جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

الدليل الإجرائي لموظفي عمادة السنة الأولى المشتركة


  • الإجراءات العملية التي يقوم بها مدير الإدارة
    1.إحالة كافة المعاملات الصادرة لإدارة الجامعة إلى المختصين لإجراء اللازم حيالها.2.متابعة كافة المعاملات الصادرة التي تحتاج إلى متابعة بشكل دوري.3.طباعة بعض الخطابات الرسمية.4.مراجعة أوامر الصرف الخاصة بالشركات المشغلة لعمادة السنة الأولى المشتركة.5.تعبئة نماذج صرف نموذج رقم (7) من إدارة المستودعات.6.معرفة الاحتياج الفعلي لبعض المستلزمات الكتابية والمكتبية لكافة الفروع.7.المشاركة في أعمال اللجان المختلفة، كلجنة فتح المظاريف واللجنة الفنية ولجنة الشراء المباشر.8.الإشراف على سلامة المباني من الأضرار.9.الإشراف على أعمال الصيانة لكامل مباني عمادة السنة الأولى المشتركة بفروعها.10.تحديد الوسائل المناسبة للأمن والسلامة داخل العمادة من طفايات الحريق وأنظمة الإنذار، ومتابعة صلاحيتها وصيانتها من قبل لجان السلامة بالجامعة.11.القيام بإجراء عمليات جرد سنوية للمستودعات.12.التوقيع على كافة الخطابات الصادرة إلى إدارات الجامعة فيما يخص الموظفين.13.الإشراف على دوام منسوبي عمادة السنة الأولى المشتركة وانتداباهم وعملهم خارج أوقات الدوام الرسمي، وإجازاتهم المختلفة، والتوقيع على استمارات الترشيح الخاصة بحضور الدورات التدريبية.14.تحديد أهداف الموظفين وفق آلية دورة تقييم الأداء الوظيفي الجديد، واعتماد تقارير تقويم الأداء الوظيفي سنوياً.15.تحرير الخطابات الرسمية الخاصة بعمادة السنة الأولى المشتركة.16.إعداد التقارير السنوية عما تم إنجازه بعمادة السنة الأولى المشتركة ويرفع من خلال تقرير العمادة السنوي والذي يتم رفعه إلى الإدارة العليا بالجامعة.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها مدير مكتب العميد
    1.تنظيم استقبال الزوار لمكتب العميد من جميع القطاعات داخل الجامعة أو خارجها.2.إجراء المكالمات الخاصة التي يطلبها سعادة العميد.3.تعميم القرارات الإدارية الصادرة من العميد.4.تنسيق إجراءات السفر وحجز مكان الإقامة في حالة الدعوات الخارجية للحضور.5.حفظ ملفات المكتب السرية وتصنيفيها وترتيبها وفهرستها.6.توفير احتياجات مكتب العميد من القرطاسية والأدوات المكتبية.7.استلام البريد الخاص بمكتب العميد وعرضه على العميد.8.إعداد وطباعة الخطابات المختلفة على الحاسب الآلي.9.متابعة بعض المعاملات المعلقة عن طريق الهاتف والخطابات الإلحاقية.10.استقبال الرسائل الهاتفية الخاصة بالعميد ومتابعة الرد عليها والتأكد من عرضها على العميد.11.القيام بجميع ما يكلف به من أعمال.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها مساعد مدير الإدارة
    1.مساعدة مدير إدارة عمادة السنة الأولى المشتركة في كافة مهامه المناطة به.2.القيام بتحرير بعض المعاملات والخطابات الصادرة لمختلف الجهات.3.الإشراف على دوام منسوبي عمادة السنة الأولى المشتركة وانتداباهم وعملهم خارج أوقات الدوام الرسمي، وإجازاتهم المختلفة، والتوقيع على استمارات الترشيح الخاصة بحضور الدورات التدريبية في حالة تمتع المدير بإجازاته السنوية والاضطرارية.4.تعبئة نماذج صرف نموذج رقم (7) من إدارة المستودعات.5.المشاركة في أعمال اللجان المختلفة، كلجنة فتح المظاريف واللجنة الفنية ولجنة الشراء المباشر.6.الإشراف على سلامة المباني من الأضرار.7.المساعدة في إعـــداد أهداف تقويــم الأداء الوظيفـــي لمــنسوبي إدارة المستـــودعــات ثم اعتمادها من مدير الإدارة.8.القيام بتحديث بيانات الموظفين.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها قسم الاتصالات الإدارية
