دشّن رئيس الجامعة منصَّة: "مجلس" بحلَّتها الجديدة؛ والتي يتمُّ من خلالها توظيف أحدث التقنيات والحلول الرقمية؛ والتي تُعزز من كفاءة أداء المجالس واللجان؛ ويأتي إطلاق المنصة ضمن جهود الجامعة المستمرة لتطوير خدماتها الإلكترونية؛ وتحسين تجربة المستخدم.
تأتي هذه المنصة امتدادًا لجهود الجامعة في تعزيز التحول الرقمي، وتطوير منظومة الحوكمة المؤسسية؛ من خلال توفير حلول تقنية متقدمة تدعم أعمال المجالس واللجان، وتسهم في رفع الكفاءة والفعالية.
وتُعد منصة: "مجلس" المنصة الرقمية الموحدة لإدارة المجالس واللجان في جامعة أمِّ القرى؛ حيث توفر بيئة متكاملة لإدارة: الجلسات، والموضوعات، والقرارات، والمرفقات، وتمكين الأعضاء من الاطلاع على أعمال المجالس، والتفاعل معها بمرونة وكفاءة؛ كما تسهم المنصة في أتمتة الإجراءات، وتحسين متابعة القرارات والتوصيات؛ بما يدعم سرعة الإنجاز وجودة المخرجات.
وتتميز المنصة بمجموعة من التحسينات النوعية التي تم تطويرها وفق معايير الكود السعودي للمنصات الرقمية الصادر عن هيئة الحكومة الرقمية؛ مع توفير دعم كامل للغتين العربية والإنجليزية؛ بما يضمن تجربة استخدام متكاملة تتوافق مع أفضل الممارسات الوطنية، وتلبي احتياجات مختلف المستخدمين.
كما شهدت المنصة تطوير أدوات إدارة الجلسات والموضوعات؛ من خلال إتاحة ترتيب الموضوعات وفق الأولويات التنظيمية، وإضافة خاصية الترقيم التلقائي لموضوعات الجلسات، إلى جانب توفير إمكانيات متقدمة للبحث في الموضوعات والقرارات السابقة؛ مما يسهم في تسهيل الوصول إلى المعلومات، وتحسين تنظيم أعمال المجالس واللجان.
وفي جانب تعزيز التفاعل بين الأعضاء تم تطوير تقنيات التصويت الإلكتروني بصورة أكثر تفاعلية؛ إلى جانب توفير خاصية التزامن اللحظي التي تتيح للأعضاء الاطلاع على التحديثات والتعديلات أثناء الجلسات بشكل فوري؛ بما يعزز من كفاءة إدارة الاجتماعات ودقة مخرجاتها.
كما تتضمن المنصة تحسينات متقدمة في إدارة الوثائق والمرفقات؛ حيث تتيح ترتيب المرفقات وتسميتها بصورة أكثر مرونة وتنظيمًا؛ مما يسهل استعراض الوثائق المرتبطة بالموضوعات المختلفة، والوصول إليها أثناء الجلسات.
وشملت التحديثات تطوير منظومة التنبيهات والإشعارات لتمكين الأعضاء من متابعة المستجدات والإجراءات المتعلقة بالجلسات والموضوعات المدرجة؛ إضافة إلى توفير تقويم تفاعلي يتيح الاطلاع على الجلسات القادمة ومواعيدها بشكل واضح ومنظم؛ بما يسهم في تعزيز التخطيط والمتابعة ورفع كفاءة أعمال المجالس واللجان.
