جامعة أم القرى

الشؤون الإدارية والمالية


- 2016/03/07

 

تعريف مختصر:

  • هي الإدارة المختصة بتطبيق السياسات والإجراءات بشقيها الإداري والمالي والمتعلقة بشؤون الموظفين من تنظيم وضبط ومتابعة وتقييم وأرشفة وكذلك إدارة وضبط الإيرادات والمصروفات المالية للعمادة ومتابعة أعمال الصيانة وضبط المستودع.

 

الأهداف:

  •  تحقيق الجودة وتحسين الأداء الإداري والمالي للعمادة.
  • همزة الوصل والتواصل بين الإدارة العليا وبقية المستويات الإدارية.

 

المؤهلات والمهارات المطلوب اتقانها للعمل في هذا القسم:

  •  إدارة عامة – محاسبة - مهارات الحاسب الآلي (أوفيس).

 

المهام:

  • شئون الموظفين
  • تطوير قاعدة بيانات شاملة للموظفين.
  • متابعة أداء الموظفين وضبط عملية الحضور والانصراف.
  • إعداد ومتابعة بالمخاطبات الخاصة بالموظفين (الإجازات، المباشرة، الترقية، الدورات ...الخ(.

 

الاتصالات الإدارية

  • استقبال وارسال وتوزيع الوارد والصادر ومتابعة المعاملات وحفضها وأرشفتها.
  • معارض الكتب
  •  الإشراف على لجنة المعارض.
  • اختيار الموظفين المشاركين بمعارض الكتب.
  •  تقويم الأداء الوظيفي
  • المشاركة في إعداد الإحصاءات وتوفير المعلومات ذات العلاقة بأداء موظفي الأقسام الإدارية.
  •  إعداد تقارير الأداء الوظيفي.
  •  الشئون المالية
  • متابعة واستلام المخصصات المالية للعمادة.
  •  توثيق وضبط المصروفات بموجب الفواتير والعقود والتوقيع على أوامر الاعتماد والصرف.
  • إعداد ومراجعة وتدقيق المعاملات المالية ومخاطبة الجهات المعنية بالشئون المالية بالجامعة.
  •  استلام الإيرادات المستحقة من مطبوعات العمادة للعمادة وصرف المستحقات والالتزامات المالية.
  •  تأمين المشتريات.
  • إعداد التقارير المالية الدورية بالمصروفات عداد الميزانيات السنوية وتقدير احتياجات العمادة بالتنسيق مع المستويات الإدارية المختلفة للعمادة.
  • تجديد الاشتراكات في قواعد البيانات.
  •  إدارة وضبط محتويات المستودع من استلام وتسليم والتنسيق مع المستودع الرئيسي للجامعة.
  •  الجرد الدوري لمحتويات المستودع.
  • تأمين وتوزيع المواد والتجهيزات المكتبية لتلبية احتياجات الأقسام والموظفين.
  •  الإشراف على صيانة مبنى ومرافق المكتبة وإعداد وتأمين مستلزمات الصيانة من عقود وتجهيزات.

 

الإجراءات ونماذجها:

  • يتخذ القسم الإجراءات المتبعة لتنفيذ القرارات الإدارية والمالية ومتابعة تنفيذها ملتزماً بالسياسات والمعايير والخطط الموضوعة وضمان تطبيقها.
  • يعتمد القسم على الحاسب الآلي في تنفيذ الإجراءات وتصميم النماذج بهدف ضمان جودة ودقة الأداء وتسهيل تنفيذ ومتابعة المعاملات.

 

الوظائف المندرجة تحت هذا القسم:

مساعد إداري

  • تنفيذ أعمال شئون الموظفين والمستودع.

مندوب مشتريات

  • قوائم المشتريات والتنسيق مع الموردين.
  • الإشراف على أعمال الصيانة وإعداد التقارير.

صادر ووارد

  • القيام بمهام الاتصالات الإدارية.

ناسخ

  • النسخ والطباعة.

 

الأجهزة والأدوات المستخدمة لأداء أعمال ومهام القسم:

  • حاسب آلي – طابعة – هاتف – فاكس – آلة تصوير – جهاز الناسخ الضوئي.

 

 

 

 

 

جار التحميل