اللائحة المنظمة لصناديق الطلبة بالجامعات

يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية - أينما وردت في هذه اللائحة - المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتض السياق خلاف ذلك: 

النظام:

نظام مجلس التعليم العالي والجامعات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/8) وتاريخ 2/3/1414هـ، أو نظام الجامعات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/27) وتاريخ 2/3/1441هـ بحسب النظام المعمول به في الجامعة.

الصندوق: 

صندوق الطلبة في الجامعة. 

مجلس الإدارة: 

مجلس إدارة الصندوق. 

القرض: 

مبلغ مالي يصرف للطالب ويتم استرداده وفقاً لأحكام هذه اللائحة. 

الإعانة:

مبلغ مالي يمنح للطالب وفقاً لأحكام هذه اللائحة ولا يتم استرداده. 

للجامعة إنشاء الصندوق لدعم وخدمة الطلبة بالجامعة، ويكون له استقلال مالي وإداري وفق أحكام هذه اللائحة، وللصندوق إنشاء صناديق فرعية في فروع الجامعة، ويرتبط الصندوق إدارياً برئيس الجامعة، ويكون مقره في المركز الرئيسي للجامعة.

يهدف الصندوق إلى تقديم الدعم والخدمات للطلبة المنتظمين، ومنها على وجه الخصوص:

1/تقديم الإعانات والقروض للطلاب.

2/إقامة مشروعات استثمارية نافعة للطلبة أو المشاركة فيها كالمقاصف وأعمال الطباعة والنسخ والتصوير وتأمين الأدوات المكتبية والعلمية وما يماثلها من مشروعات.

3/دعم الأنشطة الطلابية وتقديم الجوائز للمشاركين فيها.

4/تنمية أموال الصندوق واستثمار الفائض منها بما يحقق أهداف الصندوق ويضمن الاستدامة المالية

يتولى حوكمة وإدارة وتصريف شؤون الصندوق مجلس إدارة يشكل بقرار من مجلس الجامعة، وذلك على النحو التالي:

1/عميد شؤون الطلاب - رئيساً.

2/أحد وكلاء عميد شؤون الطلاب - نائباً للرئيس.

3/المدير التنفيذي لصندوق الطلبة - عضواً وأميناً.

4/ثلاثة من أعضاء هيئة التدريس في الجامعة من ذوي الاهتمام - أعضاء.

5/ثلاثة من الطلبة ذوي الكفاءة والنشاط - أعضاء وفق الضوابط التي يقرها مجلس الجامعة لاختيار الطلبة أعضاء في المجالس.

6/أحد المتخصصين في الًرقابة المالية أو المراجعة من الجامعة - عضواً.

ويكون تعيين الأعضاء في الفقرات (2-4-5-6) بترشيح من رئيس الجامعة، ولمدة سنتين قابلة للتجديد لمرة واحدة مع مراعاة التناوب عند الترشيح بين الكليات كلما أمكن ذلك.

يختص مجلس الإدارة باقتراح السياسات العامة والإشراف على النواحي الفنية والإدارية والمالية للصندوق واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق أهدافه التي أنشئ من أجلها وله على الأخص:

1/مناقشة مشروع الميزانية التقديرية للصندوق وأية تعديلات عليها تمهيداً لإقرارها من مجلس الجامعة.

2/دراسة سبل زيادة موارد الصندوق داخل الجامعة وخارجها والتوصية بذلك لمجلس الجامعة.

3/إعداد السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية والاستثمارية للصندوق لاعتمادها من مجلس الجامعة بتوصية من رئيس الجامعة.

4/التوصية بقبول المنح والوصايا والهبات والتبرعات التي تقدم للصندوق وفقاً للأنظمة والتعليمات والرفع بها إلى مجلس الجامعة.

5/التوصية لمجلس الجامعة بتعيين مراجع الحسابات الخارجي، ولمجلس الجامعة تكليف مراجع الحسابات الخارجي للجامعة بمراجعة حسابات الصندوق.

