جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مهام مساعِدة مدير مركز الاتصالات الإدارية


- 2020/08/27

مهام مساعِدة مدير المركز:

  1. مراجعة بيانات المعاملات الإدارية الجديدة.
  2. الإشراف الفني على الوحدات التي تعتني بالمعاملات الإدارية، وإرسالها إلى الجهات الداخلية والخارجية.
  3. متابعة تطبيق خطة التصنيف والترميز.
  4. الإشراف الفني على الوحدات التي تعتني بالوثائق، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز.
  5. القيام بمهام مدير مركز الوثائق والاتصالات الإدارية في حال عدم تواجد المدير.

الدليل الإجرائي:

  1. متابعة الجدول الزمني لأعمال المركز وأنشطته خلال العام.
  2. الإشراف والمتابعة على تنفيذ المهام الموكلة من مدير المركز.
  3. تحديد الاحتياجات الفنية والإدارية من الوحدات التي تعتني بالمعاملات الإدارية والوحدات التي تعتني بالوثائق.
  4. استقبال وإرسال الفاكسات.
  5. متابعة تنفيذ طلبات المنسوبين والمواطنين.
  6. توجيه المراسلين لاستلام وتسليم البريد للجهات المعنية.
  7. الإشراف على بيانات استلام المعاملات، والتأكد من كتابة اسم المستلم وتوقيعه.
  8. الإشراف على تحديث قائمة الكلمات المفتاحية لربط البيانات، بناءً على محتويات الوثائق والمعاملات الإدارية.
  9. متابعة تنفيذ إرساليات الوعي الوثائقي بين العاملين بالمركز بشكل خاص والجامعة بشكل عام.
  10. مراجعة البيانات المدخلة (التقارير الطبية) من قبل قسم التعاملات الإلكترونية، وتجهيزها لمدير المركز.
  11. استلام المعاملات الإدارية الواردة لمركز الوثائق والاتصالات الإدارية شطر الطالبات.

مساعدة مدير المركز:

اسم الموظف التحويلة البريد الإلكتروني

فدوى علي علي نازرة

7412 [email protected]
جار التحميل