الرؤية:
تيسير جميع الوظائف والمهام الفنية والإدارية المناطة بتنفيذها الوحدة ومتابعة كل معاملة من المعاملات سواء الصادرة للمكتب أو الواردة له، وأرشفتها بشكل يسهل متابعتها والوقوف على مصير أي معاملة من المعاملات .
الرسالة:
تصدير المعاملات وتوريدها وأرشفتها، وذلك من خلال آلية عمل منظمة تسهل من الرجوع لأي معاملة إن دعت الحاجة إلى ذلك.
الأهداف:
- أن تكون وحدة الاتصالات الإدارية بمكتب رئيس الجامعة متميزة في الأداء.
- تحسين وتطوير أداء عمل الوحدة بشكل مستمر.
مهام الوحدة:
- تصدير المعاملات بعد التأكد من اعتمادها وتسجيلها وتصويرها.
- استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة لمكتب رئيس الجامعة واستلامها، واستكمال إجراءات قيدها وتسليمها لمدير عام المكتب.
- متابعة وتوزيع المراسلات داخل المكتب وخارجه.
- حفظ واسترجاع الوثائق الخاصة بمكتب رئيس الجامعة باستخدام التقنيات الحديثة.
- أرشفة وحفظ المعاملات والمكاتبات.
- إحالة ملفات الموضوعات المؤقتة التي انتهت معالجتها وفق النماذج المخصصة لذلك إلى جهات الاختصاص.
- حفظ القرارات والأنظمة والتعاميم في الملفات وأرشفتها.
- إحالة ملاحظات رئيس الجامعة لوحدة المتابعة بعد استلامها من قبل مدير عام المكتب.
- استقبال الطلبات لطلب المعاملات من الإدارات المختصة بالجامعة وكذلك الوحدات المختلفة بالمكتب العام، حتى يتسنى لرئيس الوحدة بتوفيرها وعرضها على مدير عام المكتب لأخذ التوجيه.
- إحالة المعاملات للجهة طالبة المعاملة لاستكمال إجراءات المعاملات، بعد اعتماد الطلب من مدير عام المكتب.
- حفظ المعاملات وأرشفتها للرجوع لها متى دعت الحاجة إلى ذلك.
