الدليل الاجرائي التنظيمي للشراكات المحلية والدولية بجامعة أم القرى

انطلاقًا من الأهمية التي تحظى بها جامعة أم القرى والمكتسبة من شرف المكان، مما جعلها تنال اهتمامًا خاصًا يضعها في مصاف الخطط التنموية على كافة الأصعدة، الأمر الذي يجعل من واجب المؤسسات التعليمية القيام بدور فاعل في بناء علاقات قيمة والتكامل مع مختلف القطاعات لصنع القيمة المرجوة في نقاط الاهتمام المشترك فيما بينها، فإن جامعة أم القرى من خلال وحدة الشراكات المحلية والدولية تعمل على الاستفادة من هذه المقومات في اكتشاف فرص من شأنها تعزيز مكانة الجامعة وإثراء خبراتها وتطوير مخرجاتها، عبر إحداث نقلات نوعية في شراكاتها الاستراتيجية على المستوى المحلي والإقليمي والدولي.

وترتكز وحدة الشراكات المحلية والدولية في تحديد أهدافها على مرتكزات أساسية لتأطير أعمالها ومخرجاتها بما يتسق مع أهداف التنمية المستدامة، ورؤية ورسالة جامعة أم القرى وخطتها الاستراتيجية، والأولويات والاحتياجات الأساسية للكليات والمعاهد والإدارات داخل جامعة أم القرى وفروعها ومعاييــر المركــز الوطنــي للتقويــم والاعتمــاد الاكاديمي، إضافة إلى متطلبات سوق العمل والإطار السعودي للمؤهلات، ومعايير تصنيف الجامعات العالمية.

وانطلاقا من حرص جامعة أم القرى على حوكمة الإجراءات الخاصة بالشراكات المحلية والدولية وتنظيم أعمالها، وبناء على التعميم الصادر من قبل سعادة رئيس الجامعة رقم (4302012616) بتاريخ (9/11/1443ه)، المبني على برقية معالي وزير التعليم العالي رقم (25317) وتاريخ 6/8/1430هـ، فقد تم إعداد هذا الدليل، متضمناً ثلاثة عشر بندًا للإجراءات والخطوات التنفيذية لعقد الشراكات المحلية والدولية.

تهدف وحدة الشراكات المحلية والدولية من خلال هذا الدليل إلى:

1. إصدار وثيقة إرشادية موحدة، تشكل مصدرًا مرجعيًا لكافة الجهات داخل الجامعة وخارجها بغرض تحديد الإجراءات والعمليات الأساسية المتصلة بالشراكات المحلية والدولية بالجامعة.

2. وضع الأطر التنظيمية لعمل وحدة الشراكات المحلية والدولية بالجامعة والممكنة لها نحو تحقيق أهدافها ومهامها.

3. تحديد الأدوار والمسؤوليات في العمليات والإجراءات المتعلقة بالشراكات المحلية والدولية.

4. تقديم النماذج الإلكترونية التي تعتمد عليها الإجراءات المتّبعة بوحدة الشراكات المحلية والدولية، كنموذج طلب شراكة، وتقرير سير شراكة وتغيير منسق شراكة وطلب استفادة من شراكة قائمة، وإنهاء شراكة.

تكمن أهمية هذا الدليل فيما يلي:

1. تفعيل دور الشراكات في جامعة أم القرى.

2- الإسهام في تحقيق رؤية ورسالة وأهداف خطة جامعة أم القرى الاستراتيجية.

3. التعاون والتكامل مع الجهات ذات العلاقة لتحقيق المصلحة المشتركة، وتأسيس خطة عمل فاعلة ومرنة لتفعيل الشراكات الناجحة والمستدامة بين الجامعة والجهات المحلية والدولية.

4. تعزيز تنافسية الجامعة من خلال شراكات استراتيجية تساهم في رفع تصنيف الجامعة.

1- نشر ثقافة الشراكات الاستراتيجية والتعريف بكيفية الاستفادة منها.

