استهل المشاركون في الملتقى العلمي السابع عشر الذي تنظمه جامعة أم القرى ممثلة في معهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج والعمرة بفرعه بالمدينة المنورة والمنعقد حالياً في رحاب جامعة طيبة، فعاليات يومهم الثاني بمناقشة أوراق العمل المقدمة في الجلسة العلمية الخامسة للملتقى والتي عقدت برئاسة مدير عام كلية الملك فهد الأمنية اللواء سعد بن عبدالله الخليوي بعنوان "المبادرات والإنجازات في تطوير الخدمات والمرافق"، وخلصت إلى العديد من التوصيات إثر النقاشات التي شهدتها الجلسة، حيث تطرق خلالها وكيل وزارة الحج لشؤون الزيارة محمد بن عبد الرحمن بيجاوي، في ورقة العمل التي طرحها بعنوان (رحلة وكالة وزارة الحج والعمرة  لشؤون الزيارة مع الجودة والتميز المؤسسي لخدمة ضيوف الرحمن) إلى الجهود المبذولة لخدمة ضيوف الرحمن من الحجاج والمعتمرين والزوار وتطبيق معايير الجودة والتميز المؤسسي في التخطيط والتنفيذ والإشراف والمتابعة لمنظومة أعمال لخدمات المقدمة, وما حققته الوكالة من خطط وبرامج ضمن الأهداف الاستراتيجية لها وتوثيق إجراءات العمل بطريقة معيارية ومؤشرات الاداء بما يساهم في رفع الكفاءة المؤسسية، وما تضمنته الخطة من أهداف تشغيلية ومبادرات، مشيراً إلى أنه تم انجاز ما نسبته 82 %.

فيما عرض الباحثون معاذ عبدالله عتيق الحربي، وعوض الحيسوني، وثامر محمد الحربي، وعبدالعزيز عوض الحربي، من وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي خلال ورقة علمية بعنوان (مشروع خادم الحرمين الشريفين للترجمة الفورية) الدور الفاعل للترجمة الفورية للخطب والدروس العلمية في المسجد الحرام والمسجد النبوي إلى سبع لغات، فضلاً عن ترجمة الكتيبات والمطويات العلمية، والمحتويات المعروضة على الشاشات الإلكترونية واللوحات الإعلامية إلى اللغات السبع المعتمدة (الإنجليزية - الفرنسية – الأردية -  والإندونيسية – الفارسية – والتركية - ولغة الهوسا).

ونوهوا إلى أن هذا المشروع الرائد شهد تطوراً متلاحقاً خلال السنوات الماضية منذ انطلاقه في عام 1435هـ.

وأوضح العقيد دكتور خالد بن مريشد العتيبي، من الإدارة العامة للسلامة بمديرية الدفاع المدني بمنطقة المدينة المنورة خلال مشاركته بورقة علمية عنوانها (فاعلية التخطيط الوقائي لأعمال الدفاع المدني في المدينة المنورة وفي الحج) أن التخطيط الوقائي يتناسب مع أعمال الإطفاء والإنقاذ والإسعاف، والسلامة، مشيراً وجود بعض المعوقات، وحاجة الجهود المبذولة في التوعية الوقائية إلى مزيد من الدعم.

وتطرق إلى التوصية بتفعيل دور المكاتب الهندسية والاستشارية والفنية للحماية والوقاية من الحريق حسب المهام الموكلة إليها لتحقيق مستوى أعلى من السلامة، تفعيل وحدات الإحصاء بالإدارات المعنية بالتخطيط وإجراء المزيد من الدراسات عن أسباب الحوادث وتحليلها والتخطيط الوقائي لها، داعياً إلى إعادة النظر في آلية التطوع وتوحيد الجهود وتنظيمها من خلال فرق متخصصة بإشراف الدفاع المدني، ورفع كفاءة المعنيين بالتخطيط وإلحاقهم بدورات متقدمة، والتنسيق مع وزارة الحج والعمرة ووضع خطة استراتيجية في مجال التوعية الوقائية للحجاج بالتنسيق مع بعثات الحج.

وأبرز الباحث مشبب عبدالله آل رمان من خلال من الأمن العام، ورقة عمل بعنوان (دور القوة الخاصة لأمن المسجد الحرام في خدمة ضيوف الرحمن)، جهود القوة الخاصة في توفير الأمن والطمأنينة لقاصدي بيت الله الحرام في جميع الأوقات، مبيناً استناده إلى ثلاثة محاور تتضمن المحور الأمني والتنظيمي والإنساني.

ولفت إلى أن القوة الخاصة حظيت بدعم متكامل بشرياً ومادياً وتقنياً من خلال توفير الكادر البشري المؤهل الذي يمتلك المهارة والخبرة على تنظيم دخول المصلين من وإلى الحرم بكل يسر وسهولة.

كما سلط الدكتور عمار بن عبدالله عطار من كلية العلوم الطبية التطبيقية بجامعة أم القرى والمشرف على إدارة التحول المؤسسي "مشروع حرمين" بالرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي من خلال مشاركته بورقة عمل عنوانها (التطوير الاستراتيجي لأدوار الرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي) على إعداد مشروع حرمين خطة استراتيجية طويلة المدى لرئاسة الحرمين لعشر سنوات من 1437هـ إلى 1446هـ، مشيراً إلى أن المشروع يهدف أيضاً إلى وضع خطة تنفيذية مرحلية للسنوات الخمس الأولى من الخطة، تتضمن برامج ومبادرات عملية، منبثقة من الخطة طويلة المدى وتحقق أهدافها، وإيجاد آليات تساعد على المتابعة والمراجعة الدورية.