منظومة أرشفة وإدارة السجلات الورقية
في الشؤون الإدارية والمالية وسكرتارية الأقسام
المشرف العام ورئيس قسم المعلومات والخدمات العلمية
الدكتور/ محمد بن صديق عمر نجوم
تسعى هذه المنظومة إلى أرشفة وإدارة السجلات الورقية والموجودة داخل ملفات الشؤون الإدارية والمالية وسكرتارية الأقسام من خلال إدخالها ومعالجتها إلكترونياً، ومن ثم استرجعها في الوقت المناسب بأقل جهد وتكلفة ممكنه، كما تساهم هذه المنظومة في توفير المساحات داخل المكاتب والمخازن، والوصول إلى المعلومة الصحيحة والدقيقة والمحدثة بمجرد ضغطة زر.
وتشمل أرشفة وإدارة السجلات الرقمية كلا من الشؤون الإدارية والمالية والسكرتارية، وفق الآلية التالي: حصر الملفات الورقية ومعالجتها، تقسيم الملف إلى مجموعات حسب طبيعة موضوعاتها، مسح الملفات الورقية وتحويلها إلى صيغة رقمية PDF عن طريق برنامج Capture Perfect، تخزين نسخة احتياطية من الملفات الرقمية، مراجعة الملفات التي تمت تحويلها إلكترونيا،ً إعادة الملفات الورقية إلى الملفات الأساسية، تخزين الملفات الرقمية في قواعد المعلومات بصيغة PDF.
فريق العمل:
حاكم بن عايض المسعودي تركي بن سعد السويهري نايف بن عمر بشرف
مازن بن عبدالله منشاوي منصور بن أحمد محمد باوزير