الشروط العامة للتقديم على الجائزة:

1. أن يكون التقديم على الجائزة إلكترونياً في الوقت المحدد بعد استيفاء جميع الشروط والمستندات.
2. أن يكون المتقدم من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم أوالموظفين الرسميين ، أوجهات الجامعة المختلفة من الكليات و العمادات المساندة والإدارات، وطلبة الدراسات العليا أوالبكالوريوس المنتظمين في الجامعة .
3. يمكن التقدم لفرع واحد فقط من فروع الجائزة.
4. يشترط في كل الأعمال المقدمة للجائزة أن يكون قد أشير فيها إلى انتماء المتقدم لجامعة أم القرى.
5. لا يحق التقدم بأي عمل سبق أن حصل على أي جائزة من جوائز جامعة أم القرى للتميز أو جهة أخرى.
6. ألا يكون المتقدم للجائزة عضوا في ذات اللجنة التنفيذية  من لجان الجائزة خلال نفس العام.
7. ألا يكون المتقدم  من أعضاء هيئة التدريس والموظفين قد أوقعت بحقه أي عقوبة تتعلق بالأداء المهني  وفقاً للمادة (89) من اللائحة المنظمة لشؤون منسوبي الجامعات السعوديين من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم خلال سنوات خدمته بالجامعة ، أو من الطلبة ممن ارتكب مخالفة اقتضت توجيه إنذارأوعقوبة له من لجنة التأديب.
8. للجنة الإشرافية صلاحية إضافة أو تعديل شروط التقديم أو آلية تقييم المرشحين على جوائز المسارات حسب ما تراه مناسباً.
9. يحق للجنة الإشرافية أن تحجب الجائزة إذا ثبَت إخلال المتقدم بأي شرط من شروط الجائزة ، ولا يحق لمن حجبت عنه الجائزة التقدم لها مرة أخرى إلا بعد مرور ثلاثة أعوام.
10. لا يحق للمتقدم الاعتراض على قرارات اللجنة الإشرافية في اعتماد النتائج.
    
11. على المتقدم التوقيع على تعهد بصحة جميع المعلومات الواردة في طلبه، تحت طائلة المسؤولية، ويمكن للجامعة سحب الجائزة في حال ثبوت عدم صحة المعلومات.