جامعة أم القرى

مدير إدارة المعهد


- 2016/06/29


مدير إدارة المعهد: الأستاذ عبدالعزيز بن عبدالرحمن العمودي

مهامه والوحدات المرتبطة به:
1-    مع عدم الإخلال باللوائح وبالأنظمة والتعليمات، يرتبط بمدير إدارة المعهد الوحدات التالية:
•    وحدة شؤون الموظفين.
•    وحدة الاتصالات الإدارية.
•    وحدة المستودع.
•    وحدة العلاقات العامة.
•    وحدة المتابعة.
2-    يساند العميد في تصريف الشؤون المالية والإدارية بالمعهد، ويقوم بتنفيذ ما يسند إليه من أعمال من قبل العميد أو وكلاء المعهد.
3-    يشرف على انتظام الدوام في مختلف الأقسام الإدارية والأكاديمية بالنسبة للموظفين والإداريين والفنيين بما لا يتعارض مع الأنظمة والتعليمات السرية.
4-    يعمل على تنظيم أعمال الجهات المرتبطة به بما يكفل حسن سير العمل بها مع تبسيط الإجراءات والمتابعة المستمرة.
5-    يعمل على تنظيم الإجازات السنوية لمنسوبي المعهد من الإداريين والفنيين بما يحقق مصلحة العمل.
6-    إعداد خطة تدريبية سنوية لمنسوبي المعهد الإداريين والفنيين، واقتراح الدورات التدريبية المناسبة لهم بما يحقق الاحتياجات التي تؤدي إلى تنمية المهارات وتحسين الأداء وتطوير العمل، واعتمادها من عميد المعهد بعد التنسيق مع الجهات ذات العلاقة، والإشراف على تنفيذها.
7-    كما يفوض بالصلاحيات الآتية: 
•    توقيع الخطابات الموجهة للإدارة الطبية المتعلقة بطلب الكشف الطبي على منسوبي المعهد.
•    توقيع نماذج طلب الإجازة الاضطرارية الموجهة لإدارة الجامعة والخاصة بمنسوبي المعهد بناءً على موافقة المرجع.
•    رفع طلبات الإجازة الإدارية العادية الخاصة بمنسوبي المعهد من الإداريين والفنيين بعد موافقة المرجع في حدود التنظيم الخاص بذلك.
•    التنسيق مع مختلف الأقسام الإدارية والعلمية حول احتياجاتها من الوظائف الإدارية والفنية، وإعداد دراسة سنوية متكاملة عن ذلك، والاتصال والتنسيق حولها مع الجهات المختصة في إدارة الجامعة.
•    متابعة المعاملات التي يكلف بمتابعتها من عمادة المعهد، والعمل على معالجتها مع الجهات المعنية.
•    اعتماد بيانات الدوام اليومي من خلال نظام "حاضر" الإلكتروني.
•    الرفع للعميد فيما يتعلق بأمور الإخلال الوظيفي أو التهاون في الدوام أو التراخي في أداء العمل.
•    الرفع بمباشرة منسوبي المعهد بعد الإجازة، أو بانتقال عملهم من أو إلى جهات أخرى.
•    التأكد من بيانات نماذج إخلاء الطرف قبل اعتمادها من عميد المعهد.
•    إعداد تقارير تقييم الأداء الوظيفي لمنسوبي المعهد من الإداريين.
•    المشاركة في إعداد ميزانية المعهد والتقرير السنوي.
•    الاذن بالصرف من مستودع المستلزمات المكتبية بالمعهد، واعتماد النماذج الخاصة بذلك.

