Universidad de Umm Al-Qura

Departamento de Asuntos Administrativos y Financieros


- 2016/03/07


Es la dirección competente de aplicar las políticas y los procedimientos administrativos y financieros así como de organizar, controlar, seguir, evaluar y archivar las tareas de recursos humanos. Asimismo, se encarga de gestionar y controlar los ingresos y los gastos financieros del decanato y seguir las tareas de mantenimiento y controlar el almacén.  

Objetivos:
•    Realizar la calidad y mejorar el desempeño administrativo y financiero del decanato. 
•    Ser un eslabón entre la alta dirección y el resto de los niveles administrativos. 

Cualificaciones y habilidades requeridas para trabajar en este Departamento:
Administración pública – contabilidad – conocimientos de Ofimática (Office).
Funciones:
Asuntos de funcionarios
•    Desarrollar una base de datos completa de los funcionarios.
•    Seguir el desempeño de los funcionarios y controlar el proceso de asistencia. 
•    Preparar y seguir las solicitudes de los empleados (vacaciones, dirección, promoción, cursos...etc). 
Comunicaciones administrativas
•    Recibir, mandar y distribuir la correspondencia y guardar y archivar los escritos. 
     
Ferias de libros
•    Supervisar el comité de ferias.
•    Elegir los funcionarios que participan en las ferias de libros. 

Valorar el desempeño de trabajo
•    Participar en la preparación de estadísticas y facilitar la información relacionada con el desempeño de los funcionarios de los departamentos administrativos. 
•    Preparar los informes del desempeño de trabajo.

Asuntos financieros
•    Seguir y recibir las asignaciones financieras del decanato 
•    Documentar y controlar los gastos en virtud de las facturas y contratos, y firmar las aprobaciones de pago.  
•    Preparar, revisar, auditar los trámites financieros, y contactar con los órganos implicados en los asuntos financieros en la universidad.  
•    Recibir los ingresos devengados de las publicaciones del decanato, y pagar las obligaciones adeudadas.  
•    Supervisar las compras.
•    Preparar los informes financieros periódicos de gastos, preparar los presupuestos anuales, y estimar las necesidades del decanato en coordinación con los diferentes niveles administrativos del mismo.   
•    Renovar las suscripciones en las bases de datos.  
Almacenes
•    Gestionar y controlar los contenidos del almacén y coordinar con el almacén principal de la universidad.   
•    Hacer inventarios periódicos de los contenidos del almacén.    
•    Asegurar y distribuir los materiales y los equipamientos de biblioteca para satisfacer las necesidades de los departamentos y los funcionarios. 
Mantenimiento
•    Supervisar el mantenimiento del edificio y las instalaciones de la biblioteca, preparar y hacer los contratos y adquirir los equipos necesarios para el mantenimiento de la biblioteca.  

Ejemplos de tareas:
•    El Departamento adopta los procedimientos seguidos para realizar las decisiones administrativas y financieras, y seguir su realización comprometiendo de las políticas, estándares, y planes puestos y garantizar su aplicación.  
•    El Departamento depende del ordenador en la realización de los procedimientos, y diseñar los modelos con el propósito de garantizar la calidad y precisión del desempeño y facilitar la realización y seguimiento de las transacciones.  
 

Estándares del desempeño distinguido

Funciones

Título del puesto

N

 

Supervisar las labores del Departamento

Director administrativo

1

15 transacciones diariamente

Gestionar los recursos humanos y el almacén.

Auxiliar administrativo

2

7 transacciones diariamente

Realizar labores financieras

Auditor financiero

3

 

Listas de adquisiciones y coordinación con los proveedores.

Delegado de Compras

4

 

Supervisar los trabajos de mantenimiento y preparar los informes

Supervisor de mantenimiento

5

35 entradas/50 salidas

Implementar las comunicaciones administrativas

Responsable de correspondencia saliente y entrante

6

 

Mecanografía y reprografía

Mecanógrafo

7

 

Dispositivos e instrumentos utilizados para realizar los trabajos y las funciones del Departamento:

Ordenador – impresora – teléfono – fax – fotocopiadora – escáner




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