جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

نشاطات الإدارة


- 2016/06/08

-فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون، وإبداء التوصيات بشأنها.

-تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مُباشرة.

-إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع ما يُقابلها من أرصدة مُسجلة في بطاقات مُراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.

-الحد من عدد الأصناف المتشابهة، وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.

-إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد، أو تقارير ديوان المراقبة العامة.

-إجراء عمليات الجرد وفق ما ورد في المادتين (27)، و(28) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.

 

تتولى الإدارة المهام والمسؤوليات الآتية:

  1. بطاقات مُراقبة الصنف لتكون مُناظرةَ لبطاقات الصنف، بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات، ويتم القيد في تلك البطاقات من واقع المستندات المؤيدة.
  2. مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعُهدة شخصية للموظفين، وكذا بطاقات عُهدة للأصناف المستديمة المصروفة عهداً للإدارات والأقسام والمواقع التابعة للجامعة.
  3. حفظ المُستندات المؤيدة للقيود.
  4. القيام بكل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات.
  5. إجراء مُطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مُراقبة الصنف على تلك الواردة في بطاقات الصنف.
  6. حصر ومُتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها، بموجب تقارير دورية تُرسل لمدير عام الشئون الإدارية والمالية.
  7. إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مُستويات التخزين المناسبة، وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين، لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزونة، ومُستويات التخزين هي:

- الحد الأدنى:  وهو المستوى الذي يجب أن يبقى عنده المخزون من الصنف ثابتاً في المستودع.

- حد الطلب: وهو مستوى المخزون من الصنف الذي يجب عنده إعادة طلب ذلك الصنف لتموين المُستودع قبل هبوط المخزون منه إلى مُستوى الحد الأدنى.

- الحد الأعلى: وهو مُستوى المخزون من الصنف الذي يُعتبر تجاوزه إسرافاً في التخزين.  ​

      8. تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجزٍ أو فقدٍ أو تلف، أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية.                 
      9. الاشتراك مع لجان تحديد المعدلات الخاصة بتموين غُرف الإمداد والطوارئ والمواقع، ومع لجان أُخرى حسب الحال. 
     10. فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون، وإبداء التوصيات بشأنها.
     11. تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مُباشرة. 
     12. إجراء مُطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع ما يُقابلها من أرصدة مُسجلة في بطاقات مُراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود. 
     13. الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس. 
     14. إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد، أو تقارير ديوان المراقبة العامة. 
     15. دراسة تقارير الجرد، واستخراج أرصدة المخزون، ووضع قيمة لها في نهاية كل سنة مالية. 
     16. إجراء عمليات الجرد وفق ما ورد في المادة (27) والمادة (28) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، وهي:     

 

(أ) الجرد الكُلي: ويتم بجرد جميع أصناف المخزون في المستودعات المركزية والفرعية دفعة واحدة مرة كل سنة -على الأقل- بواسطة لجنة أو لجان تشكل من غير المسؤولين عن عهد المستودعات أو قيودها، بقرار من معالي مدير الجامعة، ويكون من بين أعضائها أحد المختصين من إدارة مراقبة المخزون، وعضو فني إن اقتضى الأمر. وبالنسبة لغرف الإمداد والطوارئ أو الموقع يجوز أن توكل مهمة الجرد لعضوين وآخر فني إن اقتضى الحال، أو أكثر بمعرفة رئيس الفرع أو الوحدة.

 

(ب) الجرد الكُلي المستمر: ويتم بجرد أصناف المخزون في المستودعات المركزية والفرعية –بصفة مستمرة على مدار السنة– بواسطة لجان الجرد، بالتنسيق مع إدارة المستودعات

 

(ج) الجرد الجزئي: ويتم بجرد بعض أصناف المخزون والعهد من الأصناف المستديمة بطريقة مفاجئة، ويجوز الاكتفاء بالجرد الكُلي أو الجرد الجزئي المستمر عن جرد التسليم والتسلم بين المسؤولين عن المستودعات إذا حدث ذلك عند الانتهاء مُباشرة من أي منها، شريطة موافقة كل من المسلم والمستلم، وتصديق مدير إدارة المستودعات أو رئيس الفرع أو الوحدة على ذلك.

جار التحميل