6/مناقشة الحساب الختامي للصندوق بعد مراجعته من قبل مراجع الحسابات الخارجي تمهيداً لاعتماده من مجلس الجامعة.

7/مناقشة التقرير السنوي للصندوق بعد مراجعته من قبل مراجع الحسابات الخارجي تمهيداً لاعتماده من مجلس الجامعة.

8/التأكد من تنفيذ الأعمال المتعلقة بالصندوق طبقاً للائحته وميزانيته المعتمدة.

9/التوصية بالموافقة على التعاقد مع موظفي ومتعاوني الصندوق بعد اعتماد سعادة رئيس الجامعة.

10/اقتراح الأجور والبدلات والمكافآت وأي ميزات أخرى للعاملين بالصندوق وفقاً للأنظمة واللوائح الوظيفية والمالية المعمول بها في الجامعة، والرفع بذلك لمجلس الجامعة لإقرار ما يراه بشأنها.

11/رفع تقارير دورية لرئيس الجامعة توضح نشاط الصندوق وأعماله ووضعه المالي، كما يرفع تقريراً شاملاً لمجلس الجامعة في نهاية كل سنة مالية عن أعماله خلال العام.

12مناقشة الموضوعات ذات الاختصاص التي يحيلها إليه رئيس الجامعة أو يقترحها رئيس مجلس الإدارة أو أحد أعضائه.

1/يجتمع مجلس الإدارة بناء على دعوة من رئيسه مره كل شهر على الأقل، أو بناء على طلب ثلث أعضائه على الأقل، ويشترط لصحة الاجتماع حضور أغلبية الأعضاء بمن فيهم رئيس المجلس أو من ينيبه، وتصدر القرارات بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي صوَّت معه رئيس الاجتماع، وعلى العضو المعترض تسجيل اعتراضه وأسباب الاعتراض ضمن محضر اجتماع المجلس، وتعرض محاضر مجلس الإدارة على رئيس الجامعة لإقرارها والمصادقة عليها، وتعتبر قرارات مجلس الإدارة نافذة ما لم يرد عليها اعتراض من رئيس الجامعة خلال (خمسة عشر) يوماً من تاريخ وصولها إليه وإذا اعترض عليها أعادها إلى مجلس الإدارة مشفوعة بوجهة نظره لدراستها من جديد، فإذا بقي المجلس على رأيه يحال القرار المعترض عليه إلى مجلس الجامعة للبت فيه في أول جلسة عادية أو استثنائية، ولمجلس الجامعة اعتماد القرار أو تعديله أو الغاؤه وقراره في ذلك نهائي.

2/لرئيس مجلس الإدارة أن يدعو لحضور اجتماعات المجلس من يرى الاستعانة بهم دون أن يكون لهم حق التصويت.

3/تثبت مداولات المجلس وقراراته في محاضر يوقعها رئيس المجلس والأعضاء الحاضرون، ويبلغ مجلس الإدارة هذه القرارات إلى الجهات المعنية بها بالطريقة المناسبة.

4/لا يجوز للعضو الامتناع عن التصويت عند حضوره، أو تفويض عضو آخر بالتصويت عنه عند غيابه.

5/لا يجوز للعضو أن يفشي شيئاً مما وقف عليه من أسرار المجلس.

يصرف بدل حضور جلسات لرئيس مجلس الإدارة والأعضاء قدرها (500) خمسمائة ريال للاجتماع على ألا يتجاوز ما يتقاضاه كل منهم عن (10.000) عشرة آلاف ريال في السنة المالية.

يعين لإدارة الصندوق مدير تنفيذي - بترشيح من رئيس مجلس الإدارة وموافقة مجلس الإدارة - على أن يكون من السعوديين المؤهلين من ذوي الخبرة في الشؤون المالية، ويكون مسؤولاً أمام مجلس الإدارة عن تنفيذ سياسة الصندوق وتطبيق لوائحه وإدارته وتصريف شؤونه وانتظام العمل به والمحافظة على أمواله وممتلكاته، وله على الأخص ما يلي:

1/تنفيذ قرارات مجلس الإدارة في ضوء أحكام هذه اللائحة.

