وحدة الجــــودة:
الرؤية:
توضيح السياسات والإجراءات لدى مكتب رئيس الجامعة، وذلك من خلال الرقابة الممنهجة في كافة العمليات والممارسات، وتحسين الأداء لضمان مستويات عالية من الجودة.
الرسالة:
نشر مفاهيم وثقافة الجودة على مستوى الوحدات بالمكتب وكافة منسوبي المكتب.
الأهداف:
- تأسيس وتفعيل نظام إدارة الجودة بالمكتب.
- توفير الخدمات التي تلبي احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة.
- تسهيل الفرص لتعزيز رضا المستفيد.
- معالجة المخاطر من خلال وضع الحلول المناسبة لذلك.
المهام الرئيسية والمسؤوليات:
- ضبط ومراقبة الجودة بالمكتب، ومتابعة جميع الوحدات بتنفيذ المعايير والنظم والتعليمات الخاصة بالجودة.
- إعداد التخطيط والمبادرات وتطبيق التحسينات لزيادة كفاءة العمليات، وضمان تطوير عمليات المكتب والوحدات التابعة له، ورفع كفاءة المنسوبين لتحقيق الأهداف المرجوة من تطبيق نظام إدارة الجودة.
- تأهيل المكتب للحصول على الاعتمادات المحلية والخارجية في مجال الجودة والتميز المؤسسي وصيانتها والحفاظ عليها.
- المشاركة في تنفيذ المشاريع الخاصة في مجال الجودة والتطوير والتميز المؤسسي.
- الإشراف على تنفيذ النظم والتعليمات الخاصة بضبط ومراقبة الجودة والتميز المؤسسي بالمكتب.
- تقديم المعلومات والإرشادات اللازمة لتطبيق معايير الجودة والتميز المؤسسي بالمكتب.
- تنفيذ عدد من التقييمات الذاتية للمكتب طبقاً لمعايير الجودة والتميز المؤسسي للوقوف على أهم نقاط القوة وأهم فرص التحسين بالمكتب.
- المشاركة في وضع جدول زمني لزيارة المستشارين والمختصين وهيئات الاعتماد للجودة.
- المشاركة في إعداد الخطط الدورية التنفيذية لجميع وحدات المكتب.
- المشاركة والإشراف على عملية التدقيق الداخلي الدوري حسب خطة التدقيق الداخلي.
- وضع جدول التدقيق الداخلي ومراجعة نتائج التدقيق الداخلي وحالات عدم المطابقة.
- متابعة الإجراءات التحسينية والتطويرية التي من شأنها تحسين جودة أداء العمل في المكتب.
- المشاركة في تصميم وتطبيق نظام إدارة الأداء للمكتب بهدف قياس الأداء المتعلق بالخدمات والعمليات والجودة.
- المشاركة في وضع خطط ومقترحات تتكفل بتطبيق المواصفات القياسية العالمية في عمليات المكتب والهادفة إلى تطوير وتحسين الأعمال.
- متابعة مؤشرات قياس الأداء KPIs لعمليات المكتب ومراقبتها ضمن الأسس المتفق عليها، والإبلاغ عن أي خروج عنها، والقيام بالتحليل لتشخيص الوضع الراهن واقتراح مواطن التحسين.
- متابعة تطبيق معايير ومؤشرات مستوى أداء عمليات المكتب، ودراسة الثغرات/ الخلل وفقاً للمعايير العالمية.
- المشاركة في تطوير مهارات الموظفين لإكسابهم مهارات عالية تساعدهم في تنفيذ الأعمال والمهام الموكلة إليهم بجودة ودقة عالية.
- الرفع بتقارير إلى الإدارة العليا للمكتب عن أداء نظام إدارة الجودة والتميز المؤسسي وعن أية احتياجات مطلوبة للتحسين والتطوير.
- ضمان أن الإجراءات العامة المطلوبة لنظام إدارة الجودة في المكتب قد تم تأسيسها وتطبيقها، والمحافظة عليها.
- ضمان حسن إدراك متطلبات المستفيد خلال نطاق المكتب.
- التأكد من توزيع الوثائق المقيدة الحديثة للإدارات والوحدات بالمكتب.
- المشاركة في تحليل التقارير الواردة لوحدة الجودة، وإعداد الإجراءات التصحيحية والوقائية للسلبيات التي تتضمنها.
- تقديم المقترحات والاستشارات حول استراتيجيات وأولويات المكتب لتحسين الجودة.
- العمل على تنمية وبناء روح الفريق الجماعي بين منسوبي المكتب.
- إعداد التقارير الدورية عن إنجازات وحدة الجودة، وتقديم الاقتراحات اللازمة لتطويرها.
- الإسهام في تصميم الاستبيانات وأدوات جمع البيانات المتعلقة بقياس رضا المستفيد.
- متابعة إجراءات التصحيح لحالات عدم المطابقة مع الجهات المعنية بالتصحيح.
- ترتيب لقاءات تقييم الإدارة وإعداد المحاضر الخاصة بذلك.
- حفظ وأرشفة سجلات طلب الإجراءات التصحيحية والوقائية.
- اعتماد التعديلات في الوثائق الخاصة بالإدارات والأقسام المختلفة في المكتب تحت الضبط فيما يخص مستندات ووثائق نظام إدارة الجودة.
- مخاطبة رؤساء الوحدات والتنسيق معهم فيما يتعلق بنظام إدارة الجودة.
- إصدار مواعيد التدقيق الداخلي ولقاءات تقييم الإدارة.