مهام ونبذة عن كل قسم:

استخدمت إدارة أمانة مجلس الجامعة أسلوب الهيكلة المبسطة "الموضح" ليتمكن المتابع من خلال هذا الأسلوب معرفة مهام كل قسم أو شعبة يحتوي عليها هذا المكتب أو ذاك من خلال المسميات الواضحة والمبسطة، والتسلسل الهرمي المبسط في الهيكل الإداري أعلاه، حيث تعد هذه الهيكلة تأصيلاً وامتداداً لما هو معمول به من السابق في هذه الإدارة منذ سنوات طويلة.

ويمكن إجمال المهام بشكل عام وفق الآتي:

1ـ الإشراف المباشر على فعاليات أي من اجتماعات مجلس الجامعة، أو اجتماعات اللجنة الاستشارية العليا للجامعة.

2ـ إعداد جداول أعمال مجلس الجامعة، وجداول أعمال اللجنة الاستشارية العليا للجامعة، بدءًا من إعداد مذكرات العرض لكل معاملة مكتملة، وانتهاءً بإخراج الجداول في شكلها النهائي (الإلكتروني والورقي).

3ـ الإشراف على تحميل ونشر جداول الأعمال الإلكترونية على منظومة المجالس واللجان الخاصة بجلسات مجلس الجامعة واجتماعات اللجنة الاستشارية العليا الدائمة قبل الاجتماعات بفترة كافية لا تقل عن خمسة أيام؛ ليكون جميع أعضاء المجلس على اطلاع مسبق بمحتوى الجداول قبل انعقاد الجلسات؛ وليكون النقاش أثناء الاجتماعات مبنياً على دراية ومعرفة مسبقة لمن يكون لديه مداخلة أو استفسار من أعضاء المجلس أثناء انعقاد الاجتماعات.

4ـ تحرير محاضر اجتماعات مجلس الجامعة ومحاضر اجتماعات اللجنة الاستشارية العليا للجامعة.

5ـ إعداد خطابات إبلاغ قرارات تلك المحاضر إلى الجهات المعنية بالجامعة.

6ـ إعداد قرارات معالي رئيس الجامعة التي تصدر لبعض المعاملات تفويضاً عن مجلس الجامعة؛ مثل قرارات التعيينات على الوظائف الأكاديمية (معيد، محاضر، أستاذ مساعد، أستاذ مشارك، أستاذ)... وغيرها، وكذلك قرارات ابتعاث وتدريب منسوبي الجامعة (قرارات التدريب خارج المملكة في غير معهد الإدارة العامة). وتحرص أمانة مجلس الجامعة في إعداد وإنهاء قرارات المجلس من هذه النوعية، والتي فوض المجلس صلاحيات البت فيها إلى معالي رئيس الجامعة، بما يتفق مع الهدف من تفويض صلاحيات مجلس الجامعة إلى معاليه؛ وهو سرعة الإنجاز، بحيث يتم إنجازها وإنهاؤها في زمن قياسي لتصل إلى الجهة المنفذة لها في مدة لا تتجاوز فترة (3 ـ 5) أيام عمل فقط من وصولها إلى أمانة مجلس الجامعة، وهذا الأمر ينطبق على كافة المعاملات التي تصل لأمانة المجلس، وهي مكتملة تماماً من كافة النواحي الإجرائية والنظامية بكافة التوصيات المطلوبة نظاماً.

7ـ إبداء بعض المرئيات على بعض المعاملات قبل عرضها على مجلس الجامعة، أو اللجنة الاستشارية العليا بعد دراستها من كافة النواحي القانونية ونصوص اللوائح الجامعية.

8ـ تسليم التصريحات الصحفية عن مجلس الجامعة وعن اللجنة الاستشارية العليا للجامعة إلى مندوبي إدارة العلاقات العامة فقط لعمل اللازم حيالها.

9ـ حفظ وأرشفة كافة المعاملات والمحاضر والقرارات التي تخص مجلس الجامعة واللجنة الاستشارية العليا للجامعة.

ملحوظة:
المعاملات التي تعرض على مجلس الجامعة "قـد" تأخذ وقتاً طويلاً - أثناء ماتكون قيد العرض على مجلس الجامعة - ليصدر بعد فترة طويلة من وصولها إلى مكتب أمانة مجلس الجامعة قرار من مجلس الجامعة يعالج مضمونها، أو يوافق على موضوعها كل بحسب نوعية المعاملة ؛ وذلك لأن مواعيد عقد الجلسات قد تكون متباعدة خلال العام الجامعي الواحد، حيث يتم عقد جلسة واحدة  كل شهر من شهور العام الدراسي. وبعد انعقاد الجلسات تتم بعض الإجراءات الإدارية من كتابة المحضر وتوقيعه، ثم إرساله لمعالي رئيس مجلس الجامعة في وزارة التعليم بالرياض، لذلك يتم تأخر صدور القرارات التي تم اتخاذها أثناء عقد جلسات المجلس.

تحديث في22-10-1441هـ