جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

أقسام مكتب معالي مدير الجامعة ومهام وحداته الإدارية


- 2019/07/15

الإدارة العامة لمكتب مدير الجامعة:

  1.  وحدة الاتصالات الإدارية.
  2. وحدة التحرير والتدقيق.
  3. وحدة المتابعة.
  4. وحدة السكرتارية.
  5. وحدة الخدمات المساندة.
  6. وحدة الجودة.

إدارة المكتب السري:

  1.  وحدة الاتصالات الإدارية.
  2.  وحدة التحرير والمتابعة.

مهــــام الوحــــدات:

  1.  وحدة الاتصالات الإدارية:
  •   استلام معاملات الصادر والوارد، وتوريدها وتصديرها وتسجيلها وأرشفتها للاستفادة منها في المتابعة والتوثيق.
  1.  وحدة التحرير والتدقيق:
  •  استلام الوارد الورقي والإلكتروني والفاكس الخاص بمدير الجامعة، وإعداده لإطلاع مدير الجامعة، وإعداد الإحالات، وتحرير الخطابات اللازمة، وتدقيق جميع الخطابات الصادرة عن مدير الجامعة، والاهتمام بجميع الشؤون الإدارية والمالية لمكتب مدير الجامعة.
  1. وحدة المتابعة:
  • متابعة المعاملات التي يتم توجيهها من قبل إدارة المكتب، وإعداد تقارير متابعة دورية عن أنشطة الوحدات في الجامعة وإنجازاتها، والملاحظات والتوصيات المتعلقة بتطوير العمل بها، ورفعها إلى مدير الجامعة.
  1.  وحدة  السكرتارية: 
  •  متابعة وإدارة جميع أعمال الجامعة المرتبطة بمعالي مدير الجامعة، وفقاً لتوجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة.
  •  متابعة توجيهات معالي مدير الجامعة بشأن أعمال الجامعة، والتأكد من استمرار العمل، ورفع تلك الأعمال للجهات للتوجيه بشأنها.
  •  إعداد ومتابعة جدول أعمال كافة المعاملات، والتأكد من انضباط سير أعمالها، ورصد جوانب القصور في أدائها لمعالجتها.
  •  التواصل والتعامل المباشر مع جميع الجهات وفقاً لتوجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة.
  •  حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بأعمال المكتب، وعرضها عند التوجيه.
  •  تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بجميع أعمال مكتب مدير الجامعة. 
  •  استلام وتوجيه البريد وكافة المراسلات الواردة والمتعلقة بأعمال المكتب. 
  •  استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمكتب.
  •  القيام بمهام التنسيق مع الجهات داخل الجامعة وخارجها كل فيما يخصه.
  1.  وحدة الخدمات المساندة:
  • الإشراف المباشر على سير العمل وأداء الأجهزة بها وإصلاحها، وتأمين الأحبار والإشراف على شاشات العرض، ومتابعة سير الأنظمة بالمكتب، وتنفيذ البرامج الخاصة بالمكتب.
  • العمل على تنظيم عملية توجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى الجهات، وتوزيعها داخل الجامعة وخارجها. 
  • الإشراف المباشر على العمالة بمكتب مدير الجامعة، وتوفير خدمات التشغيل والصيانة والنظافة لمكتب معالي مدير الجامعة، والإشراف على أعمالها.
  • الإشراف على مراقبة المكاتب من حيث النظافة وخلوها من النفايات والمخلفات، ووضع اللوحات الإرشادية في الأماكن المخصصة لها، ومتابعة أعمال الصيانة اللازمة لها، وإزالة أية عوائق بالتنسيق مع الشركة المختصة.
  • تقديم الضيافة لمعالي مدير الجامعة وضيوفه.
  • تقديم خدمات الضيافة والاستقبال لجميع زوار المكتب وتوفير طلباتهم. 
  • تقديم الضيافة لجميع العاملين بالمكتب، حسب توجيهات مدير مكتب معالي مدير الجامعة.
  • توفير بيئة تعمّها السلامة، وذلك باتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لمنع أو تقليص أو الحد من الإصابات والمخاطر التي يمكن أن تصيب منسوبي المكتب أو ممتلكاتها، ليتمكن الأفراد من القيام بأعمالهم وإنجاز مهامهم بالمكتب.
  • تنظيم عملية وقوف السيارات أمام المكتب.
  • تنظيم وتوجيه الزوار لمكتب معالي مدير الجامعة.
  • التأكد من صلاحية أجهزة الإنذار والإطفاء بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  • التعاون مع المراكز والوحدات الخدمية، والتنسيق بخصوص الاحتياجات المطلوبة.
  1. وحدة الجودة:
  • تختص وحدة الجودة بتفعيل نظام الجودة في جميع أنشطة المكتب في ضوء معايير الجودة، ونشر ثقافة الجودة، واقتراح خطط التحسين المستمر لتطوير العمل إدارياً.
جار التحميل