جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة السكرتارية


- 2020/05/12

الرؤية:

رفع مستوى العمل المكتبي بالوحدة والارتقاء به من خلال تطبيق مهارات تنظيمية عالية.

​​​​الرسالة:

العمل على اتخاذ أسلوب إداري حديث وبجودة عالية، وذلك من خلال عمل مكتبي متخصص ومهارات أساسية وفق أحدث النظم الحديثة في السكرتارية الحديثة.

الأهداف:

  1. أن تكون وحدة السكرتارية بمكتب رئيس الجامعة متميزة في الأداء.
  2. إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت.
  3. بث روح التعاون الحسن والعلاقة الطيبة للموظفين بالوحدة للتعامل مع المراجعين والزوار لمكتب معالي الرئيس.
  4. تحسين وتطوير أداء عمل الوحدة والموظفين بها بشكل مستمر.

مهام الوحدة:

  • استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بمعالي الرئيس، وتهيئة الاتصالات الهاتفية التي يحتاجها معاليه وفق آلية منظمة.
  • الاحتفاظ بالكتب والمواد العلمية والتعاميم التي تتعلق بطبيعة عمل معالي الرئيس بشكل يسهل الوصول إليها.
  • التنسيق والمتابعة والتحضير للاجتماعات التي ينبغي حضورها من قبل معالي الرئيس، والتأكد من أن قاعة الاجتماعات مزودة بكافة التسهيلات والمتطلبات التي تحتاجها هذه الاجتماعات.
  • توفير جميع الأدوات المكتبية والأجهزة وكل ما له علاقة بمكتب معالي الرئيس.
  • متابعة تأمين كل ما يتعلق بأمور الضيافة.
  • استقبال كبار الشخصيات والمسئولين والمراجعين والزوار الذين يرغبون في مقابلة معالي الرئيس وفق برنامج المواعيد المحدد مسبقاً أو حسب توجيه معاليه.
  • التنسيق بخصوص مواعيد اجتماعات اللجان والمجالس الخاصة بمعالي الرئيس وفقاً للآلية المتبعة أو وفقاً لتوجيهات معاليه.
  • تنظيم دخول المعاملات التي تعرض على معالي الرئيس طبقاً لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها بناءً على توجيهات سعادة المشرف العام وسعادة مدير عام المكتب.
  • تسجيل المواعيد واللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم خلال ذلك، وإطلاع معالي الرئيس بشكل مستمر على المواعيد واللقاءات التي سوف تتم خلال الأسبوع القادم كحد أدنى.
  • توثيق الموضوعات أو التقارير التي يتطلب عرضها على معالي الرئيس خلال مواعيد معينة والاتصال بالأشخاص المعنيين بذلك.
  • المشاركة في إعداد التهاني أو الردود عليها، وعرضها على سعادة المشرف العام أو سعادة مدير عام المكتب وإرسالها طبقاً لتوجيهات معالي الرئيس.
  • العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات معالي الرئيس.
  • التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بالجامعة بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب معالي الرئيس.
  • التنسيق مع كل من (إدارة المركز الإعلامي وإدارة الأمن الجامعي وأي إدارة أخرى بالجامعة) بما يتعلق بالاستضافات الخاصة بمكتب معالي الرئيس.
  • المشاركة في إعداد النشرات والكتيبات والأفلام التي تهدف إلى تعريف المستفيدين بما يقدمه مكتب معالي الرئيس من خدمات وما يبذل من جهود لخدمتهم.

البريد الإلكتروني:  [email protected]

جار التحميل