  • وضع قائمة بأسماء النساخ، وتوزيع العمل عليهم بالتساوي حسب صعوبة العمل وحجمه، والسرعة المطلوبة لإنهائه. 
  •  نسخ جميع الخطابات والتقارير ومحاضر اللجان والجداول على جهاز معالجة الكلمات.
  • مراجعة المواد المنسوخة قبل طباعتها من قبل المشرف على النساخ، والتأكد من سلامتها من الناحية اللغوية والإملائية والفواصل والتنقيط والتنسيق.
  • يسلم مسؤول النسخ العمل للنُساخ، ويتأكد المسؤول من اكتمال العمل ومطابقته للمسودات، وشروط التنسيق والترتيب.
  • يقوم المسؤول عن النسخ بتسليم المسودات والمواد المنسوخة للباحثين، والتأشير أمام اسم الناسخ في القائمة بانتهاء العمل الموكول إليه.

 

تتكون شعبة الأرشيف من موظف واحد، ويرأسها مباشرة رئيس الوحدة، حيث تتولى الشعبة المهام التالية:

  • استلام جميع الأساسات والصور الواردة من مركز الاتصالات الإدارية، والتوقيع على استلامها في السجل الداخلي المخصص لذلك.
  • فرز الأساسات والصور، وإكمال الصور إذا كان هناك نقص.
  • تزويد الوارد بصورة من الصادر لتسديد القيد.
  • إعادة استلام جميع الأساسات والصور، وفهرستها، وترقيم صفحاتها، وتنظيمها، تمهيداً لوضعها في الملفات.
  • وضع جميع الأساسات والصور في ملف الموضوع، أو الملف المخصص لذلك، حسب ما يشار في حقل صور خطاب الصادر، وتزويد ملف الصادر العام بصورة من الصادر.
  • جميع الملفات تكون مفهرسة، وجميع صفحاتها مرقمة.
  • عند طلب الباحث أساسات موضوع ما أو صورة منه، يرفق الباحث ما يسهل البحث عن الملف، والاستدلال عليه من قبل مسؤول الأرشيف.
  • على مسؤول الأرشيف وضع ما يدل على كل ملف مسحوب, أو معاملة في ملف والجهة الموجود لديها, ويكون مسؤولاً عن تداول الملفات أو جزء من محتوياتها بموجب إشعارات استلام وتسليم، ويتابع استعادتها وإعادة حفظها، وإشعار مسؤوله المباشر عن الملفات المتأخرة لدى الباحثين.
  • على مسؤول الأرشيف -كجزء من برنامجه اليومي-  الإشراف على صيانة الملفات، واستبدال التالف منها، وترميم الأوراق الممزقة، والمحافظة على محتويات الأرشيف من العوامل البيئية, مثل: ارتفاع درجة الحرارة أو الرطوبة أو الكائنات الدقيقة، وكل ما يعرضها للتلف والتآكل، والإبلاغ عن ذلك فوراً.
  • التنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة في كل ما يهم أعمال الوثائق والمحفوظات من فهرسة، وتصنيف، ترميم، ترحيل، إتلاف، وطرق الحفظ والتخزين.
 
جار التحميل