2/الإشراف على موظفي الصندوق وإدارته طبقاً للصلاحيات المخولة له.

3/الإشراف على إعداد الميزانية التقديرية والقوائم المالية وتقديمها لمجلس الإدارة في مواعيدها.

4/إعداد مشروع السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية ورفعها إلى مجلس الإدارة.

5/إعداد دراسات الجدوى الاقتصادية للمشاريع الاستثمارية تمهيداً لإقرارها من مجلس الإدارة.

6/متابعة تسديد القروض والرفع لمجلس الإدارة بالمتأخرين عن التسديد ومقترحات التحصيل المناسبة.

7/الاحتفاظ بجميع الأوراق ذات القيمة ويسلم منها للمختص ما تقتضيه حاجة العمل.

8/الإشراف على أعمال جرد العهد والموجودات والسلف.

9/القيام بما يكلفه به مجلس الإدارة من أعمال في حدود اختصاصه.

يكون للصندوق ميزانية مستقلة تتضمن إيراداته ومصروفاته، وتكون السنة المالية للصندوق هي السنة المالية للجامعة.

1/يعد الصندوق ميزانيته التقديرية مشتملة على إيراداته حسب مواردها ومصروفاته المتوقعة وفق بنودها ويقدمها المدير التنفيذي إلى مجلس الإدارة قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر على الأقل لمناقشتها تمهيداً لإقرارها من مجلس الجامعة.

2/في حالة عدم اعتماد الميزانية التقديرية حتى بداية السنة المالية الجديدة، فيتم العمل بميزانية السنة السابقة على أن يتم اعتمادها خلال ثلاثة أشهر من بداية السنة، فإذا انقضت هذه المدة قبل اعتمادها فيستمر الصرف من ميزانية السنة المالية السابقة على ما يتعلق بحقوق الغير فقط.

يجوز إجراء مناقلات بين بنود الصرف أثناء السنة المالية، كما يجوز زيادة إجمالي تقدير المصروفات سواء كانت باستحداث مصروفات جديدة لم تكن مدرجة في الميزانية التقديرية، أو بزيادة اعتمادات قائمة باقتراح من المدير التنفيذي، وتوصية مجلس الإدارة، واعتماد مجلس الجامعة.

تتكون موارد الصندوق المالية مما يلي:

1/ما يستقطع من المكافآت الشهرية لطلبة الجامعة، بواقع عشرة ريالات من كل طالب لا تقل مكافأته الشهرية عن (850) ريال، وبواقع خمس ريالات من كل طالب تقل مكافأته عن ذلك.

2/العائد من المشروعات الاستثمارية التي يقيمها الصندوق أو يشارك فيها.

3/الدعم الذي تقدمه الجامعة للصندوق.

4/التبرعات والهبات والمنح والوصايا.

5/الدعم الذي تقدمه الجهات والمؤسسات الحكومية.

6/الدعم الذي يخصصه صندوق التعليم العالي الجامعي لميزانية الصندوق.

1/تشتمل أوجه الصرف من الصندوق على ما يلي:

أ/الإعانات والقروض المقدمة للطلبة.

ب/المبالغ المخصصة لدعم البرامج والأنشطة الطلابية والمشرفين عليها واللجان المشكلة لها، بما في ذلك جوائز المشاركين والمتفوقين في هذه الأنشطة.

ج/المصروفات الإدارية والتشغيلية اللازمة لتسيير أعمال الصندوق.

د/إقامة المشروعات الاستثمارية أو المشاركة فيها.

2/يراعي فيما سبق التنسيق بين الجهات والإدارات المختصة في الجامعة لعدم الازدواجية في الصرف على ذات المهمة.

يُفتح للصندوق بموافقة رئيس الجامعة حساباً مستقلاً له أو أكثر في البنوك والمؤسسات المالية المرخص لها بالعمل في المملكة وتودع فيها إيراداتها ويصرف من الحساب بحوالة بنكية أو شيكات موقعة من اثنين يعتمدهم رئيس الجامعة، ويتولى المدير التنفيذي الإشراف على الحسابات البنكية للصندوق.