وحدة شؤون الموظفين:
1-    تنظيم وحفظ ملفات منسوبي المعهد بما تحويه من مستندات مثل (القرارات، المؤهلات، صور المكاتبات) بشأن كل منهم، مع ضرورة استخدام التقنيات والوسائل الحديثة في عملية الحفظ والتصنيف ما أمكن ذلك.
2-    إعداد خطابات التبليغ بمباشرة العمل بعد التعيين والترقية، أو بعد العودة من الإجازات إلى الإدارة العامة بالجامعة لكافة منسوبي المعهد.
3-    التنسيق والمتابعة مع إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين بالجامعة فيما يختص بشؤون المتعاقدين (غير السعوديين).
4-    رفع طلبات الإجازة السنوية لمنسوبي المعهد من الإداريين والفنيين ومن في حكمهم لإدارة (شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين) بالجامعة بعد استكمالها الإجراءات النظامية لذلك.
5-    رفع طلبات الإجازة الطارئة لمنسوبي المعهد إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين بعد استكمال الإجراءات النظامية لها، وتنظيم سجل خاص بذلك.
6-    إعداد شهادات التعريف، على أن لا تكون شهادة خبرة ولا تحتوي على بيانات ومعلومات وظيفية أو مالية.

وحدة الاتصالات الإدارية:
1.    إنشاء وتنظيم سجلات للمعاملات والقرارات والتعاميم، والعمل على استخدام الحاسب الآلي في هذا المجال.
2.    استلام وتصدير ما يخص المعهد من خطابات وطرود، وتصوير التعاميم وتوزيعها على كافة أقسام المعهد والجهات المعنية داخل المعهد وخارجه.
3.    تنظيم ملفات الحفظ وصور المكاتبات والتعاميم والأوامر والتعليمات، مع تسديد وحفظ القيود في السجلات، ومتابعتها بشكل دوري ومنتظم.
4.    القيام بعملية النسخ والطباعة والتصوير للمعاملات الخاصة بالمعهد.

وحدة الصيانة والمستودع:
1.    تتولى الوحدة تلبية طلبات المعهد فيما يخص الصيانة والخدمات، واستدعاء الفنيين والمختصين من الخدمات الجامعية، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالمكاتب والمختبرات والمعامل للمحافظة على الأجهزة وصيانتها بشكل دوري.
2.    تأمين طلبات المعهد واحتياجاتها، واستلام الأصناف المؤقتة لها من أعيان ومستلزمات مكتبية أو علمية جرى تأمينها من المستودع العام للجامعة أو بالشراء المباشر، وفق الإجراءات النظامية المتبعة.
3.    متابعة أعمال شركات الصيانة والتشغيل والنظافة، ورفع تقارير دورية بذلك لمدير إدارة  المعهد.

وحدة العلاقات العامة:
1.    توزيع المطبوعات والنشرات والمطويات الإعلامية على العمادات والأقسام التعليمية والإدارية وغيرها حسب التعليمات المنظمة لذلك.
2.    التنسيق مع الجهات المعنية فيما يتعلق بالمحاضرات والندوات التي ينظمها المعهد، وما يتصل بذلك من حجز وترتيب تجهيزات القاعات الخاصة بذلك.
3.    تنسيق وتنظيم الحفلات التي يقيمها المعهد.
4.    ترتيب استقبال ضيوف المعهد، والتنسيق في هذا الشأن مع إدارة العلاقات العامة بالجامعة.
5.    التواصل مع وسائل الإعلام، وترتيب اللقاءات الإعلامية، ونشر أخبار المعهد من خلال جميع قنوات التواصل مع مزيد من التركيز على وسائل الإعلام الحديثة. 

وحدة المتابعة:
1.    مراقبة ومتابعة انتظام الدوام في مختلف الأقسام الإدارية للموظفين والإداريين والفنيين.
2.    استلام وتسليم المساءلات الواردة من وحدة المتابعة بالجامعة، واستكمال بياناتها وإعادتها.
3.    رفع تقارير أسبوعية لمدير إدارة المعهد عن انتظام موظفي المعهد وفق إحصاءات مناسبة.
4.    متابعة سير المعاملات التي تحتاج إلى ردود مع الأقسام المختلفة داخل المعهد أو خارجه، وإعداد تقارير بذلك.

جار التحميل