جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

قوائم مدد حفظ وثائق المستودعات


- 2017/09/21

قائمة بمدة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية

وثائق المستودعات الدائمة الحفظ

م

اسم أو موضوع  الوثيقة

مده الحفظ

1

عينات مختارة من جميع أنواع وثائق المستودعات مؤقتة الحفظ في النظام القديم

ــــــ

2

عينات مختارة من جميع أنواع وثائق المستودعات مؤقتة الحفظ في النظام الجديد.

ــــــ

3

عينات مختارة من جميع أنواع مكاتبات المستودعات.

ــــــ

الوثائق المؤقتة الحفظ الخاصة بالنظام القديم

م

اسم أو موضوع الوثيقة

مدة الحفظ

1

كشف الأوراق المستعملة في الإعاشة، أنموذج رقم (أ، ب، ج).

ـــ

2

الجدول الشهري، أنموذج رقم (5).

ـــ

3

دفتر التفتيش، أنموذج رقم (19).

ـــ

4

دفتر قيد الأعيان الثابتة المسلمة للمصالح والورش، أنموذج رقم (40).

ـــ

5

دفتر الإخراجات المؤمنة، أنموذج رقم (29).

ـــ

6

صورة مذكرة الاستلام، أنموذج رقم (31).

ـــ

7

صورة مذكرة الإخراج، أنموذج (39).

ـــ

8

دفتر المستودع، إنموذج رقم (29).

(يصور على مصغرات).

ـــ

الوثائق المؤقتة الحفظ الخاصة بالنظام الجديد

م

اسم أو موضوع الوثيقة

مدة الحفظ

1

نسخة مذكرة استلام، أنموذج رقم (2)

(يصور على مصغرات).

4 سنوات

2

بطاقة صنف، أنموذج رقم (4).

(يصور على مصغرات).

4 سنوات

3

بطاقة عهدة، أنموذج رقم (8)

(يصور على مصغرات).

4 سنوات

4

بطاقة مراقبة الصنف، أنموذج رقم (5).

4 سنوات

5

استمارة الجرد، أنموذج رقم (11).

4 سنوات

6

نسخة إشعار استلام مؤقت تحت الفحص، أنموذج رقم (1).

سنة

7

الكشف الأسبوعي لحركة الصنف، أنموذج رقم (6)

سنة

8

مستندات إرجاع، أنموذج رقم (9)

سنة

9

بطاقة طلب صرف مواد، أنموذج رقم (7)

سنة

10

مستند صرف أصناف رجيع، أنموذج رقم (10).

سنة

11

نسخة من محضر الاستلام، أنموذج رقم (3).

سنة

الوثائق المؤقتة الحفظ الخاصة بمكاتبات المستودعات

م

اسم أو موضوع الوثيقة

مدة الحفظ

1

أوامر صرف الأوراق ذات القيمة.

4 سنوات

2

مكاتبات مع مطابع الحكومة حول طلب أبواك أو نماذج.

4 سنوات

3

صور أوامر التوريد.

4 سنوات

4

أوامر الصرف على المستودع.

4 سنوات

5

محاضر مناقلة العهد.

4 سنوات

6

كشف حركة سيارة.

4 سنوات

7

صور الخطابات الواردة للمستودع.

4 سنوات

8

صور الخطابات الصادرة من المستودع

4 سنوات

9

سجل وارد المستودع

4 سنوات

10

سجل صادر المستودع

4 سنوات

11

مكاتبات مع الإدارة المالية حول نواقص المستودع

4 سنوات

12

المخابرات بين المستودع وفروع الجهاز.

4 سنوات

 
 
جار التحميل