جامعة أم القرى
1. استلام المعاملات التي ترد إلى الإدارة من جهات الجامعة المختلفة.
2. وضع إحالة على كل معاملة وعرضها على مدير الإدارة.
3. تسليم المعاملات إلى الأقسام حسب توجيهات مدير الإدارة.
4. تصدير المعاملات إلى الجهات المعنية من التعاميم والخطابات.
5. حفظ صورة الصادر للمعاملات الصادرة بملف الصادر.
6. طباعة ونسخ المعاملات المرتبطة بأعمال الإدارة.
7. عمل أرشيف كامل لحفظ جميع محفوظات الإدارة (صور، معاملات محفوظة، وثائق...إلخ)، والعمل على تنظيمها وترتيبها بشكل يساعد على البحث عنها بسهولة للرجوع إليها في أي وقت.
1- إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة، وتحديد الكميات الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزونة.
2- تطوير البرامج والتطبيقات المستخدمة في وحدة مراقبة المخزون ومستودعات الجامعة لمتابعة ومراقبة المخزون بما يتوافق مع رؤية المملكة 2030.
3- تدريب موظفي الوحدة لرفع كفاءة الأداء إلى الحد المأمول.
1- إعداد بطاقات مُراقبة الصنف، وإثبات قيود استلام الأصناف وصرفها وإرجاعها، واستخراج أرصدة المخزون، ومراجعة القيود، وحفظ المستندات بطريقة مُنظمة.
2- إعداد الدراسات الخاصة بتحديد الكميات الاقتصادية للتخزين، ومُستويات التخزين، وتطوير أساليبه، وإعداد التقارير المتعلقة بحركة المخزون.
حصر الموجودات من مخزون وعهد حصراً فعلياً بالعد ومطابقتها مع أرصدة البطاقات أو السجلات، وتسجيل أي عجز أو زيادة .
حفظ المستندات المؤيدة للقيود مثل مذكرات ومحاضر الاستلام وطلبات الصرف ومستندات الإرجاع، وحفظ جميع المعاملات الصادرة من الإدارة.
1- إثبات قيود بطاقات العهد الخاصة بكل إدارة أو قسم أو موقع أو موظف في الجامعة فيما يخص الأصناف المستديمة التي تصرف لهم كعهدة مستديمة، وتتبع كل ما يطرأ عليها من نقل أو تلف أو خلافه.
2- القيام بإخلاء طرف المنسوبين.