    1.تصدير كافة المعاملات الصادرة.2.استلام كافة المعاملات المالية الواردة.3.استلام البريد الخارجي.4.توجيه التعاميم الداخلية والخارجية الصادرة للموظفين.5.متابعة بعض الأعمال المتوقفة بالإدارات المختلفة.6.إعداد بيان بالأعمال المتوقفة ومتابعتها من جهات الاختصاص.7.القيام بتحرير بعض المعاملات والخطابات الصادرة لمختلف الجهات.8.الإشراف على تسليم المعاملات المالية الصادرة وفق بيانات الاستلام.9.المساعدة في بعض الأمور الإدارية.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها مسجلو الحاسب الآلي
    1.طباعة جميع الخطابات والتقارير الصادرة عن إدارة عمادة السنة الأولى المشتركة.2.متابعة ملفات الموظفين الإداريين وتحديث البيانات أولاً بأول.3.المساعدة في تصدير المعاملات إلكترونياً.4.عمل تقارير دورية عما تم إنجازه في العمل.5.تسكين الجداول لأعضاء هيئة التدريس.6.طباعة أسماء المؤجلين.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها أمين المستودع
    1.إعداد البيانات الخاصة بالأصناف المطلوب تموين مستودع عمادة السنة الأولى المشتركة بها، وتحديد مواصفاتها وكمياتها وطلبها من إدارة المستودعات بالجامعة.2.استلام المواد مع صورة من الوثائق المؤيدة.3.الاشتراك في اللجان التي تدخل ضمن اختصاصه.4.المحافظة على صلاحية الأعيان المخزنة وترتيبها وترفيفها، وحفظها بالأوعية المناسبة، وصرف الأعيان بموجب المبدأ (الوارد أوّلاً يصرف أوّلاً).5.صرف الأعيان بموجب طلب صرف مواد نموذج رقم (7) مستكمل الإجراءات والتوقيعات من أصحاب الصلاحية بالجهات الطالبة.6.إعداد الإفادات الخاصة بتوفر الأصناف الداخلة ضمن اختصاص مستودعه من عدمه.7.الاحتفاظ بصور الوثائق المؤيدة للاستلام، وصور الوثائق المؤيدة للصرف والإرجاع، وتوزيع صورها حسب الأنظمة والتعليمات.8.المساعدة في جرد الأعيان الموجودة بالمستودعات بعمادة السنة الأولى المشتركة سنوياً.9.القيام بإعداد بيان بالرجيع سنوياً لإدارة المستودعات بالجامعة.10.توزيع الاحتياجات لكافة الفروع.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها موظفو الشؤون التعليمية
    1.الرد على استفسارات الطلاب المستجدين.2.معرفة الحلول المناسبة لبعض المشاكل التي تمر بالطلاب وحلها.3.عمل تسكين الجداول لأعضاء هيئة التدريس.4.إنزال بعض الجداول للطلاب المؤجلين من الأعوام السابقة.5.عمل التأجيل للطلاب الراغبين في التأجيل للسنة الدراسية.6.عمل الاستفسارات الطبية.7.عرض الأعذار الطلابية على لجنة الأعذار.8.طباعة بعض الجداول للطلاب.9.عمل إخلاء طرف وسحب لبعض الطلاب الراغبين بذلك.10.إعلام الطلاب بما لهم وبما عليهم من حقوق وواجبات.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها فنيو الحاسب الآلي
