الرؤية:
رفع مستوى العمل المكتبي بالوحدة والارتقاء به من خلال تطبيق مهارات تنظيمية عالية.
الرسالة:
العمل على اتخاذ أسلوب إداري حديث وبجودة عالية، وذلك من خلال عمل مكتبي متخصص ومهارات أساسية وفق أحدث النظم الحديثة في السكرتارية الحديثة.
الأهداف:
- أن تكون وحدة السكرتارية بمكتب رئيس الجامعة متميزة في الأداء.
- إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت.
- بث روح التعاون الحسن والعلاقة الطيبة للموظفين بالوحدة للتعامل مع المراجعين والزوار لمكتب الرئيس.
- تحسين وتطوير أداء عمل الوحدة والموظفين بها بشكل مستمر.
مهام الوحدة:
- استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة برئيس الجامعة، وتهيئة الاتصالات الهاتفية التي يحتاجها سعادته وفق آلية منظمة.
- الاحتفاظ بالكتب والمواد العلمية والتعاميم التي تتعلق بطبيعة عمل الرئيس بشكل يسهل الوصول إليها.
- التنسيق والمتابعة والتحضير للاجتماعات التي ينبغي حضورها من قبل الرئيس، والتأكد من أن قاعة الاجتماعات مزودة بكافة التسهيلات والمتطلبات التي تحتاجها هذه الاجتماعات.
- توفير جميع الأدوات المكتبية والأجهزة وكل ما له علاقة بمكتب الرئيس.
- متابعة تأمين كل ما يتعلق بأمور الضيافة.
- استقبال كبار الشخصيات والمسئولين والمراجعين والزوار الذين يرغبون في مقابلة الرئيس وفق برنامج المواعيد المحدد مسبقاً أو حسب توجيه سعادته.
- التنسيق بخصوص مواعيد اجتماعات اللجان والمجالس الخاصة برئيس الجامعة وفقاً للآلية المتبعة أو وفقاً لتوجيهات سعادته.
- تنظيم دخول المعاملات التي تعرض على رئيس الجامعة طبقاً لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها بناءً على توجيهات مدير عام المكتب.
- تسجيل المواعيد واللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم خلال ذلك، وإطلاع الرئيس بشكل مستمر على المواعيد واللقاءات التي سوف تتم خلال الأسبوع القادم كحد أدنى.
- توثيق الموضوعات أو التقارير التي يتطلب عرضها على رئيس الجامعة خلال مواعيد معينة والاتصال بالأشخاص المعنيين بذلك.
- المشاركة في إعداد التهاني أو الردود عليها، وعرضها على مدير عام المكتب وإرسالها طبقاً لتوجيهات الرئيس.
- العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات رئيس الجامعة.
- التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بالجامعة بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب رئيس الجامعة.
- التنسيق مع كل من (إدارة المركز الإعلامي وإدارة الأمن الجامعي وأي إدارة أخرى بالجامعة) بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب الرئيس.
- المشاركة في إعداد النشرات والكتيبات والأفلام التي تهدف إلى تعريف المستفيدين بما يقدمه مكتب الرئيس من خدمات وما يبذل من جهود لخدمتهم.
