اللجان التنظيمية (ORGANIZING COMMITTEES)

٣. لجنة التنظيم والإستقبال

أعضاء اللجنة:

مهام اللجنة:

• التخطيط والإعداد لحفل الافتتاح والحفل الختامي بالتنسيق مع العلاقات العامة بالجامعة.
• المتابعة الميدانية للعمل.
• التنظيم داخل المقر قبل وأثناء عقد المؤتمر.  
• تحديد الطاقة الاستيعابية لمقر المؤتمر.
• إعداد قائمة الحضور والمدعوين من داخل وخارج المملكة.
• إرسال بطاقات الدعوة للمدعوين.
• اعداد وإرسال خطابات للمراسلات داخل الجامعة لتفعيل جميع التنظيمات الخاصة بمقر المؤتمر بالتنسيق مع اللجنة التنفيذية للمؤتمر.
• تنسيق استقبال الضيوف يوم الافتتاح وتنظيم قاعة الاستقبال وتحديد أماكن جلوسهم بالقاعة.
• إعداد البيانات الخاصة بالتسجيل وتوثيقها.
• الإشراف على التسجيل.
• عمل اللوحات الارشادية للمواقع المختلفة في المؤتمر.
• التواجد داخل القاعة لتنظيم الحضور.
• توزيع الحقائب والمطبوعات للمشاركين وبرنامج المؤتمر.
• مساعدة المشاركين على الدخول والخروج.
• تسجيل وتسليم البطاقات والإجابة على الاستفسارات من الحضور.
• التنسيق مع لجنة العلاقات العامة والاعلام لتخصيص سيارات خاصة لنقل المتحدثين الرسميين والمدعوين للمؤتمر من مكان الإقامة إلى مكان انعقاد المؤتمر والعكس. 
• إعداد تقرير أسبوعي قبل انعقاد المؤتمر ورفعه إلى اللجنة التنفيذية للمؤتمر.
• تنسيق توزيع شهادات الشكر للحضور والمشاركين.
• ما يسند إليها من مهام إضافية.