آلية التأمين عن طريق المنافسات العامة:

ويتم ذلك عن طريقين هما :

أ. الإعلان عبر الوسائل الإعلامية :

عند رغبة أي من قطاعات الجامعة في تأمين مستلزماتها واحتياجاتها والتي تتجاوز قيمتها أكثر من مليون ريال، أو تكون ضمن الأعمال التي نص نظام المشتريات والمنافسات الحكومية ولائحته التنفيذية على عدم استثنائها من أسلوب الشراء المباشر، تتولى إدارة المشتريات والمناقصات استكمال إجراءات الإعلان عنها وفق الآتي:

1. استلام كافة وثائق مشروع المنافسة من الجهة المشرفة على المشروع، وإعداد النسخ الكافية من كراسات الشروط والمواصفات، وإصدار التعميدات اللازمة للإعلان عن المنافسة في الجريدة الرسمية، وصحيفتين محليتين، وكذلك في الموقع الرسمي للجامعة على الشبكة العنكبوتية، وفي موقع جريدة أم القرى، وتزويد مجلس الغرف التجارية الصناعية بنسخة من الإعلان بصيغة إلكترونية، وذلك بعد تحديد موعد بدء بيع وثائق المنافسة وموعد فتح المظاريف .

2. متابعة الإعلان عنها في الصحف المحلية والمواقع الإلكترونية، وحفظ نسخ منها في ملف وثائق المنافسة، وإعداد أوامر صرف مستحقات تلك الصحف .
3. استقبال ممثلي الشركات والمؤسسات الراغبة في دخول المنافسة على المشروع لتزويدهم بنسخة من كراسة الشروط والمواصفات بعد التأكد من تسديد الرسوم المستحقة على ذلك .
4. استلام العطاءات المقدمة للمشروع، وعرضه على اللجنة الدائمة لفتح المظاريف في الموعد المحدد لفتح المظاريف، وإعداد المحاضر اللازمة لذلك .
5. استلام الضمانات البنكية الابتدائية وإحالتها للإدارة العامة للشؤون المالية وفق المتبع نظاماً .
6. إحالة محاضر لجنة فتح المظاريف وكافة وثائق المنافسة للجهة المشرفة على المشروع لعرضه على اللجنة الفنية لتحليل العروض .
7. استلام كافة وثائق المنافسة من اللجنة الدائمة لتحليل العروض (البت) بعد انتهاء أعمال اللجنة .
8. إعداد خطابات الترسية اللازمة على الشركات والمؤسسات التي تمت الترسية عليها.
9. استلام الضمانات النهائية من الشركات والمؤسسات التي تمت الترسية عليها، وإحالتها للإدارة العامة للشؤون المالية .
10. إحالة كامل وثائق المنافسة لوحدة العقود بالجامعة لإعداد العقود اللازمة .
11. متابعة توقيع العقد من الطرفين (الشركة أو المؤسسة ومعالي مدير الجامعة).
12. مخاطبة الجهة المشرفة على التنفيذ وتزويدهم بنسخة من العقد لإعداد محضر بدء العمل .
13. مخاطبة الجهات الموضحة أدناه، وتزويدهم بنسخة من العقد، وهي كل من :
    أ‌. مصلحة الزكاة والدخل .
    ب‌. المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية .
    جـ. الغرفة التجارية الصناعية .
    د. مركز المعلومات بمجلس الغرف التجارية الصناعية .
14. استكمال كامل ملف وثائق المنافسة وفهرسته، وإرساله للمكتب الإشرافي لديوان المراقبة العامة بالجامعة مع صورة من الخطاب الذي تم إعداده مرفقاً به كامل تفاصيل المنافسة، مع تزويد فرع ديوان المراقبة العامة بمنطقة مكة المكرمة بأصل الخطاب .

ب - المنافسة عن طريق دعوة الجهات المختصة :

وفي هذه الحالة يتم اتباع الآلية المعمول بها في الفقرة (أ) عدا الإعلان في الصحف المحلية، حيث يتم بدلاً عن ذلك توجيه الدعوة لعدد من المؤسسات والشركات والمكاتب المتخصصة، وبما لا يقل عن خمس جهات للدخول في المنافسة العامة، وهذا الإجراء يشمل فقط الآتي :

• الأسلحة والمعدات العسكرية وقطع غيارها بالشراء مباشرة من الشركات المنتجة، ويتم اختيار أفضل العروض بما يحقق المصلحة العامة من قبل لجنة وزارية تكوّن بأمر ملكي لهذا الغرض من ثلاثة أعضاء على الأقل، إضافة إلى رئيسها ثم تعرض توصياتها على رئيس مجلس الوزراء للموافقة عليها .

