جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وكالة العمادة للتعلم الإلكتروني والتعليم عن بعد


- 2016/04/14

وكالات العمادة وأقسامها

    تُعنى بالإشراف على سير العمل في الإدارات التابعة للوكالة، ووضع الخطط التنفيذية لرفع مستوى الأداء فيها، إضافة إلى متابعة الأمور الإدارية والمالية والتقنية، وتطوير المقررات الإلكترونية والنشاطات المكملة للتدريس التقليدي.

     

    الإدارات التابعة للوكالة:

    1ـ إدارة الشؤون الإدارية والمالية:

    وتتلخص مهامها في الآتي:

    1. العمل على إنجاز المعاملات الإدارية والمالية بالعمادة .
    2. متابعة كشف الحضور والانصراف، والرفع به لإدارة المتابعة.
    3. الإشراف على تنفيذ القرارات والتكليفات الإدارية الصادرة من مكتب العميد.
    4. متابعة الأعمال الإدارية والمالية بالعمادة.
    5. تشكيل اللجان لإنجاز مهام إدارية أو مالية.
    6. تكليف موظفي العمادة بمهام إدارية أو مالية، بالإضافة إلى أعمالهم الاعتيادية.
    7. الاعتماد المبدئي للتقييم السنوي لموظفي العمادة.
    8. التوصية للعميد بترقية موظفي العمادة.
    9. طلب معلومات عن أي موظف إداري في العمادة.
    10. متابعة طلبات منسوبي العمادة والإجراءات التابعة لها.
    11. الرفع بتوصية الإجازة الخاصة لجميع منسوبي العمادة، والمباشرة بعد الإجازة.
    12. متابعة تنفيذ قرارات العمادة.
    13. القيام بأي عمل يكلف به.

     

    وتنقسم الإدارة إلى الأقسام التالية:

      1.  قسم الشؤون الإدارية: ويتفرع من هذا القسم الوحدات التالية:

              1. وحدة الصادر والوارد: وتتلخص مهامها في الآتي:

    • تصدير المعاملات الصادرة إلى خارج العمادة عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكترونية المعتمد من قبل الجامعة.
    • تغليف البريد.
    • توجيه المعاملات إلى الجهات الداخلية حسب توجيه العميد.
    • استلام البريد الداخلي والخارجي، ثم عرضه على مدير الإدارة.
    • القيام بأي عمل تكلف به.

     2. وحدة السكرتارية وتتلخص مهامها في الآتي:

    • نسخ محاضر الاجتماعات.
    • القيام بتزويد الأقسام بالنسخ من المعاملات والخطابات في حالة طلبها.
    • نسخ جميع الخطابات الخاصة بالإدارة.  
    • القيام بأي عمل يكلف به. 

     

     3. وحدة الأرشيف وتتلخص مهامها في الآتي:

    • القيام بعمل الأرشفة لجميع المعاملات والخطابات الصادرة والواردة إلكترونياً.
    • حفظ وتنظيم جميع القرارات والأوراق والسجلات، وتصنيفها حسب النوع بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

    1- قسم العقود والمناقصات وتتلخص مهامه في الآتي:

    • متابعة المستخلصات المالية للشركات المتعاقدة معها.
    • حضور لجنة فتح المظاريف للشركات بإدارة المشتريات.
    • إعداد طلبيات الصيانة والتشغيل  للعمادة.
    • مراجعة صيغ العقود الخاصة بالعمادة، والتأكد من صحتها.
    • متابعة سير العقود حتى الانتهاء من توقيعها من الطرفين.
    • التواصل مع الجهة الاستشارية بالجامعة لإعداد المشاريع والمناقصات.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

     

    2- قسم الشؤون المالية، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • متابعة إعداد ميزانية العمادة.
    • استكمال إجراءات استلام العهد وتسديدها.
    • متابعة الجوانب المالية المتعلقة بمنسوبي وموظفي العمادة من انتدابات وخارج الدوام وغيره.
    • إعداد التقرير المالي السنوي للعمادة.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

