مهام مكتب الإرشاد الأكاديمي

1. وضع خطة للإشراف على آلية الإرشاد الأكاديمي بالقسم.

2. الإشراف على تنفيذ آلية الإرشاد الأكاديمي بالقسم.

3. نشر الوعي بين الطلبة حول ماهية مكتب الإرشاد الأكاديمي، وكيفية الاستفادة من خدماته، وذلك عن طريق اللقاءات والنشرات وموقع القسم على الشبكة العنكبوتية.
4. تعريف الطلبة بأهداف ورسالة مكتب الارشاد الأكاديمي بالقسم وبرامج القسم التعليمية ومجالات عمل خريجيها، وكذلك الرعاية والخدمات التي توفرها للطلبة، وتنويرهم لاختيار التخصصات المناسبة التي تتكيف مع قدراتهم وميولهم.
5. توزيع الطلبة على المرشدين الأكاديميين، ونشر القوائم على لوحات الإعلان وموقع القسم على الشبكة العنكبوتية.
6.  كتابة تقرير دوري يشمل أعمال مكتب الإرشاد الأكاديمي، وكذلك تقريراً عن مستويات الطلبة، يتم استلامه من كل مرشد أكاديمي ورفعه إلى رئيس القسم.
7. الاهتمام والنظر بمشاكل الطلبة الأكاديمية التي ترفع من خلال المرشد الأكاديمي والسعي لحلها.
8. الاهتمام والنظر بشكاوى الطلبة الأكاديمية التي يتم توجيههم إلى مكتب الارشاد الأكاديمي، وايجاد الحلول المناسبة لحلها.
9. التنبيه بأهمية الارشاد الأكاديمي وأهمية التواصل مع المرشد الأكاديمي؛ وذلك بنشر منشورات توعوية.
10. الإشراف على برامج الإرشاد والتوجيه للطلبة وخاصه المستجدين لتعريفهم على نظام الدراسة ومواعيد المحاضرات وأماكنها، والاختبارات والمواعيد الهامة والنهائية (التقويم الدراسي)، وأسماء المباني.
11. عقد اجتماع دوري لمناقشة التقارير الدورية والاستثنائية المرفوعة من المرشدين الأكاديميين.

:آلية عمل مكتب الإرشاد

1.  عمل لقاء تعريفي بمكتب الإرشاد الأكاديمي للمرشدين الأكاديميين بالإضافة لطلاب القسم والمهام الموكلة إليه مع بيان آليات التسجيل والحذف والإضافة. وتعليق المهام وآخر الأخبار الأكاديمية في لوحة الإعلانات الموجودة بالقسم أو الكلية أو على موقع القسم الإلكتروني.

2.  وضع إيميل ورقم جوال خاص بمكتب الإرشاد الأكاديمي لتسهل عمليه تواصل طلاب القسم بشكل عام.

3. عمل دورة تعريفية للمرشدين الأكاديميين بدور المرشد الأكاديمي والمهام الموكلة إليه.
4. توزيع الطلاب على المرشدين الأكاديميين، وتزويدهم بأسماء الطلاب الذين يقومون بإرشادهم، وتعريف الطلاب بالمرشد الأكاديمي الخاص بكل طالب، وتعريفهم بدور المرشد الأكاديمي، وكذلك دورهم تجاه مرشدهم مما يسهل دورات الإرشاد والتركيز على الفئة المستهدفة.
5. تعريف المرشدين الجدد بنظام الإرشاد الأكاديمي.
6. توجيهه المرشد الأكاديمي بضرورة التأكيد على الطلاب استمرار مراجعته له بشكل مستمر لمتابعة وحل العوائق التي تواجهه ومتابعة سير الطالب خلال الفصل الدراسي.
7.  التأكيد على المرشدين الأكاديميين بتواجدهم أثناء الساعات المكتبية وخلال فتره الحذف والإضافة لتوقيع الاستمارات التي يحتاج إليها الطالب وتوجيه الإرشاد له.
8. تقديم طلب للقسم بتزويد مكتب الإرشاد الأكاديمي عن نتائج الطلاب حتى يتم متابعة الطالب من قبل المرشد الأكاديمي.
9. توجيهه المرشد الأكاديمي بضرورة عمل ملف لكل طالب يتضمن (بطاقة تعريف بحالة الطالب للتواصل معه ومعرفة وضعه الأكاديمي والاجتماعي له يتم تعبئته من قبل الطالب - صورة من السجل الأكاديمي - صورة من إشعار الطالب الفصلية - صورة من أي قرار يتخذ بحق الطالب).
10. توجيهه المرشد الأكاديمي بحصر المواد المتبقية للطلاب الخريجين ورفعها للجنة حتى يسهل على القسم التنسيق والترتيب قبل بدأيه الفصل الدراسي الذي يتبعه.
11.  توجيهه المرشد الأكاديمي بحصر أسماء الطلاب المتعثرين وعدد المرات التي تم التعثر بها ليتم إرشادهم وتوجيههم إلى مكتب التعزيز العلمي والرقي الفكري بقسم الفيزياء (دروس تقوية).
12. توجيهه المرشد الأكاديمي برفع أسماء الطلاب اللذين لديهم مشاكل يستصعب على المرشد حلها إلى مكتب الإرشاد الأكاديمي بالقسم سواء كانت تعليمية أو اجتماعية أو أخلاقية مما يقلل من تردد الطلاب على عمادة القبول والتسجيل ليتم حلها من قبل القسم، وإذا استصعب حلها يتم إرسالها إلى منسق الكلية لحلها.
13. توجيهه المرشد الأكاديمي إلي تسجيل المقررات للطالب حسب الأنظمة واللوائح وحسب المستويات الدنيا، وكذلك المواد من خارج القسم أولاً.
14. عمل هيكل لبرنامج الإرشاد الأكاديمي وتحديد الوسائل التنفيذية لتحقيقها.
15. تنبيه المرشدين الأكاديميين بعمل لقاءات دورية مع طلابهم مرتين كل فصل دراسي على الأقل حتى يتسنى لهم معرفة سير العملية التعليمية لديهم ومدى تقدمهم ومتابعتهم، وحل المشكلات التي تعيقهم، وكذلك يساعدهم على معرفه الطلاب المتفوقين والموهوبين وتشجيعهم وتحفيزهم وحث الطلاب ذوي المعدلات المنخفضة لرفع مستواهم، وعمل إحصائية لمستوى الطلاب التابعين لهم (نسبة التفوق - نسبة المعدلات المتوسطة -نسبة التعثر والأسباب التابعة لها)، بالإضافة إلى المقترحات التي يراها فعالة للارتقاء لمستوى أفضل.
16. إرشاد الطلاب بأهمية المرشد الأكاديمي.
17. تزويد المرشد الأكاديمي بالأوراق الهامة والنماذج الضرورية التي يحتاجها لأداء مهمته بالشكل الصحيح.
18. متابعة سجلات الطالب الأكاديمي الذي يعاني من مشاكل سواء كان مفصول أكاديمياً أو متعثراً أو غير منتظم بخطته الدراسية.
19. إعداد الاستبانات والإحصائيات اللازمة في تطور سير عملية الإرشاد بالشكل الصحيح.