جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مركز الوثائق والاتصالات الإدارية


- 2019/10/27

النبذة والنشأة:

تعد جامعة أم القرى من أعرق الجامعات في الوطن الغالي، والتي انضمت لمنظومة من الصروح العلمية الكثيرة والكبيرة، لتصبح رافداً من روافد التعليم الجامعي، وصرحاً ينتظر منه أبناؤها الكثير لتقدمه لهم.

جاء إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بناءً على موافقة خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود رئيس مجلس الوزراء رئيس مجلس التعليم العالي -رحمه الله- وذلك برقـم م / 55، بتاريخ 23/ 10/ 1409هـ، وبموجب هذا القرار تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة.

يرتبط مركز الوثائق والمحفوظات إدارياً بوكيل الجامعة، ويضم عدة أقسام هي قسم الحفظ المركزي، والذي يهتم بحفظ الوثائق باتباع أفضل وسائل الأمن وقواعد السلامة، وقسم الوثائق يعمل على تجميع الوثائق والأنظمة الحكومية ذات العلاقة بالجامعة، ومتابعة تحديثها بكل أشكالها سواءً كانت ورقية أو مصغرات فلمية أو ميكروفيش، ومسح الأوعية الورقية وتحويلها إلى صيغة رقمية (PDF).

ويهتم قسم الدعم التقني بإعداد النظام الآلي ومتابعته وتخصيص العرض بما يناسب احتياجات كل قسم، وإعداد التقارير المطلوبة بشكلٍ دوري، ومعمل التعقيم والترميم لتعقيم الوثائق بواسطة المواد المتاحة والمخصصة لتعقيم الوثائق، كذلك وحدة التعاون الدولي والاستثمار للتنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتبادل المعلومات والخبرات مع مراكز الوثائق والمحفوظات الوطنية والعربية والدولية، ويضم المركز الشؤون الإدارية التي تُعنى بإرسال واستقبال المعاملات الصادرة للجهات ومتابعتها وحفظها والرد عليها. وقسم المعلومات، ومن مهامه بناء وتحديث قائمة الكلمات المفتاحية وربط البيانات مع بعضها، وقسم الجودة والمعالجة، ويعمل على معاينة المسح الإلكتروني والتحويل الرقمي، ورفع مستوى الخدمات المقدمة من خلال تطبيق مفهوم ومعايير الجودة، كما يضم المركز قسم العلاقات العامة؛ وتتمثل في التواصل مع الجمهور، وتعريفه بسياستها عن طريق شرح المعلومات المتعلقة بها، وذلك بوسائل الاتصال المناسبة.

ونظراً لأهمية الدور الذي يضطلع به المركز، فإنه يسعى إلى تنظيم وحفظ جميع الوثائق والمحفوظات الناتجة عن مزاولة الجامعة لأعمالها بشكل يضمن سلامتها، والمحافظة على سرية المعلومات التي تحتويها، وإتاحتها للمستفيدين وفقاً للأنظمة واللوائح المعتمدة باستخدام التقنية ونظم المعلومات.

 

• مدراء مركز الوثائق والمحفوظات:

المشرف العام: د. عبدالله بن عواض العتيبي (سابقًا)

المشرف العام: د. ناصر البقمي (سابقًا)

المشرف العام: د. مازن بن عمر خيرو (سابقًا)        

المشرف العام: أ. أحمد بن عبدالحميد المعلم (سابقًا)

المشرف العام: أ. رشاد بن عبدالله حلوني (سابقًا)

المشرف العام: أ. عمر بن أحمد بازرعة (سابقًا)         

المدير العام :  أ. عبدالله بن عبدالرحمن السليماني (سابقًا)

المدير العام : أ. أحمد فتحي عبدالملك صبان

 

الرؤية: 

توثيق إنجازات التعاملات الحكومية الذكية لجامعة أم القرى وتطويرها.

 

الرسالة:

تمكين الجميع من استخدام خدمات حكومية فعالة بطريقة آمنة ومتكاملة وسهلة عبر قنوات إلكترونية متعددة.

 

قِيَـــم المركز: 

بناء شراكات متميزة للعمل بروح الفريق.

 

أهداف المركز: 

  1. دعم وتعزيز آلية التحول إلى التعاملات الإلكترونية.
  2. إنشاء مستودع مركزي ورقي ورقمي بمبنى مركز الوثائق والاتصالات الإدارية.
  3. تمكين الجميع من استخدام خدمات حكومية فعالة بطريقة آمنة ومتكاملة وسهلة عبر قنوات إلكترونية متعددة.
  4. تطبيق الحكومة الإلكترونية في القطاع الحكومي.
  5. توفير نسخ رقمية وبناء قواعد بيانات لأعمال جامعة أم القرى.
  6. التحول من الوسائل التقليدية إلى الإلكترونية لتسهيل الوصول إلى المحتوى الرقمي.
  7. إرساء قواعد نظامية موحدة لاستخدام التعاملات والتوقيعات الإلكترونية، وتسهيل تطبيقها.
  8. توفير إحصائيات حول الوثائق والتعاملات الإلكترونية.
  9. تطبيق معايير الجودة على أنظمة الاتصالات والوثائق.
  10. إتاحة الوصول إلى الخدمات للجميع وفي أي وقت بدون استثناء ومن أي مكان.
  11. رفع الوعي بأهمية الوثائق والتعاملات الإلكترونية.
  12. توفير البيئة المشجعة لبناء وصناعة التعاملات الإلكترونية.
  13. تعزيز الشفافية والتشجيع على المشاركة المجتمعية الإلكترونية.

 

مهام المركز:

  1. المحافظة على الوثائق النادرة وسريعة التلف في شكلها النهائي.
  2. استلام جميع المعاملات والمكاتبات الواردة، وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات الإدارية المختصة.
  3. فهرسة، وحفظ، وتوثيق كافة الوثائق والمعاملات والمراسلات الواردة والصادرة من الإدارة العامة وإليها، وكذلك المطبوعات والنشرات الدورية والمواد البريدية الأخرى، وذلك وفق نظام يسهل العودة إليها عند الحاجة.
  4. تقديم خدمات أفضل وأكثر فعالية.
  5. توفير المعلومات والبيانات عن الوثائق للمستفيدين من داخل الجامعة وخارجها.
  6. التعامل مع تطبيقات المعلومات الإلكترونية ومفاهيمها الجديدة.
  7. تقديم الدورات المناسبة لإنجاح الرقمنة.
  8. أتمته وثائق الجامعة.
  9. تعزيز المركز بالخبراء والمتخصصين في مجال الوثائق والمحفوظات.
  10. إتاحة الوثائق الرقمية للباحثين وفق الضوابط والإجراءات.
  11. يعتبر المركز حلقة الوصل بين الجامعة والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
  12. الرد على استفسارات المراجعين وتوجيههم.
  13. الرصد التاريخي لنشأة الجهاز وأنظمته ولوائحه وخططه وبرامجه ومشاريعه وتنظيماته الإدارية والإجرائية.
جار التحميل