     

    3- قسم شؤون الموظفين، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • مراجعة التقييم السنوي لموظفي العمادة، وإبداء الملاحظات عليه، وعرضه على العميد لاعتماده.
    • تحديد حاجات التدريب لموظفي العمادة.  
    • تشجيع موظفي العمادة وتحفيزهم والإشراف على البرامج التحفيزية لهم .
    • استقبال طلبات التوظيف على وظائف أعضاء هيئة التدريس ومَن في حكمهم (المحاضرون والمعيدون).
    • متابعة إجراءات المرشحين لوظائف العمادة الإدارية والأكاديمية .
    • القيام بأي عمل يكلف به . 

     

         2. إدارة أنظمة التعلم الإلكتروني:

    وهي إدارة تختص بأنظمة إدارة التعلم الإلكتروني المصممة لمساعدة أعضاء هيئة التدريس والطلبة على التفاعل في العملية التعليمية بالجامعة، عبر المقررات الإلكترونية والنشاطات المكملة للتدريس التقليدي (وجها لوجه)، كما تختص بتقديم خدمات الدعم الفني لأعضاء هيئة التدريس والطلبة، لتسهيل تواصلهم وتفاعلهم مع الأنظمة، إضافة إلى تقديم الدعم اللازم للقيام بالاختبارات الإلكترونية.

    وتتلخص مهامها في الآتي:

    • تحديد خطط العمل المستقبلية لأقسام إدارة أنظمة التعلم الإلكتروني بالمشاركة مع الأقسام بناءً على الرؤية الإستراتيجية للعمادة.  
    • متابعة تنفيذ المهام، ورفع تقرير دوري عن مدى الإنجاز للعمادة.
    • ترؤس اجتماعات التنسيق بين أقسام إدارة أنظمة التعلم الإلكتروني، والإشراف المباشر على سير العمل. 
    • المتابعة المستمرة لأداء موظفي أقسام إدارة أنظمة التعلم الإلكتروني، ورفع التقييم والتوصيات للعمادة.
    • إبداء الرأي عن أي موظف مرشح للعمل في أي قسم بأقسام إدارة أنظمة التعلم الإلكتروني. 
    • المشاركة في التواصل مع عمادة تقنية المعلومات بالجامعة عند وجود الحاجة للمساعدة في إجراء مهمة تطوير أو حلِّ مشكلة فنية تتعلق بمهام أقسام الإدارة.
    • الإشراف على وضعية العمل في معامل التعلم الإلكتروني الواقعية والافتراضية بالجامعة. 
    • توفير متطلبات ومستلزمات العمل لأقسام الإدارة.
    • القيام بأي عمل يكلف به. 

    وتنقسم الإدارة إلى الأقسام التالية:

    1.  قسم إدارة بيئة التعلم، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • المراقبة اليومية لسجلات الأخطاء لرصد أي خطأ في النظام، والعمل على إيجاد الحلول المناسبة.
    • رفع تقارير دورية عن جاهزية الأنظمة، ومعدلات الأخطاء، وحركة الزوار على الأنظمة.
    • المشاركة الفعالة مع محلل النظم والمبرمجين لحل المشاكل التي قد تطرأ على الأنظمة.
    • متابعة إصلاح أي عطل في الأنظمة مع الشركات المنفذة.
    • العمل على مساعدة المستخدمين للأنظمة لتحقيق الفائدة القصوى منها.
    • اقتراح الحلول المناسبة للكليات والأقسام ذات العمل غير التقليدي.
    • مساعدة الزملاء في العمادة من الأقسام المختلفة في إتمام نشاطاتهم المتعلقة بالنظام بكل سهولة وحرفية.
    • تحديث التقويم الخاص بأنشطة العمادة والجامعة على النظام لتذكير المستخدمين بالأحداث المهمة.
    • تحديد الصلاحيات والأدوار لكل مجموعة من المستخدمين على النظام.
    • تحديث أنظمة التعلم الإلكتروني، من خلال التنسيق مع الشركات المختصة.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