2- وضع إطار عام يحدد نوعية الشراكات المستهدفة ومتطلباتها والجهات الداعمة لها وكيفية الإسهام فيها.

3- إشراك الجميع وتشجيع الفرص وفتح الباب للتعاون بين الكليات في وضع الأسس والأفكار لشراكات مميزة.

4- العمل على المتابعة المستمرة لمستجدات المجتمع المحلي والدولي، ودراسة الفرص المتاحة منها للعمل المشترك مع الجهة ذات العلاقة.

5- حصر جميع الشراكات المتاحة والقائمة والسابقة مع جامعة أم القرى ودراسة إمكانية استمراريتها وتوسعة الاستفادة وتجديد المفيد منها.

6- حصر الفرص المتاحة داخل الجامعة والخدمات التي يمكن توفيرها للشراكات، وتسخير الآليات لتفعيل الاستفادة منها

7- تقييم تجربة الشراكات وتفعيل ومتابعة نتائج تقارير الشراكات التي تعقدها الجامعة.

يكون منسق الشراكة أحد منسوبي الجامعة وذا صفة اعتبارية، على أن يكون الرئيس الأعلى للجهة (وكيل جامعة/عميد /مدير جهة) هو المسؤول عن جميع الشراكات بالجهة، ومتابعة سيرها ورفع التقارير الدورية لكل شراكة، وتكون مهام منسق الشراكة على النحو التالي:

1- تعبئة النماذج المطلوبة على الصفحة الإلكترونية للوحدة.

2-وضع خطة تنفيذية لتفعيل الشراكة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الرئيس الأعلى للجهة

3- قياس رضا المستفيدين من الشراكة.

4- إعداد تقرير سير الشراكة كل ستة أشهر من تاريخ توقيعها وفق التذكرة الإلكترونية "تقرير سير شراكة" على الصفحة الإلكترونية للوحدة.

5- في حال تغيير منسق الشراكة؛ يُرفع نموذج رقم (1) تغيير منسق شراكة عن طريق نظام مسار من قبل الرئيس الأعلى بالجهة إلى وكالة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية.

1. يتم استقبال طلبات الشراكة من الجهات داخل الجامعة بناءً على: التوجه الاستراتيجي للجامعة، طلب من الجهة الخارجية، أو دراسة احتياج جهات الجامعة.

2. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بتقييم المؤسسات المراد إبرام الشراكات معها وفقاً للمعايير التالية:

‌أ. الارتباط مع استراتيجية الجامعة.

‌ب. السمعة المحلية والعالمية.

‌ج. وجود صفة نظامية سارية المفعول للشريك.

‌د. القدرات: توفر الموارد البشرية وسنوات الخبرة لإنجاح التعاون.

‌ه. مدى حاجة سوق العمل للأنشطة التابعة للجهة.

1-  يجب تحديد مجالات الشراكات على سبيل المثال: (تعليمية، بحثية، خدمة مجتمع، تدريب وتطوير).

2- يجب أن يوضح العقد مهام كل طرف من أطراف الشراكة تجاه الطرف الآخر بشكل واضح.

3- وضع الإطار العام للشراكة.

4-  تحديد خطة العمل.

5- يجب تحديد عنوان المؤسسة، موقعها الإلكتروني، بريدها الإلكتروني، رقم التواصل الرسمي واسم المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة أو ممثلها.

6-  يجب تحديد اسم المنسق من المؤسسة وصفته، بريده الإلكتروني الرسمي (ويجب أن يكون البريد الإلكتروني الرسمي التابع لنطاق المؤسسة ولا يسمح باستخدام البريد الإلكتروني الشخصي).

7-  يجب ألا تكون البنود إلزامية لأي طرف من الأطراف.

8-  لا يجوز أن يتعارض أي بند من بنود العقد مع المهام الأساسية وساعات العمل، والأولوية للبرامج الأكاديمية والمهام الإدارية الخاصة بالجامعة.

9- ضرورة الحصول على موافقة خطية من الجهات ذات العلاقة – الجهات المساهمة في تنفيذ أنشطة الشراكة- بتنفيذ المهام والمسؤوليات الواردة في المذكرة.

