جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مهام وحدة المناسبات


- 2019/01/01

عن الوحدة:

تنظيم جميع المناسبات والفعاليات داخل الجامعة وخارجها، وتنسيق ذلك مع جميع الجهات المعنية.

الأهداف:

تهدف وحدة المناسبات والفعاليات في إدارة العلاقات العامة والإعلام بجامعة أم القرى، إلى الإعداد والترتيب لجميع المؤتمرات والمعارض والندوات وورش العمل، سواء كانت مقامة داخل الجامعة، أم تلك التي تشارك فيها الجامعة خارج حدود أسوارها محلية أو إقليمية، كما تقوم الوحدة بتنظيم حجز القاعات داخل الجامعة بشطريها الطلاب والطالبات.

المهام:

  1. التقيد باللوائح والأنظمة والتعليمات، ومعرفة الواجبات والمسؤوليات داخل الجامعة، والقيام بكافة أعمال الاتصالات الإدارية المتنوعة.

  2. المشاركة في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعة.

  3. التعاون مع جميع الأقسام لما فيه المصلحة العامة.
  4. رسم الخطة السنوية لمواعيد جميع المناسبات والفعاليات التي تقام داخل الجامعة، أو تشارك بها خارجياً، وعمل التصورات اللازمة لكل مناسبة.
  5. التنسيق والتنظيم والإشراف مع الجهات المعنية المقيمة للفعاليات والمناسبات والاحتفالات التي تقام في الجامعة (احتفالات التخرج - ورش العمل - حفلات المعايدة - ختام الأنشطة - اللقاءات - توقيع الاتفاقيات - فعاليات اليوم الوطني - المؤتمرات -الملتقيات - حلقات النقاش).
  6. التنسيق والتنظيم والإشراف على مشاركات الجامعة الخارجية في المعارض والمناسبات الوطنية والعلمية والثقافية المحلية والخارجية المختلفة؛ من معارض، ومؤتمرات، والمناسبات الوطنية والمحلية، وفي الأيام العالمية والأسابيع.
  7. توحيد المناسبات والفعاليات باسم الجامعة، وبإشراف ومتابعة من مدير إدارة العلاقات العامة والإعلام.
  8. التواصل والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية، والإشراف عليها  في التجهيزات والتنظيم للمناسبة أو الفعالية.
  9. استقبال طلبات حجز القاعات.
  10. المبادرة بمشاركة الكليات والعمادات المساندة في تنظيم المناسبات والأنشطة الخاصة بكل كلية وعمادة.
  11. التواصل مع الجهات ذات العلاقة بالتنظيم مثل (المركز الإعلامي/ إدارة الخدمات/ والأمن الجامعي).
  12. تحديد احتياجات القاعة من نظام صوتي ومرئي وتوفيرها.
  13. تواجد فريق إدارة العلاقات العامة والإعلام حتى الانتهاء من المناسبة.
  14. إعداد تقرير شامل عن الفعالية (الإيجابيات والسلبيات).
جار التحميل