Université d'Umm Al-Qura

Section des affaires administratives et financières


- 2016/03/07

 

Définition brève:

C'est l'administration chargée d'appliquer les politiques et les procédures avec leurs deux volets administratifs et financiers et relevant des affaires des employés en matière d'organisation, de réglage, de suivi, d'évaluation, d'archivage, de gestion des recettes et des dépenses financières du décanat et du suivi des travaux de maintenance et de contrôle de l'entrepôt.

 

Objectifs:

  • Réaliser la qualité et améliorer la performance administrative et financière du décanat.
  • Relier entre l'administration supérieure et les niveaux administratifs.

 

Qualifications et compétences requises qu'il incombe de maîtriser pour travailler dans cette section :

Administration Générale - Comptabilité -compétences d'ordinateur (office)

 

Les tâches:

Les affaires du personnel

  • Concevoir une base de données globale des employés.
  • Suivre la performance des employés et contrôler le processus de la présence et de l'absence
  • Préparer et suivre les correspondances relatives aux employés(les vacances, la réception du travail, la promotion et les stages...etc.

 

Les communications administratives

  • Recevoir, accueillir et distribuer les entrants et les sortants. Suivre et archiver les transactions.

Foires des livres

  • Superviser le comité des foires.
  • Choisir les employés participants aux foires des livres.

         Évaluation de la performance fonctionnelle

  • Participer à la préparation des statistiques et assurer les informations relatives à la performance des employés des sections administratives.
  • Préparer les rapports de la performance des fonctionnaires.

Les affaires financières :

  • Suivre et recevoir les allocations financières du décanat.
  • Documenter et régler les dépenses en vertu des factures et des contrats et signer les ordres de l'approbation et des dépenses.
  • Préparer, réviser et vérifier les transactions financières et adresser les lettres aux organismes intéressés aux affaires financières de l'université.
  • L'encaissement des recettes des publications du décanat et le payement des obligations financières.
  • Assurer les achats
  • Préparer les rapports financiers périodiques concernant les dépenses, élaborer les budgets annuels et estimer les besoins du décanat en collaboration avec les différents niveaux administratifs du décanat.
  • Renouvellement des abonnements aux bases de données.

Les entrepôts:

  • Gérer contrôler les contenus de l'entrepôt en recevant et livrant et coordonnant avec l'entrepôt principal de l'Université.
  • L'inventaire périodique des contenus de l'entrepôt
  • Assurer et distribuer les matériels et les équipements du bureau pour répondre aux besoins des départements du personnel.
  • Superviser la maintenance d'un bâtiment et les installations du bureau, préparer et assurer les exigences de la maintenance en matière de contrats et des équipements.

 

Les procédures et leurs formulaires:

  • Le département prend les mesures adoptées pour exécuter les décisions administratives et financières en observant les politiques et les normes ainsi que les plans mis et en garantissant leur application.
  • En concevant les formulaires, le département compte sur l'ordinateur en vue de garantir la qualité, la précision de la performance, la facilitation et le suivi des transactions.

 

Les emplois relevant de ce département:

Série

Titre du poste

Tâches spéciales

Normes de la performance distinguée

1

Le directeur administratif

Superviser les travaux du département

 

2

Adjoint administratif:

Exécuter les travaux des affaires des fonctionnaires et de l'entrepôt.

15 Transactions quotidiennement

3

Auditeur financier

Exécuter les travaux financiers.

7 Transactions quotidiennement

4

Délégué Achats

Listes des achats et la coordination avec les fournisseurs

 

5

Superviseurs de maintenance

Superviser les travaux de maintenance et élaborer les rapports.

 

6

Entrants et sortants

Accomplir les tâches de communications administratives

35 entrants/50 sortants

7

copieur

copier et imprimer.

 

 

Les appareils et les matériels utilisés pour accomplir les tâches et les missions de la section:

Ordinateur - imprimante - Téléphone-fax-photocopieuse-scanner.





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