     

    2. قسم قواعد البيانات وإدارة الخوادم، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • عمل نسخ احتياطية لقواعد البيانات والخوادم.
    • متابعة عمل الخوادم بشكل طبيعي.
    • متابعة معدل استهلاك الذاكرة، المعالج، الأقراص الصلبة، وسعة التحميل الخاصة بجميع الخوادم، لوضع خطة ترقية لموارد الخوادم قبل حدوث اختناقات في التعامل مع أنظمة التعلم الإلكتروني.
    • تأمين وتحديث الخوادم.
    • التواصل مع تقنية المعلومات في الأمور التقنية، لحلِّ المشاكل الطارئة بالخوادم والشبكات وقواعد البيانات.
    • التواصل مع الشركات في الأمور التقنية لحل المشاكل.
    • متابعة نظام الرسائل القصيرة.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

     

    3. قسم الدعم الفني، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • استقبال طلبات الدعم الفني من مستخدمي النظام، والرد عليها بمختلف وسائل الاتصال.
    • متابعة مشاكل منسوبي العمادة في استخدام النظام، ومساعدتهم على إيجاد الحلول المناسبة لها.
    • إعداد التقارير الدورية عن أعمال القسم، والمشاكل العامة التي تواجه المستخدمين.
    • تطوير آليات الدعم الفني لتسهيل التواصل مع مستخدمي الأنظمة.
    • القيام بأي عمل يكلف به.


    4. قسم المعامل والاختبارات الإلكترونية، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • إدارة العمل في معامل الاختبارات الإلكترونية في الجامعة.
    • تأمين الاحتياجات المادية والبشرية لتشغيل معامل الاختبارات الإلكترونية في الجامعة.
    • عمل الصيانة الدورية للمعامل، والتأكد من صلاحيتها في الاستفادة منها.
    • التنسيق لطلبات حجز المعامل من قبل أعضاء هيئة التدريس لإجراء الاختبارات الإلكترونية فيها.
    • متابعة مشاريع إنشاء المعامل الإلكترونية في الجامعة.
    • مساعدة عضو هيئة التدريس على فهم آلية بناء الاختبارات وتوزيع ورصد الدرجات في المقرر الإلكتروني.
    • مساعدة الكليات والأقسام في الجامعة على إنشاء بنوك أسئلة خاصه بهم.
    • متابعة أعضاء هيئة التدريس وتوجيههم، وتقديم الدعم الفني لهم.
    • المشاركة في تطوير برمجيات الاختبارات الإلكترونية.
    • متابعة برمجيات وأنظمة الاختبارات الإلكترونية.
    • إعداد التقارير الدورية عن سير المعامل والاختبارات الإلكترونية.
    • القيام بأي عمل يكلف به . 

    5. قسم إدارة موقع العمادة، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • إدارة موقع العمادة على الإنترنت وتطويرها.
    • تحديد المشكلات التي تواجه موقع العمادة، والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها.
    • وضع تصور لتطوير خدمات موقع العمادة.
    • القيام بأي عمل يكلف به. 

    3- إدارة الإنتــاج الرقمي:

     وتختص بإنتاج وتطوير مقررات رقمية ذات جودة عالية داخل الجامعة، ومساعدة أعضاء هيئة التدريس على تصميم الكائنات التعليمية الرقمية والمقررات التفاعلية، كما تسعى الإدارة إلى تبني المعايير العلمية الدولية للجودة (Quality Matters) في تصميم المقررات التعليمية لتكون مقررات إلكترونية معتمدة.