يجب أن يكون الصرف في حدود اعتمادات الميزانية التقديرية المعتمدة للصندوق، وبعد إجازتها من المراقب المالي للصندوق واعتماد المدير التنفيذي.

لا يجوز صرف أي مبلغ من أموال الصندوق إلاّ بموجب المستندات الأصلية بما فيها الإلكترونية، وفي حال الصرف بموجب صور المستندات، أو بموجب بدل فاقد، فيتم ذلك وفقاً للقرارات والتعليمات السارية بالمملكة.

يجوز تخصيص سلفة مستديمة يحدد مبلغها مجلس الإدارة تستخدم للمصروفات التشغيلية العاجلة اللازمة لتسيير أعمال الصندوق التي لا تزيد قيمتها على خمسة آلاف ريال، وفقاً للضوابط التالية:

1/يتم الصرف باعتماد المدير التنفيذي أو من يقوم مقامه.

2/عدم جواز تجزئة المصروف على غرض محدد بذاته بقصد صرفه من السلفة.

3/يراجع المصروف من السلفة من قبل مجلس الإدارة كل ستة أشهر ليتم تعديل مبلغها لتكون في حدود متوسط المصروف لهذه المدة.

4/يتم استعاضة المصروف بموافقة رئيس مجلس الإدارة أو من يقوم مقامه كلما قاربت على النفاد ويجب أن تقفل في نهاية السنة المالية وتوريد المتبقي منها لحساب الصندوق.

5/يقوم المدير التنفيذي كل ثلاثة أشهر على الأقل بجرد السلفة ومطابقة ذلك بما هو مقيد بالسجلات.

يكون الصرف من الصندوق في حال القروض والإعانات وفقاً للضوابط التالية:

1/أن يقدم طلب القرض أو الإعانة على النموذج المعد لذلك.

2/تُدرس حالة الطالب ويُنسق في ذلك مع الجهات ذات العلاقة في الجامعة.

3/تعرض الطلبات على مجلس الإدارة للبت فيها وتحديد مبلغ الإعانة أو مبلغ القرض ومدة سداده.

4/يجوز لرئيس مجلس الإدارة في الحالات العاجلة صرف مبلغ لا يتجاوز (1000) ألف ريال في حالة الإعانة و (2000) ألفي ريال في حال القرض على أن يعرض الأمر على مجلس الإدارة في أول جلسة للعلم والإحاطة.

5/يتم تسديد القرض في الموعد المقرر وذلك بخصمه من مكافأة الطالب الشهرية، على ألا يتجاوز ما يخصم شهرياً (25%) من المكافأة الشهرية وذلك ما لم يقرر مجلس الإدارة خلاف ذلك.

6/عدم إخلاء طرف الطالب المقترض من الجامعة حتى يتم التأكد من سداده لكامل القرض.

7/يجوز بموافقة مجلس الإدارة بناء على توصية رئيس مجلس الإدارة إعفاء الطالب من سداد باقي القرض في الحالات الضرورية التي يقدرها مجلس الإدارة.

8/يسقط القرض أو ما تبقي منه في حال وفاة الطالب/ة

يكون الصرف من الصندوق لدعم الأنشطة الطلابية، وتقديم الجوائز للمشاركين والمتفوقين فيها وفقاً للضوابط التالية:

1/يتقدم المسؤول عن النشاط بطلب إلى وكيل وكالة الأنشطة والتدريب الطلابي بما يلي:

أ/الأنشطة التفصيلية ووقت تنفيذها.

ب/الميزانية التقديرية لتنفيذها مع إيضاح مبلغ التمويل من ميزانية الجامعة إن وجد والدعم المطلوب من الصندوق.

2/التأكد من توفر المبلغ في ميزانية الصندوق تمهيداً لعرضه على مجلس الإدارة للبت فيه.

3/يصرف المبلغ للمسؤول عن النشاط سلفة مؤقتة بعد موافقة مجلس الإدارة، مع أخذ الضمانات اللازمة لسدادها، أو استقطاعها من راتبه ومستحقاته، بعد موافقة رئيس الجامعة بناء على توصية من مجلس الإدارة.