    1.الإشراف الإداري العام على قسم وحدة الدعم الفني وتقنية المعلومات.2 .قيام جميع الفنيين بفتح المعامل قبل المحاضرة وبعدها بـ 5 دقائق.3.إعداد تقارير دورية (أسبوعية وشهرية وسنوية) عن منجزات الوحدة والمعوقات التي تواجهاها وتقديم المقترحات.4.توزيع الفنيين على معامل الحاسب الآلي في المباني التابعة لعمادة السنة الأولى المشتركة وعددها (4) مباني.5.الإشراف على تنسيق الاتصال المرئي والمسموع خلال انعقاد اللقاءات أو الاجتماعات الخاصة بالعمادة وفروعها.6.الفحص المستمر لجميع المعامل في فترة الاستراحة للتأكد من جاهزية المعمل للمستخدمين.7.التأكد من جاهزية المعامل قبل بدء الفصل الدراسي.8.إنزال البرامج الخاصة بأعضاء هيئة التدريس.9.قيام جميع الفنيين بالإشراف على تنظيف القاعات نظراً لوجود بعض النفايات من مياه ومشروبات وطعام بعد الفراغ من القاعات.10.الإشراف على مشاكل الشبكة وعمل مسح لحاجة مبنى الفرع للمنافذ وتشبيكها.11.إصلاح بعض الطاولات بالقاعة.12.توزيع نقاط الشبكة على السويتشات بالشكل الصحيح والنظامي.13.تشغيل النظام الصوتي في بعض المعامل.14.إعادة ربط الأجهزة بالسيرفر الخاص بالعمل.15.تعريف كروت الشاشة لأجهزة السرفير.16.القيام بفحص كفاءة المعامل بكافة فروع عمادة السنة الأولى المشتركة (الششة – العابدية – الليث –القنفذة).17.جرد الأجهزة التالفة بالمعامل.18.زيارة وقائية أسبوعية لغرف الاتصال (السيرفرات) بالتعاون مع عمادة تقنية المعلومات والدعم الفني.19.استقبال البلاغات والخطابات الخاصة بالأعطال الخاصة بأجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها في وحدات الفروع.20.إعداد أجهزة الحاسب للارتباط بالشبكة وتنصيب البرمجيات اللازمة.21.دعم المستفيدين من النظام من طلاب وأعضاء هيئة التدريس والإجابة على استفساراتهم وحل مشاكلهم في مكتب وحدة الشؤون الفنية بعمادة السنة الأولى المشتركة.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها فنيو معامل الفيزياء
    1.قيام الفني بفتح المعامل قبل المحاضرة وبعدها بـ 5 دقائق.2.الفحص المستمر لجميع المعامل في فترة الاستراحة للتأكد من جاهزية المعمل للمستخدمين.3.التأكد من جاهزية المعامل قبل بدء الفصل الدراسي.4.القيام بتجهيز التجارب العملية التي يقوم بها أعضاء هيئة التدريس والطلاب.5.الرد على استفسارات الطلاب فيما يخص بعض التجارب.6.القيام بجرد الأجهزة.7.القيام بجرد التالف من الأجهزة المستخدمة في التجارب العملية.8.قيام الفني بالإشراف على تنظيف القاعات وذلك لوجود بعض النفايات من مشروبات وطعام بعد الفراغ من القاعات.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها موظفو السكرتارية
    1.الرد على الاستفسارات الواردة من الطلبة وأعضاء هيئة التدريس.2.تحرير بعض الخطابات الرسمية للوكلاء.3.الرد على المكالمات الهاتفية وعمل جدول بها.4.عمل جداول بالمواعيد.
  • الإجراءات العملية التي يقوم بها موظفو التشغيل والصيانة
    1.متابعة أعمال النظافة والإشراف على أدائهم في نظافة المباني التابعة لعمادة السنة الأولى المشتركة.2.استقبال طلبات الصيانة من الموظفين وأعضاء هيئة التدريس.3.متابعة أعمال الصيانة والوقوف على أداء الأعمال.4.أرشفة جميع طلبات الصيانة ورقياً.5.رفع تقارير أسبوعية عن حالة الصيانة 6.تنفيذ جميع ما يوكل إليه من مهام.
جار التحميل