جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

أسئلة شائعة عن تقييم الوثائق


  • كيف يتم تقيم الوثائق ؟
    1- تشكيل لجان في كل جهاز حكومي .2- تعمل اللجان تحت إشراف اللجنة الدائمة .3- تحدد كل لجنة أسماء أنواع الوثائق التي تختص بتقويمها والعمر الزمني الذي تقدره لكل منها والمدة التي تكون فيها الوثيقة نشطة أو غير نشطة .4-توضع هذه الأسماء في قوائم تتكون من حقول (عدد الوثائق، اسمها، وصفها، شكل الوثيقة، فئة الحفظ، مكان الحفظ، بداية الحفظ، مدة الحفظ) 5- تقوم كل لجنة بالتقويم اللازم. 6- تعتمد بيانات التقويم من اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز ممثلة بالوكيل بعد إعداد محضر من اللجنة الدائمة بالموافقة على التقويم. 7- ترسل البيانات والمحضر إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات. 8- يشكل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لجاناً مختصة لدراسة هذه البيانات وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه، وإعداد قوائم مدد الحفظ ومكانه وبدايته. 9- تصدر هيئة إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد التشاور مع الجهة أو الجهات المعنية قوائم نوعية بمدد الحفظ ومكانه وبدايته. 10- الوثائق التي لم يرد لها ذكر في قوائم مدد الحفظ يكتب عنها للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لاتخاذ ما يلزم لإضافتها إلى هذه القوائم. 11- تقدر أعمار الوثائق بالسنين، ويبدأ حساب السنة من بداية السنة التالية للواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة. 12- يحتسب عمر الوثيقة بالسنة الهجرية التي تبدأ مع بداية شهر محرم وتنتهي بنهاية شهر ذي الحجة. 13- الوثيقة التي يتقرر إلغاء استخدامها من العمل وتزال من الملفات لانتهاء مدة حفظها، يتم حذفها من الطبعات الجديدة لقوائم مدد الحفظ. 14- يقع على الجهاز الحكومي مسؤولية تحديد القيمة العملية للوثيقة، وللجهاز بعد تحديدها أن يطلب إطالة مدة حفظ الوثيقة أو تقصيرها، وعلى المركز اتخاذ ما يلزم واشعار من يعنيه الأمر بالنتيجة. 15- يقع على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات مسؤولية تقويم القيمة التاريخية للوثيقة والاستعانة بالمختصين.
  • مالمقصود بلجنة تقييم الوثيقة ؟
    هي ترتبط باللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة، وتهدف إلى الإشراف على عملية تقويم الوثائق التي تدخل في نطاق عملها وفقاً للائحة الحفظ والأنظمة والتعليمات والعقود التي تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية.
عرض السجلات من 1 إلى السجل 2 المجموع 2
جار التحميل