جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة السكرتارية


- 2020/10/24

الرؤية:

رفع مستوى العمل المكتبي بالوحدة والارتقاء به من خلال تطبيق مهارات تنظيمية عالية.

​​​​الرسالة:

العمل على اتخاذ أسلوب إداري حديث وبجودة عالية، وذلك من خلال عمل مكتبي متخصص ومهارات أساسية وفق أحدث النظم الحديثة في السكرتارية الحديثة.

الأهداف:

  1. أن تكون وحدة السكرتارية بمكتب رئيس الجامعة متميزة في الأداء.
  2. إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت.
  3. بث روح التعاون الحسن والعلاقة الطيبة للموظفين بالوحدة للتعامل مع المراجعين والزوار لمكتب الرئيس.
  4. تحسين وتطوير أداء عمل الوحدة والموظفين بها بشكل مستمر.

مهام الوحدة:

  • استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة برئيس الجامعة، وتهيئة الاتصالات الهاتفية التي يحتاجها سعادته وفق آلية منظمة.
  • الاحتفاظ بالكتب والمواد العلمية والتعاميم التي تتعلق بطبيعة عمل الرئيس بشكل يسهل الوصول إليها.
  • التنسيق والمتابعة والتحضير للاجتماعات التي ينبغي حضورها من قبل الرئيس، والتأكد من أن قاعة الاجتماعات مزودة بكافة التسهيلات والمتطلبات التي تحتاجها هذه الاجتماعات.
  • توفير جميع الأدوات المكتبية والأجهزة وكل ما له علاقة بمكتب الرئيس.
  • متابعة تأمين كل ما يتعلق بأمور الضيافة.
  • استقبال كبار الشخصيات والمسئولين والمراجعين والزوار الذين يرغبون في مقابلة الرئيس وفق برنامج المواعيد المحدد مسبقاً أو حسب توجيه سعادته.
  • التنسيق بخصوص مواعيد اجتماعات اللجان والمجالس الخاصة برئيس الجامعة وفقاً للآلية المتبعة أو وفقاً لتوجيهات سعادته.
  • تنظيم دخول المعاملات التي تعرض على رئيس الجامعة طبقاً لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها بناءً على توجيهات مدير عام المكتب.
  • تسجيل المواعيد واللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم خلال ذلك، وإطلاع الرئيس بشكل مستمر على المواعيد واللقاءات التي سوف تتم خلال الأسبوع القادم كحد أدنى.
  • توثيق الموضوعات أو التقارير التي يتطلب عرضها على رئيس الجامعة خلال مواعيد معينة والاتصال بالأشخاص المعنيين بذلك.
  • المشاركة في إعداد التهاني أو الردود عليها، وعرضها على مدير عام المكتب وإرسالها طبقاً لتوجيهات الرئيس.
  • العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات رئيس الجامعة.
  • التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بالجامعة بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب رئيس الجامعة.
  • التنسيق مع كل من (إدارة المركز الإعلامي وإدارة الأمن الجامعي وأي إدارة أخرى بالجامعة) بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب الرئيس.
  • المشاركة في إعداد النشرات والكتيبات والأفلام التي تهدف إلى تعريف المستفيدين بما يقدمه مكتب الرئيس من خدمات وما يبذل من جهود لخدمتهم.

البريد الإلكتروني:  [email protected]

جار التحميل