• الأعمال الاستشارية والفنية والدراسات ووضع المواصفات والمخططات والإشراف على تنفيذها وخدمات المحاسبين والمحامين والمستشارين القانونيين، عن طريق دعوة خمسة مكاتب متخصصة من المرخص لها بممارسة هذه الأعمال على الأقل ليقدم كل منهم عرضه خلال مدة تحددها الجهة، وتتم الترسية وفقاً لأحكام المادة السادسة عشرة من هذا النظام .
• قطع غيار الآلات الميكانيكية والكهربائية والإلكترونية والمعدات، عن طريق دعوة ثلاثة متخصصين على الأقل ليقدم كل منهم عرضه خلال مدة تحددها الجهة، ويكون الوزير المختص أو رئيس الدائرة المستقلة لجنة الفحص هذه العروض ويختار أفضلها .
• السلع أو الإنشاءات أو الخدمات التي لا تتوافر إلا لدى متعهد أو مقاول أو منتج واحد ولم يكن لها بديل مقبول، يتم توفيرها بالشراء المباشر بعد موافقة الوزير المختص أو رئيس الدائرة المستقلة، وفقاً للإجراءات الموضحة في اللائحة التنفيذية .
• المستلزمات الطبية المطلوبة عاجلاً في حالات ظهور أوبئة .

آلية التأمين المباشر:

1. عند رغبة أي من قطاعات الجامعة في تأمين مستلزماتها واحتياجاتها العاجلة؛ والتي تقدر قيمتها أقل من مليون ريال؛ فتتولى إدارة المشتريات والمناقصات استكمال إجراءات التأمين وفق الآتي:
2.  بعد استلام طلب الجهة مرفقاً به بيان تفصيلي بالأعيان المطلوب تأمينها وتوريدها محتوياً على الكميات والمواصفات والمقاييس والأبعاد بصفة دقيقة وفقاً للنماذج المتوفرة على الموقع الإلكتروني لإدارة المشتريات والمناقصات، وأن يكون موقعاً من قبل الفريق الفني وصاحب الصلاحية في الجهة الطالبة، وكذلك مرفقاً به إفادة الجهة المختصة بعدم توفر الأعيان المطلوبة لديهم مثل (عمادة تقنية المعلومات - إدارة المستودعات - مركز الوسائل وتقنيات التعليم والتلفزيون التعليمي - الإدارة العامة للتشغيل والصيانة - مطابع الجامعة) وذلك حسب نوعية الأعيان المطلوبة .
3. تتم مخاطبة الشركات والمؤسسات المتخصصة في الأعيان المطلوب توفيرها للتقدم بعروضهم وفق المتبع نظاماً .
4. تتم مراجعة كامل وثائق المعاملة من قبل المختصين بإدارة المشتريات والمناقصات وفقاً لما نص عليه نظام المنافسات والمشتريات الحكومية واللائحة التنفيذية له .
5. يتم تحديد موعد لانعقاد اللجنة الدائمة لتحليل واختيار العرض المناسب المشكلة بقرار معالي مدير الجامعة رقم 55845، وتاريخ 3/4/1435هـ، ودعوة أعضائها من قبل إدارة المشتريات والمناقصات وذلك لدراسة العروض المقدمة واتخاذ القرار المناسب حيالها .
6. في حال اكتمال وثائق المعاملة ومطابقتها للأنظمة والتعليمات فتتم إحالتها للإدارة العامة للشئون المالية للارتباط عليها وفق المتبع نظاماً وفي ضوء المتوفر من الاعتمادات المالية في البنود المخصصة للأعيان المطلوبة .
7. تتولى إدارة المشتريات والمناقصات إعداد التعميد اللازم في حال كون المبلغ المرتبط به أقل من (300.000) ثلاثمائة ألف ريال، وفي حال كون المبلغ المرتبط به يتجاوز هذا المبلغ وأقل من (1.000.000) مليون ريال فيتم إعداد العقد اللازم وفق المتبع نظاماً .
8. يتم إشعار الجهة الطالبة والجهات المختصة بنسخة من التعميد أو العقد لاستكمال اللازم حيال متابعة المؤسسة أو الشركة المتعاقد معها لتأمين وتوريد الأعيان المطلوبة من قبل الجهة الطالبة.
9. يتم إعداد محاضر الاستلام وفق النموذج رقم (3)، وإرفاق خطاب المطالبة والفواتير المقدمة من المؤسسة أو الشركة وذلك من قبل الجهة الطالبة، إضافة إلى محضر إنجاز في حال كون الأعيان المطلوبة تستلزم تركيبها وإرسالها بخطاب رسمي لإدارة المشتريات والمناقصات لاستكمال الإجراءات اللازمة حيال إعداد أوامر الصرف، وإرسالها للإدارة العامة للشؤون المالية.