10- الالتزام باللوائح والأنظمة الخاصة بجامعة أم القرى.

11- الالتزام باللوائح والأنظمة القائمة في المملكة العربية السعودية.

12-  الأصل في كل المعلومات السرية ويجب عدم مشاركة أي طرف لأي معلومات تخص الشراكة أو الشريكين دون أخذ موافقة خطية من الطرف المعني بذلك.

13- يلتزم الطرفان بالمحافظة على الحقوق الفكرية للشركاء، كما يمكن تسجيل الملكية الفكرية لأي منتج أو فكرة ناتجة من مشاريع الشراكات بما يثبت مشاركة جامعة أم القرى ومنسوبيها في ملكيتها وتحدد تفصيلياً في عقد منفصل.

يمكن للجهات داخل الجامعة التقدّم بطلب عقد شراكة مع جهات محلية خارج الجامعة، وفقًا لـلإجراءات التالية:

1. تقوم الجهة المستفيدة من داخل الجامعة بتعبئة نموذج رقم (2) طلب شراكة ومذكرة التفاهم المحلية الموجودة على موقع الوحدة الإلكتروني، والرفع بها إلى وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية عبر نظام (مسار). (*)

2. يحال الطلب إلى وحدة الشراكات المحلية والدولية لدراسة الشراكة، وبحث جدواها، والتأكد من عدم وجود مذكرات أو عقود مماثلة لدى إحدى الجهات داخل الجامعة، وتقييم مستوى وتخصصات الطرف الثاني وفقًا للمعايير المذكورة في البند السادس، ومدى استفادة الجامعة من إبرام الشراكة ومخرجاتها المتوقعة ومؤشرات الأداء لها.

3. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية في حال استيفاء جميع المتطلبات ومراجعة مسودة مذكرة التفاهم، بإرسال كامل الطلب إلى الإدارة العامة للشؤون القانونية؛ للدراسة والمراجعة القانونية، وبعد إقرارها تعرض على الطرف الثاني للاعتماد.

4. بعد اعتماد الطرف الثاني يتم إرسال الطلب من وحدة الشراكات المحلية والدولية لوكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية؛ تمهيدا لعرضه على مجلس الجامعة.

5. بعد موافقة مجلس الجامعة والمصادقة على محضر المجلس؛ تخاطب وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية سعادة رئيس الجامعة لتحديد موعد التوقيع أو التفويض بذلك.  

6. تتولى وحدة الشراكات التنسيق مع مطبعة الجامعة لطباعة المذكرة، والإدارة العامة للاتصال المؤسسي لتجهيز مراسم التوقيع.

7. تقوم وحدة الشراكات بالاحتفاظ بنسخة إلكترونية من المذكرة وإضافتها لقاعدة بيانات الشراكات بالجامعة.

(*1) -يمكن للوحدة طلب معلومات عن الجهة الخارجية والخدمات المقدمة من الشراكة وتشمل: (الملف التعريفي للجهة-آخر تقرير سنوي للجهة-دراسة جدوى للشراكة أو تقرير شراكة سابقة مع أي جهة حكومية، تعليمية، أو خاصة)

يمكن للجهات داخل الجامعة التقدّم بطلب عقد شراكة مع جهات دولية (الجامعات العالمية والمؤسسات الأجنبية)، وفقًا للإجراءات التالية:

1. تقوم الجهة المستفيدة من داخل الجامعة بتعبئة الدراسة المرافقة ومذكرة التفاهم الدولية الموجودة على الصفحة الإلكترونية للوحدة.

2. تقوم الجهة المستفيدة من داخل الجامعة بإعداد الدراسة المرافقة لمشروع مذكرة التفاهم والتي يجب أن تتضمن العناصر التالية:

‌أ.  المسمى (اتفاقية تعاون/مذكرة تفاهم).

‌ب.  أهمية المشروع.

‌ج.  أهداف المشروع ومدى ارتباطه بالتوجه الاستراتيجي للجامعة وأهدافها.

