- المواضيع التي ستعرض على مجلس القسم يتم عرضها من خلال تعبئة مذكرة طلب عرض موضوع على المجلس (مرفق 1) وتشمل:
- مواضيع محالة من إدارة الكلية للعرض على المجلس.
- أو شؤون طلاب.
- أو شؤون تدريس.
- ما يستجد من اعمال.
- أخرى.
- يتولى أمين المجلس مراجعتها وتجهبز المستند النظامي (إن دعت الحاجة)، ويقوم أمين المجلس بتجميع الموضوعات وعرضها على رئيس القسم لطلب تحديد موعد لعقد الجلسة.
- يتم تجهيز الدعوة (مرفق2) لانعقاد المجلس وجدول الأعمال: (مرفق 3).
إرسال الدعوة للأعضاء قبل انعقاد المجلس بثلاثة أيام عمل على الأقل عن طريق:
- الإيميل الجامعي مع إشعار المجموعة على الواتسأب بإرسال الإيميل الخاص بالدعوة (النص: السادة أعضاء مجلس القسم نأمل منكم التكرم بمراجعة الإيميل الجامعي حيث تم إرسال دعوة لحضور مجلس القسم ومرفق بها الموضوعات المدرجة على جدول أعمال الجلسة، وتقبلوا تحياتي. أمين المجلس د. علاء جبور).
- وإرسالها عن طريق الاتصالات الإدارية من قبل مدير مكتب رئيس القسم.
- يتولى أمين المجلس تجهيز قالب لمحضر جلسة الاجتماع لقسم الأحياء: (مرفق4)
- في يوم الاجتماع يتم إنجاز ما يلي:
- توزع جدول الأعمال على الأعضاء أثناء الاجتماع (قبل بدئه).
- وضع المواضيع مع مرفقاتها ( في حال وجد) ضمن ملف كلا على حدة.
- كتابة التوصية في بند التوصية أثناء سير الجلسة على نسخة محضر جلسة الاجتماع المطبوعة سلفاً.
- يتم تمرير ورقة التوقيعات أثناء سير الجلسة.
- يتم إنجاز الأعمال التالية ما بعد الاجتماع.
- يقوم أمين المجلس بمراجعة مسودة المحضر وتسليمها إلى سكرتارية رئيس القسم للطباعة.
- بعد الطباعة يقوم امين المجلس بالمراجعة وإرسال المحضر لرئيس القسم ورقياً بجميع المرفقات للتدقيق والاعتماد.
- يتم إرسال المحضر بكامل التوقيعات (مع الاحتفاظ بنسخة منه) لمصادقته من العميد مرفقاً بالخطاب الموضح في (مرفق 5).
- بعد عودة المحضر بخطاب المصادقة من عميد الكلية، يتولى أمين المجلس تنفيذ توجيهات العميد بعد عرضها على رئيس القسم، ويتم الاحتفاظ بالأصل بملف محاضر مجلس القسم.
- يتولى سعادة أمين المجلس إعداد الخطابات التنفيذية للمحضر (مرفق6) وتزويد سكرتارية القسم بالمسودات لطباعتها، ومن ثم مراجعتها والتركين عليها، ثم عرضها على رئيس القسم للتوقيع.
- ترسل الخطابات عن طريق الاتصالات الإدارية من خلال مدير مكتب رئيس القسم ( أ. أحمد الحربي).
