جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة السكرتارية


- 2019/09/05

الرؤية :

رفع مستوى العمل المكتبي بالوحدة والارتقاء به من خلال تطبيق مهارات تنظيمية عالية.

​​​​الرسالة :

العمل على اتخاذ أسلوب إداري حديث وبجودة عالية، وذلك من خلال عمل مكتبي متخصص ومهارات أساسية وفق أحدث النظم الحديثة في السكرتارية الحديثة.

الأهداف :

  1. أن تكون وحدة السكرتارية بمكتب مدير الجامعة متميزة في الأداء.
  2. إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت.
  3. بث روح التعاون الحسن والعلاقة الطيبة للموظفين بالوحدة للتعامل مع المراجعين والزوار لمكتب معالي المدير.
  4. تحسين وتطوير أداء عمل الوحدة والموظفين بها بشكل مستمر.

مهام الوحدة :

  • استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بمعالي المدير، وتهيئة الاتصالات الهاتفية التي يحتاج معاليه وفق آلية منظمة.
  • الاحتفاظ بالكتب والمواد العلمية والتعاميم التي تتعلق بطبيعة عمل معالي المدير بشكل يسهل الوصول إليها.
  • التنسيق والمتابعة والتحضير للاجتماعات التي ينبغي حضورها من قبل معالي المدير، والتأكد من أن قاعة الاجتماعات مزودة بكافة التسهيلات والمتطلبات التي تحتاجها هذه الاجتماعات.
  • توفير جميع الأدوات المكتبية والأجهزة وكل ما له علاقة بمكتب معالي المدير.
  • متابعة تأمين كل ما يتعلق بأمور الضيافة.
  • استقبال كبار الشخصيات والمسئولين والمراجعين والزوار الذين يرغبون في مقابلة معالي المدير وفق برنامج المواعيد المحدد مسبقاً أو حسب توجيه معاليه.
  • التنسيق بخصوص مواعيد اجتماعات اللجان والمجالس الخاصة بمعالي المدير وفقاً للآلية المتبعة أو وفقاً لتوجيهات معاليه.
  • تنظيم دخول المعاملات التي تعرض على معالي المدير طبقاً لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها بناء على توجيهات سعادة المشرف العام وسعادة مدير عام المكتب.
  • تسجيل المواعيد واللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم خلال ذلك، وإطلاع معالي المدير بشكل مستمر على المواعيد واللقاءات التي سوف تتم خلال الأسبوع القادم كحد أدنى.
  • توثيق الموضوعات أو التقارير التي يتطلب عرضها على معالي المدير خلال مواعيد معينة والاتصال بالأشخاص المعنيين بذلك.
  • المشاركة في إعداد التهاني أو الردود عليها، وعرضها على سعادة المشرف العام أو سعادة مدير عام المكتب وإرسالها طبقاً لتوجيهات معالي المدير.
  • العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات معالي المدير.
  • التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بالجامعة بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب معالي المدير.
  • التنسيق مع كل من (إدارة المركز الإعلامي وإدارة الأمن الجامعي وأي إدارة أخرى بالجامعة) بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب معالي المدير.
  • المشاركة في إعداد النشرات والكتيبات والأفلام التي تهدف إلى تعريف المستفيدين بما يقدمه مكتب معالي المدير من خدمات وما يبذل من جهود لخدمتهم.

البريد الإلكتروني:  [email protected]

جار التحميل