‌د. (مبررات أو مسوغات أو منطلقات) إبرام اتفاقية التعاون أو مذكرة التفاهم.

‌ه. معلومات الطرف الثاني (المؤسسات الأجنبية).

‌و. جوانب القوة والتميز لدى الطرف الدولي.

‌ز. الأبعاد (السياسية-الاقتصادية-الأكاديمية)

‌ح. مجالات التعاون.

‌ط. المخرجات المتوقعة من المشروع لخدمة الجامعة أو المجتمع.

‌ي. الجهات المستفيدة في الجامعة وخارجها.

‌ك. العدد المتوقع للمستفيدين داخل الجامعة وخارجها.

‌ل. ميزانية المشروع ومبرراتها.

‌م. خطة العمل لتنفيذ المشروع.

3. تُرفع النماذج المطلوبة بالإضافة إلى الدراسة المرافقة للمشروع من قبل الرئيس الأعلى بالجهة إلى وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية عبر نظام مسار

4. يحال الطلب إلى وحدة الشراكات المحلية والدولية لدراسة (مذكرة التفاهم/اتفاقية التعاون)، وبحث جدواها، والتأكد من عدم وجود مذكرات أو عقود مماثلة لدى إحدى الجهات داخل الجامعة، وتقييم مستوى وتخصصات الطرف الثاني وفقاً للمعايير المذكورة في البند السادس، ومدى استفادة الجامعة من إبرام الشراكة ومخرجاتها المتوقعة ومؤشرات الأداء لها.

5. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية في حال استيفاء جميع المتطلبات بإرسال كامل الطلب إلى الإدارة العامة للشؤون القانونية؛ للدراسة والمراجعة القانونية، وبعد إقرارها تعرض على الطرف الثاني للاعتماد.

6. بعد اعتماد الطرف الثاني يتم إرسال الطلب من وحدة الشراكات المحلية والدولية لوكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية؛ تمهيدا لعرضه على مجلس الجامعة.

7.  بعد موافقة مجلس الجامعة والمصادقة على محضر المجلس يرفع الطلب للعرض على مجلس شؤون الجامعات من قبل سعادة رئيس الجامعة.

8. بعد صدور توصية مجلس شؤون الجامعات تعرض على المقام السامي.

9. في حال موافقة المقام السامي تستكمل الإجراءات اللازمة من الطرفين.

10. تتولى وحدة الشراكات التنسيق مع مطبعة الجامعة لطباعة المذكرة، والإدارة العامة للاتصال المؤسسي لتجهيز مراسم التوقيع.

11. تقوم وحدة الشراكات بالاحتفاظ بنسخة إلكترونية من المذكرة وإضافتها لقاعدة بيانات الشراكات بالجامعة.

تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بمتابعة الشراكات للتأكد من تنفيذ بنودها، وقياس مؤشرات الأداء للشراكة ومخرجاتها للعمل على تقويمها وتطويرها، وذلك من خلال الإجراءات التالية:

1. يقوم منسق الشراكة بإعداد التقارير عن سير الشراكة عن طريق نموذج رقم (3) تقرير سير شراكة، كل ستة أشهر من تاريخ توقيع (مذكرة التفاهم/اتفاقية التعاون)، مع إرفاق المستندات الداعمة لما يرد في التقرير إن وجدت.

2.  يتم رفع النموذج إلى وحدة الشراكات المحلية والدولية عن طريق الرئيس الأعلى بالجهة وذلك عبر التذكرة الإلكترونية المدرجة في موقع الوحدة الإلكتروني.

3. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بدراسة التقرير وتحليل بياناته، ومن ثم الرفع لوكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية بتقييم سير الشراكة وأثرها.

يمكن للجهات داخل الجامعة طلب الاستفادة من شراكة قائمة ويتم ذلك من خلال الإجراءات التالية:

1. تقوم الجهة الراغبة بالاستفادة من شراكة قائمة بتقديم طلب عبر تعبئة نموذج رقم (4) طلب استفادة من شراكة قائمة، ورفعه عبر نظام (مسار) إلى وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية.

