جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مهام وحدة المراسم وتنظيم المناسبات


- 2019/09/25

عن الوحدة:

المراسم هي مجموعة الإجراءات وقواعد السلوك المتبعة في المناسبات الرسمية وغير الرسمية؛ والتي تجمع فئات من الشخصيات ذات صفات معترف بها من جهة رسمية، المراسم غالباً ما تكون عادات مستقرة في العرف العام، فهي الجهة المسؤولة بالجامعة عن تنظيم آلية استقبال كبار الزوار والشخصيات المهمة التي تزور الجامعة، من خلال تفعيل المراسم والاستقبال المتعارف عليها، بما يظهر الوجه المشّرف للجامعة والقائمين عليها، إضافة إلى الإشراف على تنظيم المناسبات المقامة داخل الجامعة أو خارجها وذات الصلة بمعالي مدير الجامعة في الوكالات والعمادات والكليات.​

الأهداف:

إيجاد قناة تواصل بين الجامعة وجمهورها، وتمتين العلاقات الحسنة معهم، وتنظيم آلية استقبال كبار الزور والشخصيات المهمة التي تزور الجامعة، من خلال تفعيل المراسم والاستقبال المتعارف عليها؛ بما يظهر الوجه المشرق للجامعة والقائمين عليه.

المهام:

  1. التقيد باللوائح والأنظمة والتعليمات، ومعرفة الواجبات والمسؤوليات داخل الجامعة.
  2. المشاركة في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعة.
  3. التعاون مع جميع الأقسام لما فيه المصلحة العامة.
  4. التنسيق مع مكتب معالي مدير الجامعة لاستقبال واستضافة ضيوف معاليه، والتميز في حُسن الاستقبال والضيافة.
  5. التنسيق لزيارات معالي مدير الجامعة لبعض المسؤولين الخارجية، والترتيب لمرافقته.
  6. إعداد برامج الزيارات وتوزيعها على الجهات المختصة.
  7. رسم الخطة السنوية لمواعيد جميع المناسبات والفعاليات التي تقام داخل الجامعة أو تشارك بها خارجياً، وعمل التصورات اللازمة لكل مناسبة.
  8. تم توحيد المشاركات الخارجية للكليات والعمادات باسم الجامعة، وبإشراف ومتابعة إدارة العلاقات العامة والإعلام الجامعي.
  9. توفير احتياجات الإدارة من أدوات، وتجهيزات، ومستلزمات لجميع المناسبات.
  10. تم تكوين فريق متجانس متخصص في تنظم المناسبات بالجامعة من احتفالات، وندوات، ومحاضرات، ومؤتمرات، ومعارض، وتوزيع المهام بينهم.
  11. صناعة ثقافة الجودة في التنظيم، والدقة في التجهيزات، وحسن التعامل مع الجميع.
  12. استقبال زوار وضيوف الجامعة، وتسكينهم، ومرافقتهم داخل الجامعة، وتعريفهم بالكليات والعمادات، وتزويدهم بالمعلومات والبيانات والنشرات التي توضح أنشطة الجامعة المختلفة.
  13. مرافقة الوفود واللجان وفرق العمل في جولاتهم وزياراتهم للكليات ومرافق وأقسام الجامعة المختلفة.
  14. توفير وتجهيز هدايا تذكارية ومجسمات لشعار الجامعة، وتقديمها للضيوف والزوار.
  15. متابعة المظهر العام لمرافق الجامعة بشكل دوري، وتسجيل الملاحظات إذا وجدت، وتنبيه المسؤولين عليها.
  16. حُسن الاستقبال والرقي في التعامل ليخرج الزائر والمراجع بالانطباع الجيد والصورة الحسنة عن الجامعة.
  17. إعداد قاعدة بيانات للجهات التي تقدم خدمات للجامعة.
  18. استقبال وإنهاء معاملات المناقشين الخارجين للرسائل العلمية بالجامعة.
  19. الترتيب لاستقبال أعضاء هيئة التدريس الجدد المتعاقدين مع الجامعة، والمساعدة في إنهاء إجراءاتهم.
  20. التقيد بأن يشارك الجميع سواءً من وحدة المراسم والاستقبال ووحدة المناسبات والفعاليات في استقبال ومرافقة الضيوف، والمشاركة في المناسبات لارتباط عمل الوحدتين لبعض وكل منهم، ويعتبر مكملاً للآخر في إظهار صورة جيدة عند ضيوف الجامعة.
  21. متابعة البرقيات والمخاطبات والدعوات الرسمية الموجهة للجهات المعنية في المناسبات.
  22. المشاركة في إعداد التقرير السنوي لفعاليات وأنشطة الجامعة.
جار التحميل