تتم عملية استقبال وإرسال المعاملات عبر نظام الاتصالات والأرشفة الإلكترونية الخاص بجامعة ام القرى، وتنقسم المعاملات إلى:

1-  المعاملات الواردة: وهي المعاملات التي تصل للقسم من إدارات الجامعة المختلفة والجهات الخارجية.

2- المعاملات الصادرة: وهي المعاملات التي ترسل من القسم لإدارات الجامعة المختلفة والجهات الخارجية.

3- التعاميم: (وتكون داخلية وخارجية).

4- القرارات: وتكون داخلية (تصدر من القسم)، وخارجية (وتكون صادرة من خارج القسم).

• بعد وصول المعاملة إلى نظام الاتصالات بالقسم يتم طباعتها ووضعها في ملف العرض اليومي لعرضها على سعادة رئيس القسم.
• يتم كتابة التوجيه يدوياَ من سعادة رئيس القسم على كل معاملة (حسب نموذج إحالة داخلية).
• بعدها يتم العمل على  حسب التوجيه باطلاع كل رئيس لجنة بالقسم أو عضو هيئة تدريس كلا فيما يخصه بنسخة ورقية لاستكمال الإجراءات النظامية.
• وتتم عملية كتابة الخطابات للرد على المعاملات المختلفة من قبل سكرتارية القسم وإرسالها بعد التوقيع عليها من سعادة رئيس القسم للجهات المختلفة داخل الكلية.
• يتم حفظ جميع النسخ التي تحمل توجيه سعادة رئيس القسم والخطابات والقرارات والتعاميم الصادرة من القسم في ملفات مصنفة حسب أنواع المعاملات الأربع السابقة الذكر.
• في حال التوجيه بالتعميم أو القرارات يتم إرسال المعاملة عبر نظام الاتصالات الإدارية إلى جميع منسوبي القسم من الأعضاء ونسخة إلكترونية على البريد الإلكتروني.
• فيما يخص المعاملات السرية فلرئيس القسم فقط الحق للاطلاع عليها والتوجيه بما يراه مناسباَ.