2.  يحال الطلب إلى وحدة الشراكات المحلية والدولية لدراسة إمكانية توسيع الشراكة وفقًا للمعايير التالية:

‌أ.  توفر الكادر والقوى العاملة التي تستطيع إنجاز المهام.

‌ب. مدى احتياج الجهة للشراكة.

‌ج.  مقدرة الشريك الخارجي على تلبية احتياجات الشراكة بعد التوسع.

3. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بالتواصل مع منسقي الطرفين (من داخل وخارج الجامعة) للاجتماع واتخاذ القرار والرفع بالتوصيات إلى وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية.

4. تلتزم الجهة المستفيدة من الشراكة من داخل الجامعة بإعداد تقرير سير شراكة دوري كل ستة أشهر من تاريخ الموافقة على الاستفادة من شراكة قائمة، مع إرفاق المستندات الداعمة ومن ثم استكمال بقية الإجراءات حسب ما هو مذكور في البند العاشر.

يمكن تجديد شراكة قائمة وذلك من خلال الإجراءات التالية:

1. يقوم منسق الشراكة بمخاطبة الطرف الثاني والحصول على موافقة خطية بتجديد الشراكة القائمة قبل انتهائها بمدة لا تقل عن (90) يوماً.

2. يقوم منسق الشراكة بإعداد تقرير ختامي للشراكة عبر تعبئة نموذج رقم (5) التقرير الختامي للشراكة، عبر نظام مسار.

3. يقوم الرئيس الأعلى بالجهة برفع خطاب طلب تجديد الشراكة إلى وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية، مرفقاً به صورة الموافقة الخطية من الطرف الثاني والتقرير الختامي للشراكة.

4. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بدراسة الطلب والتقرير الختامي وتحليل بياناته، ومن ثم الرفع لوكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية بتقييم سير الشراكة وأثرها والتوصية بتجديد الشراكة من عدمه.

أولًا: ضوابط إنهاء شراكة:

1. يمكن لأي طرف إنهاء الشراكة في أي وقت على أن يتم إشعار وحدة الشراكات بمدة لا تزيد عن ثلاثة أشهر، ولا يؤثر إنهاء الشراكة على أي من المشاريع القائمة حتى تاريخ انتهائها مع التزام جميع الأطراف بإتمامها.

2. يتم إنهاء الشراكة من جانب الجامعة في حال عدم تعاون الجهة الخارجية أو عدم استجابتها أو التقصير في بعض بنود العقد، أو في مقومات تنفيذ المشروع.

3. في حال تأخر تفعيل مذكرة التفاهم لأي سبب من الأسباب، تُشعر وحدة الشراكات المحلية بذلك مع إيضاح السبب، وإذا تعذر تفعيل الشراكة يتم إنهاؤها.

4. في حال عدم رفع منسق الشراكة للتقارير الدورية المنصوص عليها في البند العاشر من هذا الدليل، تعد الشراكة غير مفعلة ويتم النظر في إنهائها بعد التأكد من تعذر تفعيلها لأي سبب من الأسباب.

ثانيًا: آلية إنهاء شراكة محلية من جانب الجامعة:

1. يقوم الرئيس الأعلى بالجهة المستفيدة بتقديم طلب إنهاء شراكة عبر تعبئة النموذج رقم (6) طلب إنهاء شراكة إلى وحدة الشراكات المحلية والدولية عبر نظام (مسار) لدراسته.

2. تقوم وحدة الشراكات المحلية والدولية بالنظر في مبررات إنهاء الشراكة والرفع بالتوصيات لوكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية.

3. يتم الرفع للإدارة العامة للشؤون القانونية لدراسة النواحي القانونية المترتبة على إنهاء الشراكة، ثم الرد على وكيلة الجامعة لتنمية الأعمال والشراكة المجتمعية.

4. الرفع إلى رئيس الجامعة بطلب إلغاء الشراكة.