    وتتلخص مهامها في الآتي:

    • تحديد خطط العمل المستقبلية لأقسام إدارة الإنتاج الرقمي بناءً على الرؤية الإستراتيجية للعمادة.  
    • متابعة تنفيذ المهام، ورفع تقرير دوري عن مدى الإنجاز للعمادة.
    • ترؤس اجتماعات التنسيق بين أقسام إدارة الإنتاج الرقمي. 
    • الإشراف المباشر على سير العمل في الإدارة.  
    • المتابعة المستمرة لأداء موظفي أقسام إدارة الإنتاج الرقمي، ورفع التقييم والتوصيات للعمادة.
    • إبداء الرأي عن أي موظف مرشح للعمل في أي قسم من أقسام إدارة الإنتاج الرقمي.
    • تأمين متطلبات ومستلزمات العمل للأقسام.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

     

    وتنقسم الإدارة إلى الأقسام التالية:

    1. قسم التصميم التعليمي، وتتلخص مهامه في الآتي:

    أ- القيام بعملية التصميم التعليمي ضمن تطوير المقرر الإلكتروني من خلال سيناريو تعليمي، وفقاً لما يلى: 

    • المساعدة في تحديد وإعداد وإنتاج المصادر التعليمية اللازمة.
    • تقديم الاستشارة اللازمة للعرض الجيد للمحتوى أثناء تقديمه.
    • المساعدة في كتابة الأهداف التعليمية المناسبة.
    • تحديد التسلسل المناسب لمكونات المحتوى.
    • تحديد استراتيجيات التعليم والتعلم المناسبة للمقرر.
    • المساعدة في إعداد أدوات تقييم أداء الطلاب الدارسين للمقرر الإلكتروني.

           ب- أرشفة جميع الأعمال المنتجة من القسم.

    2. قسم الوسائط المتعددة، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • تصميم وتطوير الواجهة الرئيسية للمقرر. 
    • إعداد تصور لما ستكون عليه الرسومات والأشكال اللازمة.
    • تصميم رسومات توضيحية أكثر جاذبية للمستخدم.
    • تصميم الرسومات الثابتة والمتحركة.
    • تصميم البروشورات والبوسترات التي تحتاجها العمادة.
    • أرشفة جميع الأعمال المنتجة من القسم.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

    3. قسم تطوير المحتوى، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • تهيئة المقررات بالصيغة الملائمة لرفعها على نظام التعلم الإلكتروني.
    • تطوير واجهات المستخدم المناسبة للعملية التعليمية.
    • تنفيذ وتطوير الملفات التفاعلية من خلال الوسائل البرمجية اللازمة.
    • ربط جميع عناصر المقرر معا داخل المنتج النهائي.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

    4. قسم ضبط الجودة، وتتلخص مهامه في الآتي:

    • التأكد من جودة مخرجات كل مرحلة من مراحل الإنتاج.
    • التأكد من جودة المنتج النهائي.
    • التأكد من مراعاة الالتزام بمعايير الجودة العلمية الدولية المتبعة (Quality Matters).
    • أرشفة جميع الأعمال المنتجة من القسم.
    • القيام بأي عمل يكلف به.

    5. قسم التطبيق والتفعيل، وتتلخص مهامه في الآتي:

    أ‌. تقديم الدعم الفني المستمر للمقررات الإلكترونية المنتجة.
    ب‌. متابعة تفعيل المقررات داخل الجامعة.
    ج‌. متابعة التحديثات الدورية للمقررات.
    د . استلام المقررات في مرحلة ما قبل الإنتاج، والتأكد من صلاحيتها للإنتاج.
    هـ. استلام النماذج الخاصة بالمقررات قبل إنتاجها، والتأكد من صحتها، وتحديد مستوى التفاعلية.
    و‌. اقتراح دورات تدريبية وورش عمل في مجال التصميم التعليمي، والمقررات الإلكترونية، وبرامج التأليف الإلكترونية التي تستهدف كلاً من أعضاء هيئة التدريس والطلاب بالجامعة.
    ز‌. القيام بأي عمل يكلف به.

    الهيكل التنظيمي للوكالة:

    جار التحميل