- يكون الترشيح عن طريق المتقدم أو الجهات الأكاديمية والبحثية بالجامعة.
- أن يكون المرشح للجائزة من أعضاء هيئة التدريس و من في حكمهم ، أو من الباحثين ، أو مساعديهم
- أن تكون مرجعية الباحث المسجلة في وعاء النشر (Affiliation) هي جامعة أم القرى
- ألا يكون قد مضى على نشر الأبحاث المقدمة للجائزة أكثر من عامين من تاريخ فتح التقديم
- ان تكون جميع الأبحاث المقدمة ملتزمة بأخلاقيات البحث العلمي
- الورقة العلمية المنشورة بنسختها الكاملة مشتملة على DOI