تعريف مختصر:
- هي الإدارة المختصة بتطبيق السياسات والإجراءات بشقيها الإداري والمالي والمتعلقة بشؤون الموظفين من تنظيم وضبط ومتابعة وتقييم وأرشفة وكذلك إدارة وضبط الإيرادات والمصروفات المالية للعمادة ومتابعة أعمال الصيانة وضبط المستودع.
الأهداف:
- تحقيق الجودة وتحسين الأداء الإداري والمالي للعمادة.
- همزة الوصل والتواصل بين الإدارة العليا وبقية المستويات الإدارية.
المؤهلات والمهارات المطلوب اتقانها للعمل في هذا القسم:
- إدارة عامة – محاسبة - مهارات الحاسب الآلي (أوفيس).
المهام:
- شئون الموظفين
- تطوير قاعدة بيانات شاملة للموظفين.
- متابعة أداء الموظفين وضبط عملية الحضور والانصراف.
- إعداد ومتابعة بالمخاطبات الخاصة بالموظفين (الإجازات، المباشرة، الترقية، الدورات ...الخ(.
الاتصالات الإدارية
- استقبال وارسال وتوزيع الوارد والصادر ومتابعة المعاملات وحفضها وأرشفتها.
- معارض الكتب
- الإشراف على لجنة المعارض.
- اختيار الموظفين المشاركين بمعارض الكتب.
- تقويم الأداء الوظيفي
- المشاركة في إعداد الإحصاءات وتوفير المعلومات ذات العلاقة بأداء موظفي الأقسام الإدارية.
- إعداد تقارير الأداء الوظيفي.
- الشئون المالية
- متابعة واستلام المخصصات المالية للعمادة.
- توثيق وضبط المصروفات بموجب الفواتير والعقود والتوقيع على أوامر الاعتماد والصرف.
- إعداد ومراجعة وتدقيق المعاملات المالية ومخاطبة الجهات المعنية بالشئون المالية بالجامعة.
- استلام الإيرادات المستحقة من مطبوعات العمادة للعمادة وصرف المستحقات والالتزامات المالية.
- تأمين المشتريات.
- إعداد التقارير المالية الدورية بالمصروفات عداد الميزانيات السنوية وتقدير احتياجات العمادة بالتنسيق مع المستويات الإدارية المختلفة للعمادة.
- تجديد الاشتراكات في قواعد البيانات.
- إدارة وضبط محتويات المستودع من استلام وتسليم والتنسيق مع المستودع الرئيسي للجامعة.
- الجرد الدوري لمحتويات المستودع.
- تأمين وتوزيع المواد والتجهيزات المكتبية لتلبية احتياجات الأقسام والموظفين.
- الإشراف على صيانة مبنى ومرافق المكتبة وإعداد وتأمين مستلزمات الصيانة من عقود وتجهيزات.
الإجراءات ونماذجها:
- يتخذ القسم الإجراءات المتبعة لتنفيذ القرارات الإدارية والمالية ومتابعة تنفيذها ملتزماً بالسياسات والمعايير والخطط الموضوعة وضمان تطبيقها.
- يعتمد القسم على الحاسب الآلي في تنفيذ الإجراءات وتصميم النماذج بهدف ضمان جودة ودقة الأداء وتسهيل تنفيذ ومتابعة المعاملات.
الوظائف المندرجة تحت هذا القسم:
مساعد إداري
- تنفيذ أعمال شئون الموظفين والمستودع.
مندوب مشتريات
- قوائم المشتريات والتنسيق مع الموردين.
- الإشراف على أعمال الصيانة وإعداد التقارير.
صادر ووارد
- القيام بمهام الاتصالات الإدارية.
ناسخ
الأجهزة والأدوات المستخدمة لأداء أعمال ومهام القسم:
- حاسب آلي – طابعة – هاتف – فاكس – آلة تصوير – جهاز الناسخ الضوئي.
