جامعة أم القرى
مهام مساعِدة مدير إدارة الاتصالات الإدارية
مهام مساعِدة مدير المركز:
- مراجعة بيانات المعاملات الإدارية الجديدة.
- الإشراف الفني على الوحدات التي تعتني بالمعاملات الإدارية، وإرسالها إلى الجهات الداخلية والخارجية.
- متابعة تطبيق خطة التصنيف والترميز.
- الإشراف الفني على الوحدات التي تعتني بالوثائق، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز.
- القيام بمهام مدير مركز الوثائق والاتصالات الإدارية في حال عدم تواجد المدير.
الدليل الإجرائي:
- متابعة الجدول الزمني لأعمال المركز وأنشطته خلال العام.
- الإشراف والمتابعة على تنفيذ المهام الموكلة من مدير المركز.
- تحديد الاحتياجات الفنية والإدارية من الوحدات التي تعتني بالمعاملات الإدارية والوحدات التي تعتني بالوثائق.
- استقبال وإرسال الفاكسات.
- متابعة تنفيذ طلبات المنسوبين والمواطنين.
- توجيه المراسلين لاستلام وتسليم البريد للجهات المعنية.
- الإشراف على بيانات استلام المعاملات، والتأكد من كتابة اسم المستلم وتوقيعه.
- الإشراف على تحديث قائمة الكلمات المفتاحية لربط البيانات، بناءً على محتويات الوثائق والمعاملات الإدارية.
- متابعة تنفيذ إرساليات الوعي الوثائقي بين العاملين بالمركز بشكل خاص والجامعة بشكل عام.
- مراجعة البيانات المدخلة (التقارير الطبية) من قبل قسم التعاملات الإلكترونية، وتجهيزها لمدير المركز.
- استلام المعاملات الإدارية الواردة لمركز الوثائق والاتصالات الإدارية شطر الطالبات.
مساعدة مدير المركز:
