جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مهام وحدة الاتصالات


- 2018/11/14

عن الوحدة:

تقوم وحدة الاتصالات الإدارية، باستلام المعاملات الخاصة بالإدارة، وتسجيلها وتسليمها إلى وحدات الإدارة، وتصدير المعاملات الصادرة من الإدارة وتوجيهها إلى الجهات خارج الإدارة، استلام البريد الخارجي الوارد إلى الإدارة وتوزيعه، واستلام التعاميم وتصويرها وتوزيعها، تصوير المذكرات الخاصة بالإدارة.

الأهداف:

تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى الإدارة، وكذلك نقل وتوزيع ​​المراسلات داخل الجامعة. 

المهام:

  1. التقيد باللوائح والأنظمة والتعليمات، ومعرفة الواجبات والمسؤوليات داخل الجامعة، القيام بكافة أعمال الاتصالات الإدارية المتنوعة. 
  2. المشاركة في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعة.
  3. التعاون مع جميع الأقسام لما فيه المصلحة العامة.
  4. المساهمة في تنفيذ الإجراءات والأنظمة في أعمال الاتصالات الإدارية الصادرة من الجامعة، بالتعاون مع مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بالجامعة.
  5. القيام بترتيب وفهرسة المعاملات إلكترونياً على برنامج الأرشفة الإلكتروني، وحفظ صور ما يصدر من المعاملات الإدارية.
  6. تستلم المذكرات والخطابات والتعاميم الخارجية، ويقوم بتصويرها وتوزيعها على الإدارة وأقسامها ووحداتها.
  7. تقوم باستلام وتبويب وتنسيق المعاملات الواردة والصادرة.
  8. الربط بين الإدارة وكافة الجهات المعنية.
  9. المحافظة على سرية المعاملات والمعلومات. 
  10. العمل على تنظيم قنوات التوزيع لضمان الانسيابية.
  11. إحالة كافة المعاملات المعدة من قبل مدير الإدارة ومساعدي الإدارة للوحدات المختلفة.
  12. ابتكار الخدمات والحلول باستخدام التقنية. 
  13. لإجابة عن جميع الاستفسارات والتساؤلات والتعقيبات المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة، وتزويد الوحدات والمسؤولين بصورة من أي معاملة يطلبونها.
جار التحميل