يقوم بها السكرتير لإنهاء متطلبات المعاملات ثم إرسالها للرئيس المباشر
الخطوة الأولى : اختيار المعاملة الخطوة الثانية : خاتيار تجهيز الإحالة الخطوة الثالثة : عمل اللازم حيال الرد المطلوب الخطوة الرابعة: اختيار الجهة المرسلة لها المعاملة الخطوة الخامسة: ترحيل تجهيز المعاملة
تخفيف العبء الوظيفي علي الرؤساء بإنهاء كافة المتطلبات اللازمة للمعاملة