تتكون عمادة القبول والتسجيل بجامعة أم القرى من مقرين أساسيين بمدينة مكة المكرمة (مقر الطلاب الكائن حالياً في العابدية، ومقر الطالبات الكائن حالياً في الزاهر).

ونظراً لتوسع أعمال العمادة، وكثرة التخصصات الجامعية نتيجة الازدياد المستمر في أعداد الطلبة، كانت الحاجة ملحة لوجود فروع للعمادة بالمقرات الواقعة خارج مدينة مكة المكرمة، حتى يسهُل في تلك الفروع استكمال إجراءات الطلبة الملتحقين بتلك المناطق دون تكبد عناء الانتقال إلى مقرات العمادة الرئيسة.

مقر عمادة القبول والتسجيل بالعابدية (المقر الرئيسي)

يعتبر هذا المقر هو المقر الأساسي الذي تنبثق منه كافة الأعمال المتعلقة بأمور القبول والتسجيل لكافة الطلاب والطالبات، ويتولى رئاسة وإدارة شؤون العمادة سعادة عميد القبول والتسجيل ويندرج تحت تسلسله الإداري عدد من الوكلاء والوكيلات، يشرف كل منهم على أقسام معينة ويختص بشؤون محددة حسب الصلاحيات الممنوحة له.

• ممارسة الاختصاصات والصلاحيات المخولة له بموجب الأنظمة واللوائح وما يفوض إليه من وكيل الجامعة للشؤون التعليمية.

• إعداد الخطط السنوية والتشغيلية اللازمة لنشاطات العمادة والإشراف على تنفيذها ومتابعتها بعد إقرارها من قبل صاحب الصلاحية.

• توجيه ومتابعة العمل اليومي في العمادة.

• تطبيق الأنظمة الإدارية والمالية والتأكد من التزام العاملين بتنفيذها.

• حل المشكلات التي تنشأ بين الوحدات الإدارية المختلفة وبين العاملين فيها.

• متابعة أداء العاملين في العمادة واقتراح ترقيتهم والرفع بالتقارير الدورية عن أدائهم.

• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في كل ما يخدم أهداف العمادة.

• تمثيل العمادة في الاجتماعات واللجان والمجالس وأمام الغير، والتوقيع على المراسلات الصادرة عن العمادة.

• تحديد احتياجات العمادة من القوى العاملة والموارد والتجهيزات، والعمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفيرها.

• التعاقد مع الشركة المنظمة لحفل التخرج والإشراف المباشر على إعداد وتجهيز حفل التخرج.

• رفع التقارير السنوية والدورية عن أنشطة العمادة للجهات المسؤولة بالجامعة.

• رفع احتياجات وكالة العمادة من الموارد البشرية، والأجهزة والمواد والأدوات للجهات المسؤولة ومتابعة توفيرها عن طريق إدارة العمادة.

أما سعادة وكيل عمادة القبول والتسجيل فهو يشرف على الأقسام التالية:

• قسم القبول.

• قسم التخرج والإحصاءات.

ويقوم وكيل عمادة القبول والتسجيل بالمهام التالية:

• ممارسة الصلاحيات الممنوحة له من قبل العميد.

• الإشراف على أنشطة القبول والتخرج.

• مراجعة خطة القبول السنوية، وعرضها على العميد والإشراف المباشر على تنفيذها.

• توجيه العمل اليومي في وكالة العمادة.

• المشاركة في لجنة إعداد التقرير السنوي للعمادة.

أما سعادة وكيل عمادة القبول والتسجيل لشؤون التسجيل فيشرف على الأقسام التالية:

• قسم التسجيل.

• قسم النتائج والمعادلات.

ويقوم وكيل عمادة القبول والتسجيل لشؤون التسجيل بالمهام التالية:

• ممارسة الصلاحيات الممنوحة له من قبل العميد.

• الإشراف على أنشطة التسجيل ومتابعة رصد النتائج والخطط والجداول الدراسية.

• التوجيه باتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن تنفيذ معادلات المواد للطلاب الراغبين في التحويل من قسم إلى أخر أو الطلاب الراغبين في التحويل إلى جامعة أم القرى، ومتابعتها.

• رفع احتياجات وكالة عمادة القبول والتسجيل لشؤون التسجيل من الموارد البشرية، والأجهزة والمواد والأدوات للجهات المسؤولة ومتابعة توفيرها.

• إعداد تقارير دورية عن نشاطات وكالة عمادة القبول والتسجيل لشؤون التسجيل وإنجازاتها واقتراحات تطوير الأداء ورفعها للعميد.

• المشاركة في الإعداد والتجهيز لحفلة التخرج.

• المشاركة في لجنة إعداد التقرير السنوي للعمادة.

أما سعادة وكيل عمادة القبول والتسجيل للشؤون الأكاديمية فهو يشرف على الأقسام التالية:

• قسم الشؤون الأكاديمية.

• قسم الخطط الدراسية.

• قسم الخدمات الطلابية.

ويقوم وكيل عمادة القبول والتسجيل للشؤون الأكاديمية بالمهام التالية:

• ممارسة الصلاحيات الممنوحة له من قبل العميد.

• الإشراف على أنشطة الخدمات الطلابية والخطط الدراسية.

• متابعة الحركات الأكاديمية المختلفة للطلاب، والتوجيه باتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقاً للأنظمة والتعليمات.

• إعداد تقارير دورية عن نشاطات وكالة العمادة للشؤون الأكاديمية وانجازاتها واقتراحات تطوير الأداء ورفعها للعميد.

• المشاركة في لجنة إعداد التقرير السنوي للعمادة.