4/يقدم المسؤول عن النشاط المستندات المؤيدة للصرف وما يؤيد توريد ما قد يتبقى من السلفة لحساب الصندوق للمدير التنفيذي وتقفل خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.

5/عدم إخلاء طرف المسؤول عن النشاط من الجامعة حتى يتم التأكد من سداده لكامل السلفة.

6/يجوز لرئيس مجلس الإدارة في حال الاستعجال وتقييمه للحالة، صرف جزء من الدعم المطلوب قبل العرض على مجلس الإدارة على أن يُعرض على المجلس في جلسته التالية لأخذ موافقته على ذلك على ألا يتجاوز المبلغ (20%) من قيمة الدعم المطلوب، وتحدد القواعد التنفيذية الضوابط والإجراءات لذلك.

يكون الصرف من الصندوق لإقامة المشروعات الاستثمارية وفقاً للضوابط التالية:

1/ألا يؤثر على أوجه الصرف الأخرى للصندوق الواردة في المادة (الثالثة عشرة) من هذه اللائحة.

2/وجود دراسة جدوى اقتصادية للمشروع مقره من مجلس الإدارة ومعتمدة من رئيس الجامعة.

3/أن يكون الصرف على الاستثمار من حساب الفائض المتراكم للصندوق.

يطبق على عمليات تأمين المشتريات والتكليف بالأعمال للصندوق ومشروعاته القواعد والإجراءات التي تطبق في الجامعة وفقاً للصلاحيات المنصوص عليها في اللائحة المنظمة للشؤون المالية في الجامعات.

يكون للصندوق نظام محاسبي مناسب يتفق مع الأنظمة واللوائح المعمول بها في الجامعة، والسياسات والإجراءات المالية والمحاسبية المعتمدة للصندوق.

تطبق على مستودعات الصندوق الأحكام والقواعد والإجراءات المطبقة في الجامعة.

يطبق على مستندات الصندوق وسجلاته ودفاتره ووثائقه قواعد الحفظ المطبقة في الجامعة.

يقوم مراجع الحسابات الخارجي بمراجعة حسابات الصندوق وقوائمه المالية، وإبداء الرأي المهني عليها ورفعها إلى مجلس الإدارة لمناقشتها تمهيداً لرفعها إلى مجلس الجامعة.

يحول فائض إيرادات الصندوق عن مصروفاته في نهاية السنة المالية إلى حساب يسمى: حساب الفائض المتراكم للصندوق، ويصرف من هذا الحساب بقرار من مجلس الجامعة وفق أوجه الصرف المحددة في هذه اللائحة.

يعد الصندوق حساباته الختامية وقوائمه المالية ويرفعها لمجلس الإدارة مرفقاً بها تقرير مراجع الحسابات الخارجي في مدة لا تتجاوز ثلاثة أشهر من انتهاء السنة المالية، تمهيدًا لاعتمادها من مجلس الجامعة.

كل ما لم يرد به نص خاص في هذه اللائحة يطبق بشأنه الأنظمة واللوائح المعمول بها في الجامعة.

يصدر مجلس الجامعة القواعد التنفيذية لهذه اللائحة.

تسري أحكام هذه اللائحة على الجامعات التي تطبق نظام مجلس التعليم العالي والجامعات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/8) وتاريخ 4/6/1414هـ، والجامعات التي تطبق نظام الجامعات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/27) وتاريخ 2/3/1441هـ بحسب النظام المعمول به في الجامعة.

لمجلس شؤون الجامعات حق تفسير هذه اللائحة.

تحل هذه اللائحة - بالنسبة للجامعات- محل اللائحة المنظمة لصناديق الطلبة بالمؤسسات التعليمية الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي رقم (12/27/1423هـ) وتاريخ 2/11/1423هـ، ويعمل بها من بداية السنة المالية التالية لتاريخ إقرارها من مجلس شؤون الجامعات، ويلغى كل ما يتعارض معها من أحكام.