جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

مهام إدارة العقود الهندسية


- 2019/04/07

مهام إدارة العقود الهندسية

  • يتم استقبال طلبات الإدارة العامة للمشاريع، يتم تحديد المسمى والمبلغ المالي للمشروع بناءً على الدراسة المعمولة من قبل مشرفي ومهندسي الإدارة والاستشاري عن طريق منصة اعتماد.
  • التأكد من سلامة الإجراءات النظامية وفق الأنظمة واللوائح.
  • تنسيق مواعيد فتح المظاريف.
  • إعلان نتائج فتح المظاريف للمنافسات.
  • التنسيق للجنة تحليل العروض وإعداد محاضرها (للمنافسات - الشراء المباشر).
  • التنسيق مع مقرر وسكرتير لجنة البت والترسية.
  • عمل إجراءات العقود وتحريرها ومتابعتها.
  • تمديد الضمانات الابتدائية ومتابعتها.
  • مخاطبة الجهات الرسمية (ديوان المراقبة – الهيئة العامة للزكاة والدخل – التأمينات الاجتماعية).
  • إنهاء إجراءات صرف مستحقات المقاولين.
  • عمل موازنة المشاريع.
  • إعداد تقارير العمليات والمنافسات.
  • إعداد أوامر التغيير.

مهام السكرتارية:

  • معالجة البريد.
  • معالجة الاتصالات الهاتفية.
  • إعداد المراسلات.
  • تنظيم الاجتماعات.
  • تنظيم مواعيد المدير العام.
  • ترتيب السفريات.
  • تنظيم محفوظات الإدارة.
  • متابعة أعمال الإدارة.
  • استخدام تطبيقات الحاسب الآلي.
  • إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة.
  • القيام بأية مهام أخرى تسند إليه في نطاق الاختصاص.

أخصائي عقود:

  • عمل الكراسات ومعالجة جداول الكميات ومتابعة استلامها.
  • الإعلان عن المنافسات وإجراءات منصة اعتماد.
  • إعداد جداول المقارنة ومراجعة أسعار المقاولين.
  • عمل محضر فحص العروض  أو محضر الدراسة الفنية، أو محضر البت والترسية.
  • إعداد خطاب المالية، وعمل الارتباط.
  • إعداد العقد ومتابعة توقيعه.
  • تجهيز العملية كاملة ومراجعة الأوراق النظامية، ومن ثم إرسالها لتركين سعادة المشرف العام على الإدارة العامة للمشاريع، وتوقيعهما من معالي مدير الجامعة.

وفي حالة المنافسة يزيد على ذلك: الإعلان ومحضر تحليل العروض والبت وخطاب الترسية.


مهام أخصائي المستخلصات:

بعد استلام خطاب المطالبة والفاتورة المحدد عليها الأعضاء والمشرفين على المستخلص يتم الآتي:

  • إضافة بيانات العقد كاملة في المستخلصات.
  • تحديد البنود التي تم تنفيذها إذا لم يكن مستخلصًا ختاميًا.
  • إدراج جداول الكميات المحددة في البرنامج.

بعدها يتم تجهيز الخطابات:

  • خطاب للجهة المعنية بالصرف.
  • خطاب المستخلص إذا لم يكن ختاميًا.
  • محضر استلام الأعمال (إذا كان ختاميًا).
  • عمل وإرفاق بيان الاستحقاق.
  • عمل وإرفاق محاضر الاستلام بعد طباعتها إلكترونياً.
  • عمل وإرفاق محضر الفحص والمعاينة.
  • القيام بأية مهام أخرى تسند إليه في نطاق الاختصاص.

مهام المدقق والديوان:

  • مراجعة الكراسات بعد إعدادها.
  • مراجعة محاضر تحليل العروض (منافسات - الشراء المباشر) والارتباطات والعقود وخطابات المالية قبل توقيعها.
  • عمل البلاغات (ديوان المراقبة العامة – مصلحة الزكاة الدخل – مؤسسة التأمينات الاجتماعية).
  • القيام بأية مهام أخرى تسند إليه في نطاق الاختصاص.

مهام المتابعة:

  • متابعة الخطابات التي تصدر من وإلى مدير الإدارة حتى إنهائها، بالإضافة إلى أعمال الموظفين حضوراً وانصرافاً ومتابعة الإنجازات والتيقن من إنهاء المعاملات في وقتها، ورفع تقارير أسبوعية بها.
  • القيام بأية مهام أخرى تسند إليه في نطاق الاختصاص.

مهام الأرشفة:

  • أرشفة الحجوزات والارتباطات والمحاضر والخطابات وإجراءات العقود والبلاغات والمستخلصات وكل ما يخص الإدارة وإدخال بياناتها في البرنامج.
  • القيام بأية مهام أخرى تسند إليه في نطاق الاختصاص.
جار التحميل