جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

أقسام مكتب معالي مدير الجامعة ومهام وحداته الإدارية


- 2018/06/07

1. إدارة مكتب مدير الجامعة:

• وحدة التحرير والتدقيق.
• وحدة السكرتارية 
• وحدة النسخ.
• وحدة العلاقات العامة والمتابعة. 
• وحدة الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية.
• وحدة السنترال.
• وحدة الحاسب الآلي.
• وحدة الخدمات المساندة.
• وحدة الضيافة. 
• وحدة الأمن.

2. إدارة المكتب السري:

• وحدة التحرير والتدقيق.
• وحدة السكرتارية. 
• وحدة النسخ.
• وحدة الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية.

مهــــام الوحــــدات:

o وحدة التحرير والتدقيق:

 استلام الوارد الورقي والإلكتروني والفاكس الخاص بمدير الجامعة، وإعداده لإطلاع مدير الجامعة، وإعداد الإحالات، وتحرير الخطابات اللازمة، وتدقيق جميع الخطابات الصادرة عن مدير الجامعة، والاهتمام بجميع الشؤون الإدارية والمالية لمكتب مدير الجامعة.

o وحدة  السكرتارية: 

- متابعة وإدارة جميع أعمال الجامعة المرتبطة بمعالي مدير الجامعة، وفقاً لتوجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة.
- متابعة توجيهات معالي مدير الجامعة بشأن أعمال الجامعة، والتأكد من استمرار العمل، ورفع تلك الأعمال للجهات للتوجيه بشأنها.
- إعداد ومتابعة جدول أعمال كافة المعاملات، والتأكد من انضباط سير أعمالها، ورصد جوانب القصور في أدائها لمعالجتها.
- التواصل والتعامل المباشر مع جميع الجهات وفقاً لتوجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة.
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بأعمال المكتب، وعرضها عند التوجيه.
- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بجميع أعمال مكتب مدير الجامعة. 
- استلام وتوجيه البريد وكافة المراسلات الواردة والمتعلقة بأعمال المكتب. 
- استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإكتروني الخاصة بالمكتب.
- القيام بمهام التنسيق مع الجهات داخل الجامعة وخارجها كل فيما يخصه.

o وحدة النسخ:

- تحرير جميع المكاتبات والخطابات التي يحتاجها مكتب معالي مدير الجامعة.
- إعداد خطابات الردود على ما يرد للمكتب من إهداءات وتهاني ودعوات وغيرها.
- مراجعة الخطابات التي تعد بالمكتب للتأكد من مدى سلامتها الصياغية واللغوية والطباعية.
- طبع ونسخ وتصوير كل ما يحتاجه مكتب معالي مدير الجامعة من مكاتبات، وحفظها وتصنيفها للرجوع إليها عند الحاجة.

o وحدة العلاقات العامة والمتابعة: 

 الرد على كافة الاتصالات الشفهية والهاتفية الخاصة بمكتب معالي مدير الجامعة، واستقبال الزائرين والمراجعين بالمكتب، ومتابعة إنجاز احتياجات الزوار، وتنظيم المواعيد والاجتماعات بمكتب معالي المدير، ومتابعة المعاملات المرسلة للجهات، والحث على تسريع إنجازها.

o وحدة الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية:

  استلام معاملات الصادر والوارد، وتوريدها وتصديرها وتسجيلها وأرشفتها للاستفادة منها في المتابعة والتوثيق.

o وحدة السنترال:

 استقبال جميع الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة وتنظيمها.

o وحدة الحاسب الآلي:

 الإشراف المباشر على سير العمل وأداء الأجهزة بها وإصلاحها، وتأمين الأحبار والإشراف على شاشات العرض، ومتابعة سير الأنظمة بالمكتب، وتنفيذ البرامج الخاصة بالمكتب.

o وحدة الخدمات المساندة:

- العمل على تنظيم عملية توجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى الجهات، وتوزيعها داخل الجامعة وخارجها. 
- الإشراف المباشر على العمالة بمكتب مدير الجامعة، وتوفير خدمات التشغيل والصيانة والنظافة لمكتب معالي مدير الجامعة، والإشراف على أعمالها.
- الإشراف على مراقبة المكاتب من حيث النظافة وخلوها من النفايات والمخلفات، ووضع اللوحات الإرشادية في الأماكن المخصصة لها، ومتابعة أعمال الصيانة اللازمة لها، وإزالة أية عوائق بالتنسيق مع الشركة المختصة.

o وحدة الضيافة: 

- تقديم الضيافة لمعالي مدير الجامعة وضيوفه.
- تقديم خدمات الضيافة والاستقبال لجميع زوار المكتب وتوفير طلباتهم. 
- تقديم الضيافة لجميع العاملين بالمكتب، حسب توجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة

o وحدة الأمن:

- توفير بيئة تعمّها السلامة، وذلك باتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لمنع أو تقليص أو الحد من الإصابات والمخاطر التي يمكن أن تصيب منسوبي المكتب أو ممتلكاتها، ليتمكن الأفراد من القيام بأعمالهم وإنجاز مهامهم بالمكتب.
- تنظيم عملية وقوف السيارات أمام المكتب. 
- تنظيم وتوجيه الزوار لمكتب معالي مدير الجامعة.
- التأكد من صلاحية أجهزة الإنذار والإطفاء بالتنسيق مع الجهات المعنية. 
- التعاون مع المراكز والوحدات الخدمية، والتنسيق بخصوص الاحتياجات المطلوبة.
جار التحميل