جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

إدارة الشؤون الإدارية والمالية


- 2016/04/14

إدارة الشؤون الإدارية والمالية:

وتتلخص مهامها في الآتي:

  1. العمل على إنجاز المعاملات الإدارية والمالية بالعمادة.
  2. متابعة كشف الحضور والانصراف، والرفع به لإدارة المتابعة.
  3. الإشراف على تنفيذ القرارات والتكليفات الإدارية الصادرة من مكتب العميد.
  4. متابعة الأعمال الإدارية والمالية بالعمادة.
  5. تشكيل اللجان لإنجاز مهام إدارية أو مالية.
  6. تكليف موظفي العمادة بمهام إدارية أو مالية، بالإضافة إلى أعمالهم الاعتيادية.
  7. الاعتماد المبدئي للتقييم السنوي لموظفي العمادة.
  8. التوصية للعميد بترقية موظفي العمادة.
  9. طلب معلومات عن أي موظف إداري في العمادة.
  10. متابعة طلبات منسوبي العمادة والإجراءات التابعة لها.
  11. الرفع بتوصية الإجازة الخاصة لجميع منسوبي العمادة، والمباشرة بعد الإجازة.
  12. متابعة تنفيذ قرارات العمادة.
  13. القيام بأي عمل تكلف به.

 

وتنقسم الإدارة إلى الأقسام التالية:

  أ.  قسم الشؤون الإدارية: ويتفرع من هذا القسم الوحدات التالية:

 1. وحدة الصادر والوارد: وتتلخص مهامها في الآتي:

  • تصدير المعاملات الصادرة إلى خارج العمادة عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكترونية المعتمد من قبل الجامعة.
  • تغليف البريد.
  • توجيه المعاملات إلى الجهات الداخلية حسب توجيه العميد.
  • استلام البريد الداخلي والخارجي، ثم عرضه على مدير الإدارة.
  • القيام بأي عمل تُكلف به.

 

 2. وحدة السكرتارية، وتتلخص مهامها في الآتي:

  • نسخ محاضر الاجتماعات.
  • القيام بتزويد الأقسام بالنسخ من المعاملات والخطابات في حالة طلبها.
  • نسخ جميع الخطابات الخاصة بالإدارة.  
  • القيام بأي عمل تُكلف به. 

 

 3. وحدة الأرشيف، وتتلخص مهامها في الآتي:

  • القيام بعمل الأرشفة لجميع المعاملات والخطابات الصادرة والواردة إلكترونياً.
  • حفظ وتنظيم جميع القرارات والأوراق والسجلات، وتصنيفها حسب النوع بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها.
  • القيام بأي عمل تُكلف به.

بـ . قسم العقود والمناقصات، وتتلخص مهامه في الآتي:

  • متابعة المستخلصات المالية للشركات المتعاقدة معها.
  • حضور لجنة فتح المظاريف للشركات بإدارة المشتريات.
  • إعداد طلبيات الصيانة والتشغيل  للعمادة.
  • مراجعة صيغ العقود الخاصة بالعمادة، والتأكد من صحتها.
  • متابعة سير العقود حتى الانتهاء من توقيعها من الطرفين.
  • التواصل مع الجهة الاستشارية بالجامعة لإعداد المشاريع والمناقصات.
  • القيام بأي عمل يُكلف به.

 

جـ . قسم الشؤون المالية، وتتلخص مهامه في الآتي:

  • متابعة إعداد ميزانية العمادة.
  • استكمال إجراءات استلام العهد وتسديدها.
  • متابعة الجوانب المالية المتعلقة بمنسوبي وموظفي العمادة من انتدابات، وخارج دوام، وغيره.
  • إعداد التقرير المالي السنوي للعمادة.
  • القيام بأي عمل يُكلف به. 

 

د. قسم شؤون الموظفين، وتتلخص مهامه في الآتي:

  • مراجعة التقييم السنوي لموظفي العمادة، وإبداء الملاحظات عليه، وعرضه على العميد لاعتماده.
  • تحديد حاجات التدريب لموظفي العمادة.  
  • تشجيع موظفي العمادة وتحفيزهم، والإشراف على البرامج التحفيزية لهم.
  • استقبال طلبات التوظيف على وظائف أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم (المحاضرين والمعيدين).
  • متابعة إجراءات المرشحين لوظائف العمادة الإدارية والأكاديمية.
  • القيام بأي عمل يُكلف به. 

 

جار التحميل