جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة الوارد الإلكتروني


- 2019/08/29

مهام وحدة الوارد الإلكتروني:

  • استلام المعاملات الإلكترونية الواردة من نظام راسل للاتصالات الإدارية بوزارة التعليم أو من خلال المعاملات الإدارية المرفقة بالبريد الإلكتروني الخاص بوزارة التعليم.
  • تحميل المعاملة الواردة وحفظها في المجلد الخاص بنظام راسل في نظام الأرشيف، وفق الآلية التالية:
    • حفظ المجلد باسم رقم المعاملة الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية (مسار) ونظام الاتصالات الإدارية (راسل) في المجلد الخاص بحفظ معاملات راسل مفصولة (-) مثال: 4582-40152455.
    • تسجيل المعاملات المحفوظة في المجلد الخاص بنظام راسل في نظام (مسار) للاتصالات الإدارية التابع لجامعة أم القرى.
  • حفظ المجلد باسم رقم المعاملة الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية (مسار) ونظام الاتصالات الإدارية (راسل) في المجلد الخاص بحفظ معاملات راسل مفصولة (-) مثال: 4582-40152455.
  • تسجيل المعاملات المحفوظة في المجلد الخاص بنظام راسل في نظام (مسار) للاتصالات الإدارية التابع لجامعة أم القرى.
  • تسديد المعاملة الواردة من نظام راسل برقم المعاملة الصادر من نظام (مسار) وفق الآلية التالية:
    • حذف عدد (2) رقم من أصل رقم المعاملة وهي (01)؛ مثال :4001152455 يكون الرقم بعد حذف عدد (2) رقم على الشكل التالي: 40152455.
  • تصدير المعاملات الإدارية الخاصة بكافة قطاعات وزارة التعليم من خلال نظام الاتصالات الإدارية (راسل).
  • تحميل المرفقات من نظام الاتصالات الإدارية (مسار) إلى المجلد الخاص بالصادر لنظام راسل في نظام الأرشيف، وفق الآلية التالية:
    • حفظ المجلد باسم رقم المعاملة الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية (مسار) ونظام الاتصالات الإدارية (راسل) في المجلد الخاص بحفظ معاملات راسل مفصولة (-) مثال: 4582-40152455.
  • تصدير المعاملات الإدارية بنظام راسل وفق الآلية التالية:
    • رفع المرفقات بحيث كل صفحة بمرفق مستقل حتى لا يزيد حجم الملف عن (500) كيلو بايت.
    • رفع المرفقات ملونة في حال أن المرفق به توقيع صاحب الصلاحية.
  • اختيار نوع الصادر (الإلكتروني) للمعاملات الصادرة إلكترونياً فقط، ولا تحتاج إلى إرسالها ورقياً بالبريد السعودي.
  • اختيار نوع الصادر (مرسلة بالبريد) للمعاملات الصادرة ورقياً وتكون عادة بها مرفقات مثل: قرص ليزر أو كتب.. الخ.
  • اختيار الجهة الواردة والجهة الصادرة بعناية.
  • تسجيل رقم المعاملة الصادرة في نظام راسل بعد حذف عدد (2) رقم من أصل رقم المعاملة وهي (01) مثال :4001152455 يكون الرقم بعد حذف عدد (2) رقم على الشكل التالي: 40152455.
  • طباعة كشف استلام المعاملة من نظام الاتصالات الإدارية راسل، وإضافتها ضمن المجلد المخصص (راسل الصادر) في نظام الأرشيف.
  • حفظ المعاملة في المجلد المخصص بنظام الأرشيف برقم الصادر من (مسار) والوارد من (راسل).
  • حفظ المعاملات الورقية في المستودع الخاص بمعاملات راسل بالمركز.
  • الالتزام بضوابط التسجيل الآتية:
    • البحث برقم المعاملة الصادرة قبل عملية التسجيل.
    • تخضع جميع المعاملات إلى إجراءات التجهيز.
    • إضافة موضوع المعاملة بشكل مفهوم وبدون أخطاء إملائية.
    • إضافة ربط للمعاملة إن وجد.
    • إضافة صاحب المعاملة إن وجد.
    • اختيار التصنيف المناسب للمعاملة.
  • التأكد من سلامة عرض المرفقات وترتيبها حسب سياق المعاملة.
  • عند استلام معاملة مـتأخرة، أو بها موعد قريب، يتم إرسالها مباشرة للجهة المعنية في الخطاب دون المرور إلى إجراءات التجهيز، مع التنبيه بأنها معاملة متأخرة، وكتابة وقت وتاريخ استلام المعاملة في شرح الإجراءات بنظام الاتصالات الإدارية (مسار).
  • في حال وجود أي ملاحظة، يتم إرسالها إلى الوزارة عبر نظام (راسل) مباشرةً مثال:
    • عند وجود نقص في المرفقات.
    • عدم وجود خطاب موجه إلى جامعة أم القرى.
  • مراجعة توجيهات نسخ الخطاب الموجود بصور المعاملات الإدارية.
  • عدم استلام أي معاملة إلكترونية بنظام (راسل) نوعها (مرسلة بالبريد)، إلا بعد التأكد من استلام المشفوعات.
  • طباعة كشف تسليم المعاملة الورقية.
  • إعداد قائمة بموضوعات المعاملة بشكل أسبوعي.
  • إعداد قائمة بالتصنيفات الجديدة المناسبة.
  • إعداد تقارير إحصائية من نظام (راسل) كل نهاية شهر ميلادي، وإرسالها إلى وحدة الشؤون الإدارية بالمركز.
  • إعداد أدلة وتعريفات باستخدام نظام (راسل)، وترسل إلى وحدة الخدمات الإلكترونية للنشر.

تكلف الموظفتان التالية أسماؤهن لوحدة الوارد الإلكتروني:

هناء باعويضان

رئيس الوحدة

علا السمك

 

 
جار التحميل